日語中有個單詞叫“打合せ”，意思是“開會”，但同時也有“會議”這個表達方式，隻不過一用就顯得很正式。
平時的碰頭大家都說“打合せ”。比如我們去學校做文化講座前，校方負責人會提前很多天來辦公室，和我們“打合せ”一下，梳理當天活動的流程，並確認需要用到的材料；還有辦公室有新年聚會前，負責組織的同事也會“打合せ”幾次，商量飯店與活動安排、出現臨時狀況的應對方案等。
辦公室中間有一張公用大桌子，除了午休時當餐桌用，最大的功能就是開小會。每一天都循環使用好多場，不論辦公室內部會議，還是外部洽談。
我參加最多的，是每周一的交流員例會。除了四名交流員，還有負責人橋下君，以及國際交流協會的負責人長穀川小姐，共同組成六人會議。
每周例會先確認這個月和下個月的安排，確認有誰請假，有誰接手了新工作，以及在時間上做出協調。交流員每年有20天年假，平時的非工作時間加班也可以換取相同時長的休假，隻要不影響工作，什麽時候請假可以自己決定，相當自由。我們平時回國探親，或者在日本旅遊，都是靠一點點攢出來的時間拚湊的。
有活動時會議很重要，大家可以一起商量方案，碰撞出新想法。不過，7月和8月是學校暑假，少了很多學校邀請，工作量大幅減少。即便大家心知肚明，會議也照舊按時開。常常是確認了誰請假之後，就變成了國際雜談，開始討論美國的墨西哥人和墨西哥菜、韓國的米酒，以及澳大利亞的花生醬等，不過日本的話題最容易引起共鳴。
慢慢的，我們的會議桌從辦公室的公用桌轉移到了裏間的會議室，比起明目張膽的閑聊，辦公室的氣氛不可不在意啊。但也不能完全怪我們，如果不開會意思一下，也要被日本人當作無所事事，因為他們總有會議在開。