日语中有个单词叫“打合せ”，意思是“开会”，但同时也有“会議”这个表达方式，只不过一用就显得很正式。
平时的碰头大家都说“打合せ”。比如我们去学校做文化讲座前，校方负责人会提前很多天来办公室，和我们“打合せ”一下，梳理当天活动的流程，并确认需要用到的材料；还有办公室有新年聚会前，负责组织的同事也会“打合せ”几次，商量饭店与活动安排、出现临时状况的应对方案等。
办公室中间有一张公用大桌子，除了午休时当餐桌用，最大的功能就是开小会。每一天都循环使用好多场，不论办公室内部会议，还是外部洽谈。
我参加最多的，是每周一的交流员例会。除了四名交流员，还有负责人桥下君，以及国际交流协会的负责人长谷川小姐，共同组成六人会议。
每周例会先确认这个月和下个月的安排，确认有谁请假，有谁接手了新工作，以及在时间上做出协调。交流员每年有20天年假，平时的非工作时间加班也可以换取相同时长的休假，只要不影响工作，什么时候请假可以自己决定，相当自由。我们平时回国探亲，或者在日本旅游，都是靠一点点攒出来的时间拼凑的。
有活动时会议很重要，大家可以一起商量方案，碰撞出新想法。不过，7月和8月是学校暑假，少了很多学校邀请，工作量大幅减少。即便大家心知肚明，会议也照旧按时开。常常是确认了谁请假之后，就变成了国际杂谈，开始讨论美国的墨西哥人和墨西哥菜、韩国的米酒，以及澳大利亚的花生酱等，不过日本的话题最容易引起共鸣。
慢慢的，我们的会议桌从办公室的公用桌转移到了里间的会议室，比起明目张胆的闲聊，办公室的气氛不可不在意啊。但也不能完全怪我们，如果不开会意思一下，也要被日本人当作无所事事，因为他们总有会议在开。
从局长到课长再到班长，每个人在一个又一个会议里连轴转。办公室里开会就像现场直播，虽然日本人说话声音秀气，但空间有限，其他人都能听到在聊啥；有时把会议室门关上，以示会议的私密性；更高级别的会议则要移步到部长或知事的办公室。
散了会的表情，大多是一脸疲倦，有时甚至会透露出几分“真是浪费时间，我还有好多事情要做”的神色。
有一天上午，隔壁经济课接待了一位日本大叔，用了离我们最近的公用桌，经济课全员陪同。大家都没怎么说话，只听日本大叔夸夸其谈。先是吹嘘一番上周去中国出差，然后吐槽航班晚点，接着说中国人真老实，晚点这么多居然不投诉航空公司，要是日本人早就抱怨了……听得我和浅田小姐默契地互相对望，禁不住翻白眼，“不是吧，他说反了吧。”
也许是刚从中国回来的兴奋劲儿还没过，嗓门大到对面办公室都听得到。经济课的人忍耐了一个多小时，任由他即兴发挥，连我们也无法幸免地经历了一场高分贝洗礼。直到最后，我才抓住重点，原来他认识很多中国教授，接下来要开展一些交流活动。好脾气的经济课课长全程陪着打哈哈，其他人只能正襟危坐着，祈祷大叔赶紧口渴。
在这一年间，总有这种不知所谓的会议，而真正需要开会的事情却被忽略。
每年春夏交接的时候，访问团比较多，每次接待外宾前，工作人员会收到一份任务表，每个人做什么都清清楚楚地在表格列出来，此外没有一句多的说明，全靠自己悟。但现场总有临时状况，表格里没有写的事情，不知道该由谁去做。
接待了很多次后，只能靠所谓的“读空气”来观察自己应该做什么。
大家的集体加班，跟又长又多的会议不无关系。工作时间里总有接连不断的会议插入，导致要做的事情做不了，无端拉低了效率。
当我抬头看到领导们又在“打合せ”的时候，忍不住感慨了句“又在开会啊……”，引来了浅田小姐的认同，“没办法，衙门嘛……”
如此，也就理解日本前首相安倍晋三的睡意(1)了，普通人看起来那么重要的直播现场，对他来说，说不定是休息的好时机呢。
(1) 2015年3月末，日本前首相安倍晋三在参加新加坡开国总理李光耀国葬时睡着了，照片被公开后一度成为话题。