学习目标
1.了解影响秘书工作效率的主观因素。
2.了解影响秘书工作效率的客观因素。
资料
高效率人士的40个习惯
科技：
（1）每封邮件限定1分钟内回复。
（2）关掉新闻，因为大多数时间没有那么重要的事情发生。
（3）不要什么电话都接，紧急情况其实很少。
（4）使用快捷键，写文档时，随时保持用Ctrl+S（保存）。
着装：
（1）定义你的穿衣风格，并每天遵守。
（2）整洁，保持质感。
（3）准备一套适合任何场合的外套。
（4）不要的都扔掉。
目标：
（1）勾勒出你的最终目标。
（2）先动起来，不要等万事俱备再开始。
（3）快速决策，当你产生怀疑时，就假设你是对的。
（4）当你觉得思维被堵住了，画个图。
（5）如果你画不出来，那就录下来，用语言帮自己理顺。
身体：
（1）甩掉焦虑，多运动，跑步、跳舞、游泳。
（2）睡得多，干得多。
（3）效率低时，不妨打个盹。
（4）减少熬夜。
规划：
（1）先解决已存在的问题。
（2）每天优先解决一件大事。
（3）制定每日规划。
（4）不参加无关紧要的会议。
（5）完成比完美更重要。
饮食：
（1）常规化你的饮食。
（2）食用健康食品。
（3）订餐可以节约时间。
（4）和专业人士商定一份饮食计划。
思维：
（1）注重80/20规则，对你来说，20%的重要工作是哪些？
（2）专注重要事情，减少突发事件。
（3）开始之前先想想结果。
（4）阅读一些点子库。
（5）减少琐碎的决定，如穿什么。
（6）学会忽视，没必要事事回应。
（7）先做一个粗略的计划。
（8）视时间为金钱。
提前：
（1）下班前整理明天的工作安排。
（2）凡事早到，给自己准备的时间。
（3）琐事、杂事尽量集中在一起处理，挤出大块连续时间做需要投入的事情。
记录：
（1）手边放便笺和笔，好及时记录灵感。
（2）重要的事情，或工作繁忙时，新受领的任务及时记录下来，不要太相信自己的记性。
（3）对于资料也好，电子文档也好，做好标注，分类存放。
一、影响秘书工作效率的主观因素
（一）思想因素
思想是行动的先导。秘书人员是否热爱本职工作，有无敬业精神，是否不计名利，甘愿默默奉献，直接关系到秘书工作效率的高低。因此，秘书必须首先热爱本职，具有从事秘书工作的光荣感和责任感，有做好秘书工作的强烈愿望，认真研究本职业务，努力成为秘书工作的行家里手，才能提高秘书工作效率。
（二）身体因素
身体是工作的本钱。秘书的身体状况与工作效率有直接关系，秘书工作任务十分繁重，对秘书人员的身体素质要求很高。一名优秀秘书，只有保持强健的体魄和充沛的精力，才能适应紧张繁忙的秘书工作，加班熬夜、提高效率才有基本保证。反之，如果秘书的身体素质较差，尽管经常带病坚持工作，其精神可嘉，但从效果看，既损害身体健康，又难以胜任高强度、快节奏的秘书工作，提高效率无从谈起。
（三）智能因素
秘书智力水平的高低、知识面的宽窄、工作经验的多寡和操作能力的强弱，与工作效率关系密切。如果智力水平一般，知识面狭窄，不善于总结自身经验或学习他人经验，是很难胜任秘书工作的，工作效率更无从谈起。秘书人员只有通过专业进修、在职培训和终身学习等方式，具备较高的智能素质和过硬的专业能力，才能为提高秘书工作效率奠定坚实基础。
（四）作风因素
秘书的工作作风是否踏实、快速、细致、严谨，也是影响秘书工作效率的重要因素。在秘书工作中，必须反对自傲不羁、拖延积压、粗枝大叶、弄虚作假、哗众取宠等不良作风，大力发扬快、准、细、严、实的优良作风。只有这样，才能提高秘书工作效率，获得领导和群众的满意评价。
（五）心理因素
名人名言
一个懒惰心理的危险，比懒惰的手足不知道要超过多少倍！如果你对这种工作有兴趣、感到愉快，工作效率不但高，身心也感觉到十分舒适。
——［美］戴尔·卡耐基
秘书的心理素质如何，直接影响秘书工作效率。秘书工作具有事务繁杂、时间紧迫、联系广泛、领导要求高等特点，容易使秘书产生烦躁、疲劳、紧张等不良情绪，甚至产生心理疾病，不利于提高秘书工作效率。因此，秘书人员必须具备良好的心理素养，加强自我心理调节，发展积极心理因素，克服不良情绪的影响，保持积极的心理状态，才能提高工作效率。
二、影响秘书工作效率的客观因素
（一）体制因素
体制机制对工作效率具有决定性影响。实践证明，秘书部门配置是否科学、内部分工是否恰当、人才结构是否合理，与秘书工作效率有直接联系。如果机构臃肿、层次过多、分工过细，或人才结构不合理、智能类型单一，或权力过于集中，必然产生人浮于事、相互掣肘、扯皮推诿等现象，导致内耗严重、效率低下。
（二）制度因素
制度是影响秘书工作效率的关键因素。邓小平指出：“制度问题更带有根本性、全局性、稳定性和长期性。”习近平也强调：“要加强对权力运行的制约和监督，把权力关进制度的笼子里。”这充分说明制度建设的极端重要性。一些秘书部门由于缺乏责任明确、奖惩分明的制度，不仅影响秘书工作的积极性和创造性，而且助长个别秘书得过且过、不求进取的消极情绪，直接影响秘书工作效率。
（三）领导因素
秘书工作是为领导工作服务的，领导者在秘书工作中起着主导作用，领导因素对秘书工作效率有重要影响。有的领导高高在上，情况不明，决策不慎，人为地造成秘书的无效劳动；有的领导缺乏工作的计划性和稳定性，朝令夕改，临时性的工作动议和布置过多，使秘书疲于应付、手足无措；有的领导者事无巨细、大包大揽，束缚了秘书的思想和手脚；还有的领导班子不团结，各行其是，让秘书无所适从。这些领导方面的因素都在一定程度上影响了秘书工作效率的提高。因此，领导者应当通过自身的模范行为，为提高秘书工作效率发挥正能量。
（四）环境因素
秘书工作总是在一定的环境中进行的，秘书工作效率必然受到组织内外环境的制约。内部环境主要是指单位的状态，特别是指组织内部领导班子、机关各部门、各成员之间的关系状态；外部环境主要是指社会政治、经济、文化等状况。秘书工作环境如何，都会影响秘书工作效率。因此，秘书要提高工作效率，必须熟悉环境、适应环境、营造环境。
（五）办公条件
秘书工作效率的高低也与办公条件优劣有直接关系。特别是随着现代化办公设备的发展，人们明显感受到，科学技术不仅是第一生产力，而且是提高办公效率的优先要素。科学先进的设备和手段，必然大大提高秘书工作效率；反之，则会降低秘书工作效率。因此，要提高秘书工作效率，必须重视改善办公条件，购置先进办公设备，实现办公现代化。
名人名言
科学技术是生产力，而且是第一生产力。
——邓小平
（六）家庭因素
做好秘书工作，不仅要求秘书发扬自我牺牲精神，而且需要秘书的家庭给予充分理解和大力支持。否则，秘书工作效率必然受到影响。可以想象，处于一个濒临破裂家庭或一个不断出现重大变故家庭中的秘书，或忧心忡忡，或精神恍惚，是很难集中精力做好工作的。因此，要想提高工作效率，秘书必须正确处理与家庭成员的关系，防止祸起萧墙。