即席发言对于每个人来说既是一种机会，又是一种挑战。它是对每位办公室成员的考验。如果你是一位巧辞令、善言谈的“老手”，是不成问题的，但如果你是一位缺乏辞令、害怕在众人面前讲话的“新手”，那也不必紧张、回避，敢于拿出你的全部热情和胆量来，针对不同场合、对象说出能完全表达你的思想、意见或真情实感的精彩语言来。
即席发言通常分以下四种情况：
（1）被人发问时的即席发言
被人发问时的即席发言，通常是在会议上、法庭上或学术性的讨论、答辩会上，它大多是被动式的发言。这种发言受发问内容或发问主题的限定。因此，就发言范围来讲是容易把握的。这种答复式的发言，应问一答一，问二答二，将所需回答的问题，做条理清楚、内容完整而又是非曲直分明地阐述就可以了。如果是被人质疑，那就将“疑点”所在，做出符合事实和理由充分的回答，如果是法庭上的答辩，就将所涉及问题的时间、地点、在场人、事实的经过等加以阐明，或陈述你的申辩理由；如是学术上的答辩或解释，那你就将你的观点或研究成果，用科学的方法加以论述或阐明，倘若遇到深奥艰涩难懂的问题，可用浅显易懂的形象性的语言加以说明……这样，你便能将你所答的问题说得明明白白了。
（2）必须加以说明的即席发言
这种即席发言，通常是一个问题、一件事情在被人误解、曲解，群众或听众不甚明白或不明真相时的一种解释性发言，这种即席发言既可以是指出、纠正他人问题的事实真相，以达到澄清事实的目的，也可以是为自己或世人作辩白。一是和盘托出事实，以明真相，用事实来说明问题；二是要在道理上充分地加以阐述或说明，要抓住问题或事实的实质，切忌使用“描绘”“夸张”之类发挥性言辞，否则会适得其反，把本该容易说明的问题，搞得复杂化了，致使听众反感。
（3）“灵感”勃发时的即席发言
什么是“灵感勃发”呢？就是指触景生情、由二连三或见鸟思鸽的联想、遐想。这种情况，常在讨论会、酒席间、聚会上碰到。由一位讲演者或谈话者的一席话或一句话而发生联想、勾起情思；或见到一位老同学、老同事、老部下或老上级时所勾起的回忆；或是因酒兴奋，情思奔流，话语的闸门开启等情况下而发等。这种“灵感”涌流式的讲话，通常要视场合、情景而定，应以幽默、趣事，欢乐的内容、语调和气氛为宜。要把握简洁、得体、高雅、乐趣这样四个要素。切忌酒后失言，不要讲那种扫兴话或长篇大论的废话、赘话。
（4）被邀请时的即席发言
被人邀请的发言，一是应该谦逊；二是应该讲出与众有益的话来；三是应该充分估计听众的客观要求，说出受人欢迎的话来；四是要简短、干练。
“谦逊”，就是对主人（单位、团体）说些适当的谦卑语言。如感谢主人的热情好客，赞扬主人的成绩、善举、为人风格和精神品德等。
“说出于听众有益的话来”，就是讲话的内容能使听众获得思想上的启蒙和知识上的启迪；要注意讲演者的自我形象和美的感染力，不仅要以理服人，还要以情感人，以“楷模”形象出现在讲坛上。
“充分估计听众的客观要求”，就是说听众需要面包，你就不要去描绘天堂如何美好；听众需要安抚，你就不要去激怒听众；面对需要“疏导”的一帮青年人，你就不要去“堵塞”或横加干涉。
“要简洁，不要空饶舌”，大凡一句话能讲完的就不要用两句话、三句话甚至喋喋不休的空话、大话和废话。做到了上述四点，如果再能艺术地发挥一下讲演技巧，那你的邀请发言就会成功了。
俗话说：“有备无患。”只要你对即席发言在心理和内容上有所准备，在发言时辅以各种技巧，自然可以引起别人的共鸣。