学习目标
1.熟知检测秘书工作效率的原则。
2.掌握检测秘书工作效率的标准与方法。
资料
提高效率的有效方法
个人：
（1）保持最佳的工作**。工作**也可以说是工作意愿，就是想不想做，想不想又好又快地做，是积极主动、认真负责地工作，还是敷衍了事、拖拖拉拉地工作。
（2）选择正确的工作方向。工作方向就是工作目标或工作目的。
（3）选择最好的工作方法。做任何工作都有各种方法可以选择，也许也都可以殊途同归。找到最好的方法就能节约时间。所以，在工作前，请认真思考什么才是最好的方法，“磨刀不误砍柴工”说的就是这个。
（4）工具的选择和使用。“工欲善其事，必先利其器”，选择好的工具能够事半功倍，而工具的使用就要求人们不懂莫装懂，应虚心请教他人。自己懂的，也能不因自己的私利而无视工作同伴的求教，毕竟，每项工作都不是仅凭个人能力就能完成的。工作本是一个集体项目，愉快合作才能提高效率。
（5）懂得劳逸结合。无论学习还是工作，劳逸结合是很重要的，它能使人事半功倍。如果为工作操劳过度，影响的不仅仅是身体的健康，也会伴随工作效率的降低。长时间工作是为了更好地完成工作，却事与愿违，岂不是“赔了夫人又折兵”？
管理者及上层领导：
（1）施行。尽管很多人知道提高工作效率的方法，自己也明白提高工作效率的重要性，却不能施行它或者说不能很好地施行，是很多人的通病。要求员工按照工作计划认真执行，对于工作计划执行中出现的突变情况，要及时、正确地进行修正，施行科学的工作计划是提高工作效率的保障。
（2）引进适用的新设备。就生产方面来说，采用新设备往往都能极大地提高工作效率。企业不应将眼光局限于此时此地，而应展望未来，投向更长远的利益。
（3）养成良好的工作习惯。提高工作效率的关键在于有良好的工作习惯。牢记高效时间管理的十个方法：①生命规划；②要事第一；③每天管理；④任务简单；⑤检查追踪；⑥日清日新；⑦杜绝拖延；⑧条理整洁；⑨马上行动；⑩授权。
企业：
工作效率高低不仅体现了企业的管理水平，还能看出企业的员工素质，更能说明企业在当今市场上的竞争力，因此很多经理人、很多企业也都在为提高工作效率绞尽脑汁。
（1）保持最佳的工作**。工作**，也可以说是工作意愿，就是想不想做，想不想又好又快地做，是积极主动、认真负责地工作，还是敷衍了事、拖拖拉拉地工作，两种截然不同的心态，使得工作效率的具体表现也大相径庭，因此工作**成为提高工作效率的首要，就是说提高和保持工作**是提高工作效率的前提。
（2）选择正确的工作方向。工作方向，就是工作目标或工作目的，是一切工作的源头和指导，人们可以选择不同的工作方向，但是正确的工作方向只有一个，一旦选错了工作方向，工作效率将无从谈起，或者说劳民伤财、徒劳无功，对企业、对个人带来的只有损失，因此工作之前，一定要慎重选择、辨认正确。
（3）选择最好的工作方法。A公司和B公司之间的道路也许有好多条，但只有两公司之间的直线道路最近，只有选择了直线道路才可能最先到达，也是效率最高的。选择其他道路也能到达，但是效率却没有直线道路高。以此类推，每项工作都有一个工作方法是某一状态下效率最高的，只有找到了这个工作方法才能提高工作效率。因此，这就要求人们在工作之前，一定要先找出最好的工作方法。
（4）施行科学的工作计划。采用计划管理，对每项工作都要认真分析、正确量化，结合现实状况、历史状况、行业状况、工作状况等，制订出科学合理的工作计划，并按照工作计划认真执行。
（5）工具的选择和使用。“工欲善其事，必先利其器”，选择好的工具能够使得事半功倍。骑摩托车就比骑自行车工作效率高，开轿车又比骑摩托车工作效率高，选择电子邮件就比普通寄信工作效率高。科技飞速发展的时代，新的工具层出不穷，甚至每一个新工具的出现，都是对老工具的革命，对提高工作效率都有相当大的帮助，因此选择合适、高效的工具，对提高工作效率有直接帮助。
（6）引进适用的新设备。就生产方面来说，采用新设备往往都能极大地提高工作效率。
（7）采用新技术新工艺。前面说的要选择最好的工作方法，对生产、加工业而言，就是要不断地改进生产技术、生产工艺，只有创新、引进、吸收新技术新工艺，才能保证生产效率和生产水平的永远领先，才能真正体现新技术新工艺对提高工作效率的贡献。
（8）只做必须做的工作。工作前要对工作进行分类，分出重要又紧急、重要不紧急、紧急不重要、不重要不紧急的工作，按计划、有步骤，只做当时必须做的工作，免得喧宾夺主，影响了正常工作的进展，确保有效工作的效率提高。
（9）养成好的工作习惯。平时要养成良好的工作习惯，要按计划工作，要按流程操作，要服从指挥，要搞好工作协调，要搞好工具、设备的维护保养，要勤学好问，要善于总结提高，要向榜样学习等。诸如此类的工作习惯，都能提高工作效率。
（10）要学会放松和休息。不会休息就不会工作，休息好了才能精力、体力充沛，精力、体力充沛才能以最好的状态工作。职场人士多数面临来自企业、社会、家庭等各方面的压力，重压之下难免影响工作效率，因此要学会放松，使自己从压力下解放出来，才能以轻松的心情积极地工作。放松和休息都是为了保障员工的最佳工作状态，也只有在最佳工作状态下，才能提高工作效率。
一、检测秘书工作效率的原则
（一）统一标准与分类检测相结合
检测秘书工作效率的标准应是统一的，特别是对同一层次、同一类型组织的秘书部门，应该用统一的标准去检测。但在具体检测过程中，由于存在着不同层次、不同类型组织的秘书部门，它们之间具有某些不可比性，应有所区别，分类进行。
（二）定性与定量相结合
任何事物都是质与量的统一体，认识事物必须既认识事物的质，又把握事物的量。通常情况下，数量测评较为客观，质量测评则较为困难。解决的办法是尽可能把质量标准也进行一定量化。例如，对于秘书遵纪守法，履行职能，办理事务，沟通协调，上司、机关和员工的满意度等，都可以进行量化和评估。
（三）注重主要指标
在秘书工作效率指标体系中，总有一个或几个起主导作用的主要、关键指标，如辅助决策、沟通协调、督促检查、公文处理、事务办理的效率，最能反映出秘书工作效率。因此，在检测秘书工作效率时，可以舍弃一些不太重要的指标。
（四）坚持真实可靠
在秘书工作效率检测中，要做到客观、公正，就必须坚持真实可靠的原则。为此，应保持检测机构的相对独立性，不受各种人为干扰；同时，要依靠检测标准、程序规范和技术方法的科学性，防止弄虚作假、评测不实等现象的发生。
二、检测秘书工作效率的标准
按秘书工作的属性，检测秘书工作效率的基本标准应当是及时、准确、全面地履行秘书工作职能，让领导、部门、基层三满意。具体说，秘书工作效率标准体现在各项具体工作中，可概括为以下几个方面。
一是服务工作效率高，无消极怠惰现象。主要指服务态度端正，主动热情地为服务对象排忧解难，无工作疏漏，实现领导、部门、基层三满意。
二是文电处理效率高，无拖延积压现象。主要指文电承办迅速、准确、保密，特别是一些急办文件无积压、机密文件无丢失。
三是会务工作效率高，无劳民伤财现象。主要指要做到精简会议，防止“会海”泛滥；加强会议经费预算，杜绝铺张浪费等不正之风。
四是信访工作效率高，无敷衍应付现象。主要指热情接待和认真办理来信来访事项，信访结案率高，重信重访少。
五是协调工作效率高，无扯皮推诿现象。主要指秘书部门或人员善于在领导及部门内外之间搞好关系协调，各方面相互支持，关系融洽。
六是信息工作效率高，无迟滞阻塞现象。主要指信息渠道畅通，传递迅速，反馈及时，提供给领导、部门和基层的信息有价值。
七是调研工作效率高，无浅尝辄止现象。主要指调查深入细致，掌握的情况真实，并善于抓典型、出经验，研究深刻透彻，能提出对策和建议，辅助上司决策。
八是行政管理效率高，无纪律松弛现象。主要指机关行政事务管理严格，各项规章制度落实，工作秩序良好，无重大行政责任事故。
三、检测秘书工作效率的主要内容
虽然秘书部门所处的机关层次不同，工作对象有差异，工作内容不尽相同，但带共性的效率检测，可概括为以下主要内容。
一是基本效能。主要是检测秘书的素质、能力和履行职责的数量、质量状况。
二是总体效益。主要是从秘书部门所处的机关和单位的整体角度去考查、检测，以分析秘书部门发挥作用的大小。
三是工作时间。主要是检测秘书部门或人员完成工作任务的速度快慢与工作时机选择恰当与否。
四是活动费用。主要是指秘书部门工作投入的经费和物资。通过检测，了解和分析经费和物资的使用状况和实际效果，如会议成本、文电开支等。
五是组织状况。主要是检测秘书部门的人员配置、管理层次和幅度是否合理、恰当。
四、检测秘书工作效率的方法
（一）标准比较法
把对秘书工作的各项具体要求作为检测标准，比较、分析效率高低的方法。例如，按照秘书部门文书管理工作的要求，可分为保密、准确、统一、迅速、简便五项，每项都按百分评测、统计，就可以得出在同类机关中哪个秘书部门的文书管理工作效率较高、哪个效率较低的判定。
（二）工作费用测量法
从秘书工作费用上去比较分析经费使用是否合理、是否存在浪费，以找到原因以及解决问题、提高工作效率的方法。例如，将秘书工作任务划分为若干板块，将每个板块经费开支与本部门过去或相同部门进行比较，从中得出效率高低的评价。
（三）因素排列法
把影响秘书工作效率的因素进行排列，并进行比较分析，从中找出影响秘书工作效率的关键因素和主要因素，排序论证，以便采取相应措施，有针对性地改进或纠正。
（四）因果追溯法
从结果追溯原因，即从表现出来的问题追溯导致问题的原因，原因之中还有原因，一旦抓住主要原因就要深入探索下去，以便对症下药，解决问题。例如，某销售部秘书科，工作差错较多，效率低下，主要是因为科长与秘书关系紧张，还有个别秘书自身素质能力较差。再深入分析，发现其主要原因在于科长武断专横，民主作风差，挫伤了秘书的积极性；个别秘书服务意识差，业务生疏，文字水平低。通过因果追溯，就可以确定解决的方法。