掌控具体业务的进度是主管的一项职责，第一次当主管的你需要经常听取员工的汇报。但是，员工到底应该如何汇报呢？
员工每天都可能需要处理很多细碎的问题，如果把全部内容都向你汇报的话，那你每天的工作就只能处理员工交给你的那些杂乱无章的信息了。
丘吉尔认为，人们之间的沟通一定要简洁明了，长篇大论的泛泛之谈只会让人心生厌烦。所以，员工如何汇报这个问题，不仅你自己需要明确，也需要你明确地传达给员工，让他们交给你的是一些经过梳理的东西。你可以向员工介绍宝洁公司“一页备忘录”的故事，让员工明白汇报的重要性。
在这个“一页备忘录”出现之前，宝洁公司的CEO理查德·德普雷曾接收到员工递交的一份厚厚的备忘录，详细介绍了该员工对一些问题的处理意见。
没想到，理查德·德普雷翻都没翻，而是非常生气地在备忘录第一页写道：“把它简化成我所需要的东西！”然后将备忘录原路退回。
还有一次，理查德·德普雷收到了一份非常复杂的报告，于是他在最后一页批示：“我不理解复杂的问题，我只理解简单明了的！”
于是，宝洁就形成了简单的风格，坚持只用一页便笺进行书面汇报。宝洁要求员工要不遗余力地将报告提炼浓缩到一页，能让领导搞清问题、搞透事情才是最主要的，长篇大论毫无必要。
对此，理查德·德普雷这样解释：“我工作的一部分，就是教会他人如何把一个复杂的问题，简化为一系列简单的问题。只有这样，我们才能更好地进行下面的工作。”
宝洁公司的继任CEO爱德华·哈尼斯在谈到这个传统时说：“从意见中选择出事实的一页报告，正是宝洁公司作决策的基础。”
后来，为了贯彻“一页备忘录”原则，备忘录写作甚至被宝洁当作一种专门课程，列入员工培训的课程体系中。通过不断地写作备忘录，宝洁训练员工更加周密地思考问题，进行更有效的沟通。
第一次当主管的你是否已经了解“一页备忘录”的神奇之处了呢？如果你也能施行这种原则，至少能使员工言简意赅地向你汇报工作，你的工作效率也将提高不少。
简洁有效的沟通，还需要你通过专门的训练来实现：简明扼要地说明任务的性质；告知员工去做什么以及如何做；鼓励圆满完成任务的员工；与员工建立和谐的关系；与员工一起探讨问题，听取他们的意见，了解他们的情感；有效地委托职责，以便了解员工可能提出的问题。
如果你与员工之间是通过即时通信工具或电子邮件进行沟通的，那么频繁的邮件沟通中，这种言简意赅的原则也非常适用，以方便收件人阅读为最佳。
减轻收件人的阅读压力，也是在帮助他提高工作效率。