中小企业会计制度设计

项目四 销售与收款业务账务处理程序的设计

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任务一 销售与收款业务内部控制目标和基本要求

企业的销售业务分为工业企业的销售业务和商品流通企业的销售业务。其中:

1.工业企业的销售业务

分为产品销售和其他销售两类。产品销售是指产成品、自制半成品、代制品、代修品等商品产品的销售;其他销售指除产品销售以外的各种销售,包括外购商品、材料、运输和工业性劳务经营等。

2.商品流通企业的销售业务

这是指商品流通企业出售本企业所经营的商品,并通过结算收取货款或取得收款权利的交易行为。

一、销售与收款业务内部控制目标

1.保证营业收入的真实性、完整性、合理性。

2.保证产品价格的合理性。

3.保证现金折扣、销售折让与退回的合理处理与揭示。

4.保证应收账款记录的真实性和可回收性。

二、销售与收款业务内部控制基本要求

销售业务是指产品、商品从入库、储存、发运直至收回货款为止的整个过程的业务。企业的销售过程,即产品价值实现的过程,是企业生产经营过程的重要环节,关系到企业的生存、发展、获利等至关重要的问题。

销售业务内部控制制度基本要求如下:

1.如实反映销货过程业务的基本情况,认真验收,妥善保管产品、商品。

2.进行市场预测,促进商品销售,扩大市场占有率。

3.保证严格执行销售合同。

4.正确确认销售收入实现的条件,正确确定销售收入的入账时间、入账价格。

5.严格审核凭证,选择适当的结算方式,及时收回货款。

6.如实反映、严密控制销售过程,严格发货手续;保证产品、商品的安全、完整;以较低的销售费用获得最大的销售效果。

三、销售与收款业务内部控制措施

企业在建立和实施销售与收款内部控制制度的过程中,采取相应的控制措施强化对以下关键方面或者关键环节的风险控制:

1.不相容职务分离

为了保证销售循环业务的有效性和可靠性,应按各相关业务环节进行明细分工,以加强内部牵制,防止错误和舞弊行为的发生。为此,企业应该明确各部门、岗位的职责、权限,确保办理销售与收款业务的不相容岗位的相互分离、制约和监督。

①接受销售订单、收款应与发货职能相分离;

②批准赊销、开出发票和收取货款的职能相分离;

③销售和收款应与记账相分离;

④填制发票的人员不能同时复核发票;

⑤办理退货实物验收的人员必须同退货账务记录人员相分离;

⑥应收账款记录人员不能担任该账目的核实工作。

2.授权审批制度

授权审批是指每一项经济业务的执行必须经过一定形式的授权或批准。企业应当建立有效的销售与收款业务授权审批制度,明确授权的责任,建立经济业务授权审批的程序。

3.客户资信控制

企业应正确制定信用政策,确保赊账客户在信用额度内进行赊销。为此,企业应制定企业的信用政策,确定信用标准、信用条件和收账政策。销售部门应对每一个客户进行信用调查,并根据信用情况确定信用期限、信用额度,并经企业负责人批准。每个客户的授信额度应定期审查归档,必要时作出调整要经有关人员审核。企业应根据销售及资金回笼情况对客户的资信额度进行动态管理。

4.销售与发货控制

销售环节是企业生产经营环节中的重要环节,企业要提高在市场经济环境中的竞争能力,就要扩大销售,占领市场。

①销售环节控制。根据市场的发展和变化制订长期销售预测和年度销售计划,企业应充分考虑其市场占有率和存在的风险,结合历史的及现有的市场状况、企业自身状况、竞争对手状况、顾客的状况、营销政策及发展目标,结合市场调查的统计,对未来的市场情况及发展趋势进行长期销售预测。

②风险控制。企业应当建立风险防范机制,并采取措施保证其正常有效地运行。

③折扣与折让是营业收入和应收账款的抵减项目,企业应建立严格的审核制度。对多数企业来讲,给予客户一定的折扣是相当普遍的销售行为,因此企业应当制定较为详细的折扣政策或规定,例如,商业折扣规定应详细说明可以享受折扣的客户的条件,不同数量和品种的购货订单可享受的折扣比例等;现金折扣规定应详细说明适用的范围和不同支付时间可享受的折扣比例等。折扣政策必须得到有关授权人员的批准,办理现金收入或记录应收账款明细账业务的人员不能同时负责给予客户的折扣的业务。

5.收款控制

对赊销业务的应收账款或应收票据必须及时分户登记,定期进行应收账款账龄分析。企业应当按照客户设置应收账款明细账,及时登记每一个客户的应收账款增减变动情况和信用额度情况,定期与往来客户通过函证等方式核对往来款项。如有不符,应查明原因,及时处理。对于应收账款的坏账损失,在实际发生的时候计入“营业外收入”。

6.监督检查制度

企业应当建立对销售与收款的内部控制的监督检查制度,明确监督检查机构及人员的职责权限,定期或不定期的进行检查。检查是否存在不相容职务混岗的现象;检查大销售与收款业务的授权和批准手续是否正当;检查应收账款的正确性、时效性和合法性;检查凭证的登记、领用、传递、保管、注销手续是否健全,保管是否有漏洞。