学习目标
1.掌握提高秘书工作效率的可控途径。
2.了解提高秘书工作效率的共建途径。
案例
八年前，张明因写作能力强，办事踏实，前任经理赞赏他做事“快、准、细、严、实”，向公司推荐。张明任行政经理八年来，注重选人、培训，并常常与成员聊天；制定了首问制、办公规范等一系列工作规则，要求成员热忱对待每个人。公司也及时添置办公新设备，行政部工作有明显改进。
张明任集团行政部经理兼董事长秘书后，协助董事长将集团房地产公司发展成集地产、商贸、餐饮、娱乐、旅游五位一体的集团，公司资产从八千万跃升到五亿。说起这些业绩，董事长、各公司经理和集团员工在说完各自的努力后，一致称赞行政部，因他们传递的信息、承办的会议、提供的方案、所做的各种活动等不仅有助于他们业绩出彩，更常常让他们顺利、愉快地工作。集团中很多人有事没事总爱去行政部坐坐、聊聊，这已成为集团一道独有的风景。
提高秘书工作效率，需要综合施策，从组织机构、政策制度、人员素质等各方面进行改革创新。作为秘书部门主管和秘书来说，在提高自身素质和能力的同时，还要增强敬业意识和奉献精神，克服不求进取、得过且过、敷衍应付、消极怠工等不良现象。
一、树立科学的思想观念
（一）信息观念
信息社会中，谁重视信息，谁就赢得了主动。作为秘书，其基本职能之一就是辅助决策，为领导决策提供内部性很强、参考价值很高的信息。要提高辅助决策效率，就必须牢固树立信息观念。
一是重点捕捉重大全局性信息。要为领导决策服务，就必须始终把重点放在捕捉和反映重大的、具有全局性的或牵一发而动全身的信息上。越是重要的、敏感的和难度大的信息，越要予以关注，越要花气力去搜集。
二是随时注意反映新信息。要为领导决策的贯彻落实服务，就必须注意了解和反映决策贯彻落实中出现的新情况、新问题以及新的解决问题的思路，以便领导修正决策或再作决策。
三是高度重视信息质量。信息质量主要表现为适用性、时效性、客观性。在于为领导决策有效利用的程度，不允许提供过量的、价值不大的信息；及时反映迅速变化着的实际情况，不允许慢慢腾腾、时过境迁；在于客观反映事物的全面情况，要求信息来源真实可靠，信息加工求实，不允许道听途说、捕风捉影，甚至随意修饰、“笔下生花”。
（二）竞争观念
在社会主义市场经济条件下开展秘书工作，必须建立竞争机制，树立竞争观念。正当而适度的竞争，可以使秘书的智慧、才能和创造性得到最大限度的发挥，进而促进整个秘书工作效率的提高。竞争，使那些庸庸碌碌的人及时发现自己的弱点和缺陷，从而尽快改正；使那些具有创造性思维的人显现出才华，得到组织的褒奖。奖优罚劣的竞争机制，能使利益最大化。秘书在竞争中应把握两点：一是要有敢为人先的意识，即敢想、敢干，敢于冒尖，克服甘居中游、不求进取的惰性心理；二是要注意竞争方法的正当性。在市场经济条件下，商品竞争的主要因素应是物美、质优、应时、价廉，秘书竞争的主要因素应是工作实绩和工作干劲。必须摈除排挤他人、投机钻营等不道德的竞争手段。
（三）效益观念
效益是指实践活动的有益效果，它既包括经济效益，也包括社会效益。秘书要想避免重复劳动和无效劳动，提高工作效率，就必须增强效益观念。具体来说，应做到：
第一，谋求最佳方案，以最少的投入获取最多的成果；
第二，减少不必要的开支，在筹划活动时进行必要的成本预算；
第三，要进行结果预测，在实施过程中随时纠正偏离既定目标的行为；
第四，要及时进行效益评估，在活动结束后进行适当的评测。
（四）协调观念
协调是指对某一系统的各要素之间或组织之间行为的调节，使相关方面配合得当，达到和谐统一。其目的是克服各搞一套、力量内耗等问题。提高工作效率，秘书必须树立协调的观念。秘书工作应在以下几个时机搞好协调。
一是在调查了解情况时协调。不要对基层单位轮番轰炸，能综合了解的绝不单独行动。
二是在受理问题时协调。有时一个方面的问题涉及好几个部门，作为秘书部门，必须进行协调，以明确各自责任，杜绝相互扯皮推诿或重复劳动等现象。
三是在下发文件时协调。能用电话通知的，绝不发文电；同类事项尽可能合并发文，绝不搞多头分发。
四是在召开会议时协调。尽可能减少会议，能不开的会议尽量不开，能联合开的会议绝不分头开。
二、提高秘书业务水平
秘书的业务水平主要包括政策水平、知识水平、文字水平、办事水平等，具体表现为能给上司当助手，能办理事务，能沟通协调，能写各种公文，能调查研究，能总结经验等。提高秘书的业务水平，应从以下三个方面进行。
（一）积极参加培训
培训是秘书提高业务水平的主要方式，分正规培训和在职培训两种。有条件的人员，要积极参加正规培训，系统学习秘书学专业知识和技能。因秘书工作任务繁重，加之专业培训资源有限，要总体提高秘书业务水平，大量的、经常的还是在职培训，秘书要积极参加业务学习、竞赛等活动。
（二）养成良好的学习习惯
学习是人成才的重要途径，但凡有所造就者，都有良好的学习习惯。秘书要善于安排自己的闲暇时间，有计划地阅读秘书业务书籍，广泛涉猎相关知识，博学多识，使自己的视野不断开阔，知识不断更新。
（三）注意总结实践经验
秘书工作是一项实践性很强的工作，它必须适应社会经济发展和领导工作需要不断改革创新。不能期望通过一两次培训、进一次院校学习，就能够胜任不断发展变化中的秘书工作。因此，秘书一方面要向有经验的同行虚心学习，广益多师、博采众长；另一方面，应特别注意在实际工作中总结经验，探索规律，提高工作效率。
三、培养良好的工作作风
秘书的工作作风是指秘书在工作中一贯的态度和行为，它直接影响秘书工作效率。良好的秘书工作作风可以概括为“快、准、细、严、实”五个字。
（一）快
秘书部门突击性的紧急任务较多，时限性要求高，秘书必须雷厉风行，加快工作节奏，哪怕加班加点，也要按时完成。如果作风疲沓、办事拖拉，就可能使某些工作成为“过去式”“马后炮”，不光于事无补，甚至可能贻误大事。
一要增强速度责任感。必须以高度负责的强烈速度责任感对待工作，讲求时效，争速度、高效率地工作。
二要努力提高快速反应能力。对于上级机关、领导关心的问题和下级单位和员工急需解决的问题，要十分敏感，做到收集、整理、报告情况快，拟制传达指示快，处理问题快。要提高快速反应能力，必须增强工作的预见性。主动了解上级意图，预见工作进程；同时，要预先收集材料和信息，避免临时抓资料、问情况的应付状况。
三要反对官僚主义和拖沓作风。秘书要摆正自己的位置，不能以“二首长”的身份自居；同时要纠正那种麻木不仁、消极怠工和“明日复明日”的拖沓恶习。
当然，提倡快速的作风，绝不意味着可以草率从事、盲目行动。秘书在紧张的工作中必须保持稳定的情绪，以清醒的头脑去看待和处理问题，克服急躁、忙乱、慌张的心理和行为。
（二）准
准确是认真负责的精神体现，是保证工作质量的关键。秘书部门任务繁重、时间紧迫，但这些工作中渗透着很强的思想性和政策性。因此，秘书必须养成准确的作风，减少工作差错。
一要准确理解和体现上级的意图。不得曲解其精神，更不允许有意误传指示。
二要准确提供和使用各种信息资料。运用的各种数据、材料，都应力求准确无误。
三要准确地使用文字。在拟制材料，特别是在制发文件时，要字斟句酌，不用含义不清、易产生歧义的词句。
（三）细
名人名言
要过细地做工作。要过细，粗枝大叶不行，粗枝大叶往往搞错。
——毛泽东
细节决定成败。在秘书工作中，有许多涉及面宽、处理起来比较复杂的问题，必须认真细致地做好每个环节的工作，否则就可能出纰漏。
一要有精益求精的精神。工作不能只图快，对有些工作必须精雕细刻，一个环节一个环节地细抠。要反对大轰大嗡和粗枝大叶、“马马虎虎”等不良作风。
二要有不厌其烦的耐心和韧劲。无论是起草、校对文件，还是统计数据、受理电话、办会办事，都要有耐心，不怕麻烦，不怕吃苦，舍得下细功、苦功。
（四）严
秘书养成严谨的作风至关重要，因为一个单位有严密的组织和严格的管理，更能发展升级。
一要严肃。对于单位规章、组织原则要十分严肃，坚决执行；同时要严守秘密，不能有损于国家、单位的利益。
二要严密。包括办事程序要严密，不能出漏洞；撰写电文要严密，不东拉西扯，考虑周全，不能出现差错等。
三要严格。包括遵守工作纪律和规章制度，严格要求自己，绝不降低工作标准，不迁就放纵自己。
四要谨慎。包括说话、办事、汇报、写作，都要以谨慎的态度去对待，认真负责。说话要有根据，不信口开河；办事要了解清楚事情的来龙去脉、前因后果，不贸然处置；处理重大问题要注意请示报告，不得擅自做主；写作要以事实为依据，不胡编乱造。
（五）实
求真务实是秘书工作作风的基本要求，也是提高秘书工作效率的重要保证。
一要一切从实际出发，理论联系实际。一切从客观实际出发，注意把理论同具体实践、把上级指示同本单位的实际结合起来，具体问题具体分析，反对一切照抄、原文照转。
二要说老实话，办老实事，做老实人。在工作中，要如实反映成绩和错误，不夸大、不缩小，不捕风捉影，不生编硬造，不掩盖矛盾，杜绝弄虚作假、文过饰非等不良恶习。
三要做深入扎实的工作。秘书不论做哪项工作，都要在抓落实、抓检查、抓效果上下苦功夫，不能只满足于表面文章。要坚决反对那种轻视调查、未卜先知，高高在上、作风浮夸的官僚主义、主观主义、形式主义，高效履行秘书的督促检查职能。
四要有朴实的文风。在撰写文件时，要力戒华而不实、言之无物的八股文风，做到从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行，并力争内容简洁、主题突出、观点鲜明、结构严谨、表述准确、文字精练。
四、善于科学运筹时间
案例
海尔“日事日毕，日清日高”的管理模式
海尔集团要求：今天的事，今天必须做完，今天的事应该比昨天做得好，明天的事应该比今天做得更好。海尔称之为1%工程，即如果每天工作都能提高1%的话，那么100天以后的工作效果就可以翻一番。“日事日毕”解决基础管理问题，“日清日高”解决加速度的问题。这一理论也称为海尔发展定律。
善于科学地运筹时间，在较短的时间内力争做更多的事，是秘书提高工作效率的重要途径。
（一）强烈的时间管理意识
时间观念是管理、运用时间的自觉性。只有具备了强烈的时间观念，才能对时间进行科学的管理，否则，对时间的管理就会是盲目的，因而也是低效的。秘书必须十分珍惜时间，要有强烈的事业心和成就欲，对时间要有极强的紧迫感。
（二）清晰的时间成本观念
时间成本效益，是指某项工作取得的效果与完成该项工作耗用的时间之比。时间管理必须考虑成本效益，做某项工作耗费的时间越少，时间成本效益就越高。秘书要把时间视为用以投资的一项资源，迫使自己在规定的时间内完成任务，尽量多出成果，或在取得满意成果的情况下尽量减少时间支出。成本效益是时间管理的目的，是秘书人员必须具备的现代管理理念。
（三）系统的时间管理能力
时间的系统管理，主要表现在采取计划手段定量支出自己的时间上。秘书要有系统管理的思想，要学会时间的计划管理、过程控制、效果评估等，学会选择最佳时间计划方案进行时间管理。
（四）合理的时间运筹能力
秘书时间的有限性与面临的大量工作始终是一个矛盾，这就要求秘书能够把自己所控制的时间全部用到关键的地方。秘书必须具备区分关键和一般事情的判断能力和区分任务轻重缓急的能力，能够根据有关原则科学合理地运筹和安排工作时间。
（五）灵活的时间运用技巧
秘书应学会和掌握各种节约时间的技巧。例如，只做自己权力范围内的事，而不参加无意义的工作和争论；学会授权，调动下级人员分担自己的一部分工作；学会集中完成任务与切割工作、分阶段完成任务的方法等。其目的在于尽量扩大自由时间，并使若干不可控的时间变为可控时间，不断对时间管理进行创新；远离意外的干扰事项，确保专心致志地做好某事等。
（六）科学地统筹安排时间
统筹法是一种统筹兼顾、科学安排的组织工作方法，运用统筹法安排时间，可以明显提高时间利用率。
1.综合法
即在同一时间内综合进行多项工作。办事要有顺序，并不等于同一时间只能办一件事。如果把几项工作综合起来统一安排，效率必定会提高。
2.结合法
即把若干工作步骤结合起来，以减少运行环节的重复。例如，有两项工作，虽互不相同，但有类似之处，互有联系，实质上又服务于同一目的，那么就可以合二为一，一起研究解决。
3.穿插法
即适当把不同性质的工作内容相互穿插，避免打疲劳战。例如，起草文件需要几小时，中间可以找人谈谈别的事情，或阅读一下报刊。
4.替代法
即把某种要素换成其他要素。例如，能打电话的就不写信，能发邮件、电传的就不派人递送。
5.共同标准法
即用相同的方法来处理那些必须时常进行的工作。例如，记录时使用通用的记号和缩略语；对于经常性的询问，事先可准备好标准答复等。
五、建立规范的工作程序
（一）增强工作计划性
凡事预则立，不预则废。秘书部门必须加强对工作的预测和筹划，做到长远有规划，近期有安排，年初有部署，年中有检查，年终有总结，以增强行动的目的性和统一性，紧张而有秩序地开展工作。避免碰到什么抓什么的盲目、被动局面。
（二）讲求工作程序化
秘书部门，从领导到一般秘书，都应依据所承担的责任对基本工作程序作出明确严格的规定。开展一项工作，作出一项决定，先干什么，后干什么，要经过哪些环节，都必须程序化。工作程序要注意前后相连，左右衔接，必要的环节不能少，重复的环节要去掉。
（三）实现工作规范化
秘书部门应建立健全各项工作制度，如办公制度、行政管理制度以及具体业务工作制度等，为秘书工作提供规范依据。秘书必须养成照章办事的好习惯，以确保秘书工作的制度化、规范化。
六、实行目标管理责任制
目标管理责任制，是通过工作目标设计，将组织的整体目标逐级分解、转换为单位目标，最终落实到个人的分目标。秘书部门应按照目标管理的原理和本单位的情况，大力推行目标管理责任制。
（一）科学地制定目标
一是要与本级职责相一致。制定的目标要体现出职责的层次性。
二是要有明确的标准。工作目标应既包含工作数量，也包含工作质量。
三是要尽可能量化。目标管理是一种趋向量化的管理方法，秘书部门的许多具体工作是可以量化的，即使一些难以定量的工作，也可以转化为能够衡量量的多少和质的优劣的标准。
四是要保持一定弹性。既要有利于发掘每个人的潜力，又要便于应付某些突发性事件和临时性工作。
（二）进行目标分解
秘书部门在目标制定后，应按照各自的工作职责，由上到下，层层分解，落实到人。
一是可逐级向下展开，分解出各单位要完成的工作任务及达到的标准，然后再横向分解到个人，规定出个人责任目标。
二是可依据工作的轻重缓急和先后时序，分解出单位和个人的长期、中期、短期目标，分阶段、有步骤地落实。
（三）加强对目标实施过程的控制
一是注意掌握目标实施情况，及时修正偏差。对于目标偏高或偏低的现象要及时修正，对于人员变动和工作情况的变化要及时调节。
二是要加强协调。对于涉及几个单位或许多人的“边缘性工作”，不仅要明确主办单位和个人，还要不断进行有效协调。
三是要适时进行讲评，督促目标责任的落实。
（四）坚持目标考评制度
一是要明确规定出达标的数量、质量要求。
二是要规定考评的方法，如月评、季评、年度综合评定等。
三是要把考评与奖惩晋级相结合。对于完成或超标准完成工作任务的应给予奖励，对于那些庸庸碌碌，完不成任务或因玩忽职守造成工作失误的人员则应惩治。
七、增强团体凝聚力
团体凝聚力就是群体成员与整个群体的吸引程度，也包括群体成员之间的吸引。秘书部门的内聚力直接影响秘书工作效率。
（一）努力提高领导水平
秘书部门的领导是否有威信，能否起到指挥调节和榜样作用，其领导方式和水平如何，是否具有一定的特长和能力，都会影响到团体凝聚力的大小。
一是各级组织要选准秘书部门的领导。切实把那些年富力强、思维敏捷、工作能力强、群众威信高、作风民主的同志提拔到秘书部门领导岗位，使其成为该群体的核心。
二是秘书部门领导要努力提高自身工作水平。应善于学习科学的工作方法和先进的管理经验，作风朴实、民主、深入，注意以身作则，时时处处起表率作用，反对独断专行和不负责任。如此，可促使秘书部门成员思想活跃，成员之间感情融洽，能增强团体凝聚力。
（二）大力提倡团结互助
秘书部门必须增强内部团结，提倡团结友爱精神，做到人格上相互尊重、思想上相互促进、工作中相互配合、学习上相互帮助、生活上相互照顾，形成肝胆相照、荣辱与共的良好氛围，使每个秘书切实感受到群体的温暖，促使秘书团队形成和发展。
（三）随时加强信息沟通
秘书部门内部成员之间的信息沟通对增强凝聚力有着十分重要的作用。可以说，秘书之间传达思想、交换态度、联络感情和传递信息的过程，就是增强团体凝聚力的过程。它有利于相互理解，相互支持，也有利于畅所欲言，各抒己见，形成和谐、亲切、坦率的气氛。
八、优化秘书办公环境
良好的办公环境，是提高秘书工作效率的有效途径。
（一）优化空间环境
办公室的空间环境对秘书工作效率有一定影响。因此，在客观条件允许的情况下，应精心布置好办公室，有序放置办公用品，努力优化空间环境，最大限度地提高办公效率。办公室的布置应做到三点：一是有效，有效地利用空间；二是实用，一切布置都要服从于方便办公；三是美观，给人以赏心悦目的感觉。
（二）优化物理环境
一定的采光和照明、噪声、温度和湿度等，对工作效率有很大影响。要从有利于身心健康和时间利用等方面优化物理环境。
一是适当的采光和照明。光线太强会使人感到烦躁，甚至眩晕，对脑功能产生不良影响；光线太弱又使大脑皮层得不到足够刺激，引不起兴奋强度，影响用脑效率。一般来说，自然光亮度为100勒克斯（光通量/米3）为最佳。
二是避免噪声干扰。刺耳的乐声、嘈杂的人声，会使人烦躁不适，精力分散，降低脑功能。所以应注意排除噪声干扰，噪声不要超过45分贝。
三是适宜的温度。一般来说，办公最适宜温度是冬天20℃，夏天27℃，40℃以上、5℃以下工作的质量会显著降低。盛夏酷暑的早晨时间应充分利用，中午时间要避免不适宜的学习和工作。
九、运用现代办公新技术
改进秘书办公条件，实现办公现代化，是提高秘书工作效率的根本途径。为此，秘书部门必须加强办公现代化建设，采用先进的办公方式和设备，提高秘书工作效率。
（一）更新办公技术观念
部分办公人员由于年龄偏大和计算机知识缺乏等原因，在计算机操作、网络维护技术和设备维修保养等方面有些畏难。必须抛弃对办公自动化系统的畏难和抵触情绪，认识到办公自动化系统工程推进的必要性，更新思想，转变观念，改变工作方法，积极学习先进的办公自动化知识，使办公自动化意识成为一种“自觉”，才能保证秘书工作有序、高效地运转，提高秘书工作效率。
（二）运用专业办公技术和设备
办公技术和设备发展迅速，单位应为秘书部门配置适宜、适用的新技术和新设备，以提高秘书工作效率。例如，运用新型设备，使信息处理自动化；建立信息网络系统，通过网络获取和利用信息，使信息传输快捷化。同时，秘书要学习和掌握办公自动化专业技术，熟练掌握先进办公设备的专业操作技能，以适应管理信息化的需要，提高秘书工作效率。
（三）强化保密意识和能力
现代办公技术大大增强了信息共享，提高了秘书工作效率，同时也容易泄密。为此，秘书必须增强保密意识，强化严守机密的意识和能力。既要强化安全防范意识，熟练掌握、运用保密技术，又要健全办公自动化保密制度，切实按照制度、规章展开秘书工作，在确保信息安全的基础上，提高秘书工作效率。
本章小结
秘书工作效率，是指秘书工作者在一定时间内所付出的劳动量与所取得的工作成效的比，应从时间、劳动、成果三个要素来分析。
秘书工作必须讲究效率，它直接影响领导工作效率、机关工作效率，间接影响着所在管理系统的运转效率。
影响秘书工作效率的主观因素是思想、身体、智能、作风、心理因素。
影响秘书工作效率的客观因素是体制、制度、领导、环境、办公条件、家庭因素。
检测秘书工作效率，要遵循统一标准与分类检测相结合、定性与定量相结合、注重主要指标和坚持真实可靠的原则。
检测秘书工作效率的基本标准应当是及时、准确、全面地履行秘书工作职能，让领导、部门、基层三满意。
检测秘书工作效率的主要内容包括：基本效能、总体效益、工作时间、活动费用、组织状况。
检测和分析秘书工作效率的方法有：标准比较法、工作费用测量法、因素排列法、因果追溯法。
提高秘书工作效率有九大途径，即树立科学的思想观念、提高秘书业务水平、培养良好的工作作风、善于科学运筹时间、建立规范的工作程序、实行目标管理责任制、增强团体凝聚力、优化秘书办公环境和运用现代办公新技术。
总结
关键术语
效率 秘书工作效率
秘书工作时间 秘书劳动
秘书劳动成果 管理系统
秘书工作效率标准 标准比较法
工作费用测量法 因素排列法
因果追溯法 秘书工作作风
时间管理 目标管理责任制
团体凝聚力
章节链接
本章内容以第一章、第二章为基础，密切关联第三章，即表现为秘书工作的效率。要提高秘书工作效率，第四章至第七章，即秘书工作基本的任务、本质、方法和制度，是必须掌握的前提。
应用
批判性思考
1.你认为影响秘书工作效率的主要因素是什么？请说明理由。
2.秘书应当如何加强时间管理？
3.互联网+、大数据和云计算等信息技术和智能机器人技术的发展，引起办公方式和手段的深刻变革，将对秘书工作效率带来怎样的影响？
拓展
补充读物
1.王守福：《军队秘书学原理》，北京，解放军出版社，1997。
2.文华：《秘书高效率工作手册》，北京，企业管理出版社，2012。
3.石伟：《工作效率提高法：高效经理人时间管理技能培训与自修教程》，北京，企业管理出版社，2007。
[1] 习近平：《摆脱贫困》，39页，福州，福建人民出版社，1992。