学习目标
1.弄清秘书工作的基本特征、一般特征和本质特征的关系。
2.掌握秘书工作的一般特征及其对秘书的要求。
3.把握秘书工作的本质特征及其对秘书的要求。
秘书工作的基本特征，是指秘书工作不同于其他工作的主要标志，包括秘书工作的一般特征和本质特征。秘书工作的本质特征决定秘书工作的一般特征；秘书工作的一般特征反映秘书工作的本质特征。了解和掌握秘书工作的基本特征，有利于认识和把握秘书工作的本质和规律，高效率开展秘书工作。
一、秘书工作的一般特征
秘书工作的一般特征，是指秘书工作外在表现上不同于其他工作的主要标志。1990年3月，习近平在《秘书工作的风范——与地县办公室干部谈心》一文中谈到办公室工作有四个特点：一是“重”，地位重要；二是“苦”，非常辛苦；三是“杂”，事务繁杂；四是“难”，难度很大。[1]综合秘书学界的研究成果，秘书工作具有地位重要、事务繁杂、联系广泛、程序严谨、强度很大、绩效隐匿六个特征。
（一）地位重要
秘书和秘书部门是社会组织领导者的综合办事人员和机构，服务领导中枢最直接，联系各方面最广泛，保障领导工作最关键，在各机构运转中最核心，居于承上启下、协调左右的中枢位置。秘书工作是管理系统沟通上下的咽喉，是联系左右的纽带，是传递信息的中枢，又是协助领导决策的“外脑”和处理日常事务的手足，在管理系统全局中具有特殊重要的地位和作用。20世纪80年代，中央办公厅领导人曾指出，秘书工作有“三个特殊”：工作岗位特殊，是领导的近身人员；工作任务特殊，是领导的参谋和助手；工作影响特殊，一举一动直接影响领导和领导机关的威信。[2]这也说明秘书工作地位重要。这一特征对秘书人员提出了很高的要求：要有绝对忠诚的政治品格，要有高度的责任感，要高效率开展工作，要实行高水平服务。
（二）事务繁杂
秘书工作的范围十分广泛，事务非常繁杂。既有辅助决策事务，又有日常管理事务；既有综合协调事务，又有专业管理事务；既有部门不管事务，又有领导交办事项：可以说事无巨细。巨至国家大事、重要决策，细至室内卫生、员工生活；上至接待各级领导，下至联系基层群众；内至核心机密，外至风俗民情：什么都要参与了解。就内部分工来说，有调研、信息、督查、信访、接待、机要、档案、文印、收发、保密等各项工作。有人比喻秘书工作是“上管天文地理，下管鸡毛蒜皮”；也有人把秘书工作概括为“办文、办会、办事”，这些都说明秘书工作的范围十分广泛，事务十分繁杂。正因为秘书人员承担了大量繁杂的事务，才能够使领导者从事务中解脱出来，集中精力思考和处理重大问题，从而提高领导工作效率。这一特征要求秘书人员必须树立高度自觉的大局意识，坚持极端负责的工作作风，培养细心耐烦的职业精神，锤炼全面过硬的业务素质，才能完成繁重的秘书工作任务。
（三）联系广泛
秘书和秘书部门处于管理系统的中心和枢纽地位，这就决定了其所负责的内外联系非常广泛。秘书和秘书部门要通过请示报告、接受指示、接待视察等联系上级；通过接受请示报告、收集信息、深入调查、接待群众、处理信访等联系下级；通过传达领导指示、收集部门情况、召开办公会议等联系职能部门；通过安排领导会见会谈和接待参观考察活动等联系外部组织和人员。“承上启下，协调左右，联系内外”，是对秘书工作联系广泛的高度概括。有的学者把这一特征概括为“中介性”，并认为它是秘书活动的本质特征。[3]从某种意义上说，秘书部门相当于组织机构的神经中枢，组织内外的信息沟通要靠它来传导。这一特征要求秘书人员：应当强化系统思维，提高协调能力，加强与各方面的联系与协调，充分发挥管理系统的整体功能，确保组织管理系统高效运转；应当强化信息观念，高度重视信息工作，建立灵敏畅达的信息沟通网络，确保信息畅通，当好领导的“千里眼”和“顺风耳”；应当强化公关意识，提高公关能力，重视礼仪修养，善于同各种人员打交道，密切同各方面的联系，为组织管理和领导工作创造良好的公共关系环境。
（四）程序严谨
程序是为进行某项活动所规定的途径，是科学组织和实施具体工作的链环，它反映了开展某项工作的客观规律，体现了这项工作的内在要求。秘书工作主要有信息、督查、协调、办文、办会、办事、档案、保密等内容，这些工作大都有相应的确定的程序。先做什么，后做什么，必须按照一定顺序和规则进行，既不能跨越某个阶段或环节，又不能遗漏某个阶段或环节，也不能颠倒某个阶段或环节。否则，就会出现工作倒流和无序状态，影响秘书工作效率，进而影响管理活动和领导效能。程序是科学，程序是规律，程序是经验的总结。按程序运转，分层次处理，是做好秘书工作的重要一环。程序坚持得好，可以减少矛盾，提高办事效率，否则会贻害无穷。《秘书国家职业标准》在对秘书职业的定义中首先指出的是“从事办公室程序性工作……的人员”，也说明秘书工作的程序性很强。
这一特征要求秘书人员首先必须强化程序意识，认真学习和熟练掌握各项秘书工作程序和规则；其次，必须严格按照既定程序开展秘书工作，如请示报告程序、公文处理程序、会议组织程序、信息处理程序、信访接待程序，接打电话程序等，做到有条不紊；最后，应当根据秘书工作需要逐步健全与完善有关程序，不断推进秘书工作程序化和规范化，从而提高秘书工作效率。总之，秘书办文、办会、办事都要按程序办理。特别是一些重大问题、敏感问题，一定要慎重从事，该请示的要请示，该汇报的要汇报，该研究的要提交研究，不能擅作主张，随意处理。否则，很难收到好的效果。
（五）强度很大
工作强度同“劳动强度”，即在一定时间完成一定的工作量。人们往往从两个方面来理解劳动强度：一是主观感觉，即劳动者主观感觉的紧张性、疲劳性和痛苦性；二是工作量密度，即劳动过程所完成的工作量密度。人们常说秘书工作很辛苦，“秘书是工作上的忙人”，正说明秘书的劳动强度很大。中国的法定工作时间是指每月工作20.83天，每天工作8小时，每周工作40小时。而秘书工作具有无定时性，一切服从领导工作需要，随时准备听从领导的召唤，神经始终处于高度紧张状态，很难做到按时上下班。所以做秘书工作很辛苦，经常加班加点，甚至通宵工作，节假日也难以休息。“赶写材料的秘书更辛苦，工作强度很大，超过了一般部门的工作量。东汉刘祯的两句诗‘驰翰未暇食，日昃不知晏；沉迷簿领书，回回目昏纷’，把秘书人员埋头文稿，忘记用饭，不知早晚，头昏眼花的状况描写得十分形象。”[4]这一特征要求秘书人员，必须具有甘愿吃苦、无怨无悔的奉献精神，不计较个人得失和8小时内外；要善于加强时间管理，搞好统筹协调，把握好轻重缓急，做到不遗漏、不误事、不出错；要注意劳逸结合，锻炼身体，以充沛的精力完成繁重的秘书工作任务。同时，各级领导应当关心和爱护秘书人员，保证他们的健康，避免过度劳累。
案例
“史上最牛女秘书”
2006年4月7日晚，EMC大中华区总裁陆××回办公室取东西，到门口才发现自己没带钥匙。此时他的私人秘书瑞贝卡已经下班。陆试图联系瑞贝卡未果。数小时后，总裁还是难抑怒火，于是在凌晨1点13分通过内部电子邮件系统给瑞贝卡发了一封措辞严厉且语气生硬的“谴责信”。信中说：“瑞贝卡，我曾告诉过你，想东西、做事情不要想当然！结果今天晚上你就把我锁在门外，我要取的东西都还在办公室里。问题在于你自以为是地认为我随身带了钥匙。从现在起，无论是午餐时段还是晚上下班后，你要跟你服务的每一名经理都确认无事后才能离开办公室，明白了吗？”陆在发送这封邮件的时候，同时传给了公司几位高管。
结果，瑞贝卡以一封咄咄逼人的邮件进行回复，信中写道：“第一，我做这件事是完全正确的，我锁门是从安全角度上考虑的。北京这里不是没有丢过东西，如果丢了东西，我无法承担这个责任。第二，你有钥匙，自己忘了带，还要说别人不对。造成这件事的主要原因都是你自己，不要把自己的错误转移到别人的身上。第三，你无权干涉和控制我的私人时间，我一天就8小时工作时间，请你记住中午和晚上下班的时间都是我的私人时间。第四，从到EMC的第一天到现在为止，我工作尽职尽责，也加过很多次的班，我也没有任何怨言，但是如果你们要求我加班是为了工作以外的事情，我无法做到。第五，虽然咱们是上下级的关系，也请你注重一下你说话的语气，这是做人最基本的礼貌问题。第六，我要在这里强调一下，我并没有猜想或者假定什么，因为我没有这个时间也没有这个必要。”而且瑞贝卡让EMC中国公司的所有人都收到了这封邮件。
这件事在网上吵得沸沸扬扬，形成上万人转发的局面。一些网友称瑞贝卡为“史上最牛女秘书”。几天后，瑞贝卡被EMC中国公司辞退，她不得不离开钟爱的秘书岗位。
（六）绩效隐匿
秘书工作虽然繁忙辛苦，但其工作绩效具有不能独立显示的隐匿性特征。秘书学者董继超认为，潜隐性是秘书活动的一个重要特征。[5]也有的学者认为秘书活动成果具有隐匿性。[6]学者们的说法大同小异，但都说明秘书工作的确具有绩效隐匿的特征。这是由秘书工作的从属地位决定的。秘书工作是从属于领导工作的辅助性活动，它适应领导工作需要而产生，伴随领导工作过程而展开，并以提高领导工作效率为依归，因此，秘书和秘书部门的工作绩效一般不能独立显示，而是转移和渗透到领导工作中。领导的一项决策取得成功，一项计划得以完成，一席讲话赢得掌声，一纸命令立见成效，其中就蕴含着秘书的辛勤劳动和工作绩效。这一特征要求秘书人员首先要有绿叶精神。如果把领导比作红花，秘书就是绿叶。红花需要绿叶扶，领导需要秘书助。因此，秘书首先要摆正自己的位置，协助领导做好工作。无论自己的能力有多强，都不得强自出头，不得对外表现，更不得显示自己比领导高明，要甘当绿叶，衬托红花。其次，要有奉献精神。秘书人员要正确认识苦与乐、得与失的关系，埋头苦干，不计名利，默默奉献。无论自己的劳动成果价值有多大，一旦被领导吸收和采用，其价值就自然转移到领导工作中了。秘书只可享受劳动的喜悦，不可分享领导的荣誉，要甘居幕后，甘当无名英雄。
名人名言
花朵的事业是美丽的，果实的事业是尊贵的，
但我愿做一片绿叶，绿叶的事业是默默地垂着绿荫的。
——［印度］泰戈尔
二、秘书工作的本质特征
名人名言
研究问题，要从人们看得见、摸得到的现象出发，来研究隐藏在现象后面的本质，从而揭露客观事物的本质的矛盾。[7]
感觉只解决现象问题，理论才解决本质问题。[8]
——毛泽东
秘书工作的本质特征，是反映秘书工作根本性质的唯一标志。一般认为，秘书工作的本质特征是综合辅助性。因为其他部门工作的辅助被严格限定在业务职责范围内，只有秘书工作超越了业务范围的限制，对领导工作实施全方位的综合辅助。这是秘书工作区别于其他部门工作的根本标志。这一本质特征具体表现在四个方面。
（一）贴近领导核心，围绕领导运转
一是从秘书与领导的工作关系看，秘书工作具有贴近领导运转的特点。秘书工作是直接为领导决策和实施服务的，是最贴近领导的工作。这种特殊的工作关系，不仅使秘书与领导者相伴相随，形影不离，更重要的是在思想和行动上同领导者保持一致，甚至在气质习性、兴趣爱好等方面也达到志同意合。这样，秘书与领导才能心往一处想，劲往一处使，做到心心相印，心照不宣，灵犀相通，肝胆相照，配合默契。
二是从秘书工作的运行轨道看，秘书工作具有向心运转的特点。在宏观世界，太阳系的八大行星都以太阳为中心按照一定的轨道运转；在微观世界，电子总是围绕原子核有序旋转。在社会组织管理系统中，秘书工作总是紧贴领导核心、围绕领导意图有序运转，并且在运转中始终面向领导核心，从而形成强大的向心力。因此，秘书在任何时候都必须按照领导意图办事，与领导同心同德，绝不能产生与领导离心的倾向和行为；否则，就会变成“游离电子”而被抛弃。
三是从秘书工作与领导工作的时空特征看，二者具有同步运转的特点。不论什么地方、什么时间，只要有领导工作展现，就需要相应的秘书工作辅佐。秘书工作的展开伴随领导工作的全过程，并在这一过程中为其提供尽可能周全的保障。例如，某领导要参加一个重要会议，秘书工作随之运转，包括准备相关材料、安排领导日程、准备会议之后的贯彻预案等。这里既有智谋性的服务伴随，也有事务性的服务保障。秘书实质上是领导者脑、眼、耳、口、手、足等器官的延伸；秘书工作实质上是领导工作的延展，是提高领导工作效率的助推器。
（二）不在领导职位，参谋领导之政
孔子说：不在其位，不谋其政。而秘书工作恰恰相反：不在其位，当谋其政。这是由秘书工作的性质和任务所决定的。秘书工作是适应领导工作需要而产生的，它的基本任务就是当好领导的参谋和助手。因此，秘书虽然不是领导者，但必须站在领导的角度和全局的高度思考和处理各种问题，想领导之所想和所未想，急领导之所急和所不急，按照惯例对工作进行超前准备，协助领导者运筹谋划，制定决策预案，督查决策落实，综合协调关系。既要能为领导者的阔步向前披荆斩棘，又要能为领导者在前进中受阻而排忧解难，有时还要为领导者代过受屈。这种辅助作用是其他部门和人员无法替代的。
在秘书工作中，一方面，秘书人员往往受到秘书职位的思维定式束缚，很难站得高、想得全；另一方面，秘书工作的职能要求秘书人员必须站在领导者的高度，立足领导工作全局思考问题：这就是一对矛盾。一方面，秘书必须听命于领导者，另一方面，秘书还必须为领导者出谋献策：这又是一对矛盾。实际上，它们都是辩证统一关系。处理好上述矛盾，要求秘书人员必须做到两点：一是在思想上，秘书人员必须尽量同领导者保持一致，从领导者的角度去想问题、提建议、写文件等；二是在行动上，秘书人员必须划清与领导者的界限，领导就是领导，秘书就是秘书，秘书必须坚决服从领导者指挥，贯彻领导者意图，决不允许越位擅权，以领导者的身份说话、办事。否则，秘书就会发生角色越位，在实践中必定摔跟头。
（三）没有领导权力，隐含领导权力
领导权力是管理者和被管理者之间的一种特殊影响力或支配力，它与领导者的职位密切联系，表现为领导职权。领导者的权力表现为有形与无形两个方面。领导者的影响力不仅同领导者的地位和权力密切相关，而且同领导者的过人能力和高尚品格关系更为密切。领导者的地位只是权力的象征，而能力和品格才是权力的实质，把二者统一起来的领导者，不仅具有强大权力，而且具有崇高权威。
秘书工作是为领导决策和实施决策服务的，其本身没有领导权力，也不能直接行使任何领导权力。但也要看到，秘书部门是综合办事部门，表面上看是负责沟通领导者与被领导者联系的，实质上是为领导权力运行和决策实施服务的，其本身隐含或寓存着一定的权力。例如，秘书完成领导者授权交办的任务，秘书部门以本组织名义进行公务活动，就体现着权力者的活动，或者说包含着要求人们服从的那种权力行为的属性。秘书工作虽然是辅助性、服务性的工作，但它是把无权与有权融合为一体的有权威的工作。权威是使人信赖和服从的力量和威望，是使被管理者甘愿接受其影响或支配的一种心理因素；服从是在管理活动中尊重并执行权威意见的行为。在管理活动中，树立权威是很有必要的。管理工作是保证人类各种实践正常进行和不断发展的活动，没有权威就不能有效地指挥和协调分工与协作的复杂关系，管理工作就会陷入混乱。秘书工作是辅助领导者进行管理的活动，本质上属于管理活动的范畴，因此，秘书工作客观上需要有一定的权威。由于秘书始终围绕领导权力运行和决策实施负责沟通协调，秘书工作中必然隐含着一定的权威。不承认这一点就不是辩证唯物主义者，就无法解释现实生活中秘书在社会管理组织中的特殊地位和影响。因此，秘书人员在工作中应注意：一方面，要充分利用秘书特殊的地位和影响，树立秘书部门的权威和形象，顺利推行领导决策和各项工作的落实，圆满完成领导者交给的各项任务；另一方面，秘书要时刻提醒自己遵纪守法，严格自律，自觉履行秘书职责，切不可越位擅权，导致秘书专政或秘书腐败。
（四）贯彻领导意图，反映群众利益
领导意图是领导者指导部属实现组织目标所提出的确定意见的实质和目的。领导意图的形成主要依据四个方面的结合：一是辩证唯物主义原理与领导活动实践的有机结合；二是上级指示精神与本组织具体情况的有机结合；三是领导者思想水平与群众正确意见的有机结合；四是领导活动一般规律与本组织执行不同任务的特殊规律的有机结合。上述四个结合，就是领导意图的形成原理。这一原理推动着领导活动，也制约着领导活动，并由此派生出一系列领导活动原则。秘书工作千头万绪，核心是贯彻领导意图。贯彻领导意图渗透于秘书各项工作之中，贯穿于秘书工作过程的始终。按照领导意图办事，秘书工作就能充分发挥辅助作用；离开领导意图行事，秘书工作就会失去方向和目标。因此，秘书必须熟知领导意图形成的原理，了解领导意图的类型和特征，掌握领会和贯彻领导意图的原则和方法，不仅要准确领会领导意图，补充完善领导意图，而且要创造性地贯彻落实领导意图。
秘书在工作中还必须反映群众利益。在社会主义国家，人民群众是历史的创造者，人民群众是国家的主人，人民群众的利益是最高和最大的利益。一切国家机关的领导者，必须代表广大人民群众的根本利益；一切企事业单位和其他社会团体的领导者，也必须代表本组织、本团体的群众利益。即使是非公有制经济组织的管理者，也必须兼顾本组织员工的利益和反映相关公众的利益，否则，它就无法生存和发展。
秘书工作是联系管理者与被管理者、领导与群众的桥梁和纽带。这就要求秘书必须处理好贯彻领导意图与反映群众利益的关系。一方面，由于领导意图必须代表和反映群众利益，秘书贯彻领导意图，就是反映和维护群众利益；另一方而，秘书有责任协助领导者形成正确的意图，因而也就有责任向领导者反映群众利益。在现实社会中，有时还会出现领导意图和群众利益相矛盾的情形，秘书应当努力协调二者的关系，把对上负责与对下负责一致起来，把对领导负责与对群众负责一致起来，充分发挥领导联系群众的桥梁和纽带作用。秘书只有把贯彻领导意图与反映群众利益有机统一起来，才能真正当好领导的参谋和助手。