学习目标
1.理解秘书工作效率的含义，熟知秘书工作效率三要素及其特点。
2.理解秘书工作为什么必须讲究效率。
一、秘书工作效率的含义
效率是单位时间所完成的工作量，指劳动效果与劳动量的比，即一定的投入量所产生的有效成果，而投入量是为实现目标所消耗的人力、物力和财力等。秘书工作效率，是指秘书工作者在一定时间内所付出的劳动量与所取得的工作成效的比。它包括秘书部门的一切工作效率在内，如办文效率、办会效率、办事效率等。秘书工作效率是评定秘书工作能力的重要指标，评价秘书的工作能力如何，很大程度上看其工作效率的高低。秘书工作效率主要有以下几个方面的含义。
（一）数量的含义
判定秘书工作效率的高低，要有数量的分析对比。既要看所耗费的时间多少，又要用秘书工作有效成果与所投入的人力、物力、财力等对比。如果各方面投入量很大，成果却很少，就不能说是工作效率很高。
（二）质量的含义
判定秘书工作效率的高低，不能只看工作数量，还要讲求工作质量。如果完成的工作量很大，但质量较差，也不能算是效率高。秘书工作效率应该是秘书工作数量与质量的有机统一。
（三）职能的含义
秘书工作效率的核心是实现秘书职能。如果秘书的工作不能很好地实现参谋助手职能，秘书的其他能力再强，也不能说秘书的工作效率高。例如，一个秘书有文学艺术专长，常常发表诗歌、散文，但他却不能胜任自己所分管的公文撰写职务，经常被领导要求重写或请他人代笔，他的工作效率就很低。
（四）系统的含义
秘书工作效率是对秘书部门全部活动的整体要求，也是对所在管理系统整体功能的重要体现。不论哪个层次、哪个方面、哪个环节，都应讲求工作效率，任何一个环节或方面出现问题，都可能影响到秘书部门的整体效率和所在系统的管理效率。
二、秘书工作效率三要素及其特点
由于秘书工作效率是单位时间内所投入的劳动量与所获得的成果之比，因此，应该从时间、劳动、成果三个要素入手，分析秘书工作效率及其主要特点。
（一）秘书工作时间的特点
时间是物质的运动、变化的持续性、顺序性的表现，是人类用以描述物质运动过程或事件发生过程的一个参数。确定时间，是靠不受外界影响的物质周期变化的规律。任何工作必须在一定的单位时间内进行。秘书工作的职能和任务，决定了秘书工作时间具有紧迫性、规定性、模糊性、连续性的显著特点。
1.紧迫性
秘书部门是为组织高效运转而设立的，秘书工作直接服务于领导中枢，负有上传下达、督促检查、沟通协调、确保政令畅通的重要职责，客观上决定了秘书工作在时间上具有紧迫性。任何拖沓延误，都将造成严重后果。因此，秘书人员只有发扬紧张快干的优良作风，克服疲沓拖拉的不良作风，才能提高工作效率。
2.规定性
由于领导活动的时效性很强，领导者一般要求秘书必须在规定的时间内完成某项任务，不能超时。否则，将会误时误事，影响全局工作。因此，秘书必须按时完成工作任务，必要时还得加班加点，挑灯夜战。
3.模糊性
由于秘书部门是综合办事和服务部门，必须随时为领导、部门和基层提供优质高效的服务，因此，秘书工作很难严格区分上下班和节假日，甚至有些工作无法按部就班进行。这个特点决定了秘书工作所付出的劳动量很难精确计算，需要秘书人员大力发扬吃苦和奉献精神，不计较八小时内外，加班加点完成工作任务。
4.连续性
秘书工作的目标是保障领导机构高效运转，为此，必须为领导、部门和基层提供不间断的服务，不可能希求一劳永逸或时续时断。要求秘书人员必须有足够的思想准备，保持强健的体魄，发扬不怕疲劳、连续作战的作风。
（二）秘书劳动的特点
劳动，通常是指能够对外输出劳动量或劳动价值的人类运动，是人维持自我生存和自我发展的唯一手段，是人类运动的一种特殊形式，也是提高工作效率的决定因素。按照传统的劳动分类理论，劳动可分为脑力劳动和体力劳动两大类。秘书工作任务繁重，需要秘书人员付出辛勤的劳动。秘书劳动兼有脑力劳动和体力劳动的特点，但从总体上看属于脑力劳动的范畴。秘书劳动具有知识性、思维性、操作性、紧张性的显著特点。
1.知识性
知识是人类的认识成果，来自社会实践。其初级形态是经验知识，高级形态是系统科学理论。按现代认知心理学的理解，知识有广义与狭义之分。广义的知识可以分为两类，即陈述性知识、程序性知识。秘书工作具有综合性，涉及的知识十分广泛，包括政治、经济、文化、科技、社会等各方面，既需要陈述性知识，也需要程序性知识。知识面狭窄是难以胜任秘书工作的。这一特点要求秘书人员必须不断学习，具备较为广博和深厚的知识，才能提高工作效率。
2.思维性
思维是人脑借助语言对客观事物的概括和间接的反应过程。思维以感知为基础又超越感知的界限。它探索与发现事物的内部本质联系和规律性，是认识过程的高级阶段。秘书工作为领导服务的性质，决定了秘书劳动不是单纯的体力劳动，更多的是脑力劳动。无论是发挥参谋作用，还是提高办事效率，都需要秘书具有较高的智力水平和较强的思维能力。为此，秘书人员必须努力提高思维素养，才能提高工作效率。
3.操作性
程序性知识是关于办事的操作步骤和过程的知识，也称操作性知识。这类知识主要用来解决“做什么”和“如何做”的问题，可用来进行操作和实践。策略性知识是一种较为特殊的程序性知识，它是关于认识活动的方法和技巧的知识，如“如何有效记忆”“如何明确解决问题的思维方向”等。秘书工作具有严谨的程序性和繁杂的事务性，要求秘书熟练掌握操作性知识，具有很强的动手能力。
4.紧张性
无论是秘书的脑力劳动还是操作性劳动，由于领导要求高、工作量大、连续性强，这就决定了秘书劳动具有高度的紧张性。这一特点对秘书的身体素质和心理素质提出了很高的要求，必须有强健的体魄、充沛的精力、奉献的精神，才能承受这种超负荷的劳动。
（三）秘书劳动成果的特点
劳动成果是指人类通过创造物质或精神财富的活动而形成的工作或事业上的收获。劳动成果一般分为脑力劳动成果和体力劳动成果。劳动成果是检验工作效率的重要指标。秘书工作的特殊性，使秘书劳动成果具有综合性、渗透性、潜隐性的特点。
1.综合性
秘书部门处于组织的枢纽地位，秘书工作具有很强的综合性，因此，评价秘书劳动成果，不能单从办文、办会、办事的数量上去统计，而应综合分析和评估秘书辅助领导工作的效能是否提高，整个机关工作的效率是否提高，上级领导、业务部门和基层单位对秘书部门的工作是否满意等。
2.渗透性
由于秘书工作对领导工作具有辅助性和服务性，一般来说，秘书劳动没有自己独立的成果，而是渗透、融合到领导工作和整个单位的管理活动中了。这一特点，一方面要求秘书人员应当具有绿叶扶红花的职业道德和高尚情怀，另一方面，在评价秘书工作效率时，不应单从秘书劳动成果本身来衡量，而应从领导工作效率和组织总体效益来衡量。
3.潜隐性
秘书工作从属于本组织的领导工作，这一特点决定了秘书劳动成果不易直接显露。秘书人员必须具有甘居幕后、不计名利、默默奉献的精神，以自己高度的责任感、高水平的服务、高效率的工作，来实现领导工作的高效率。
名人名言
衡量一个好的总统秘书，要以他的献身精神、艰苦奋斗和工作效率为标准，而不是他的成就。一切成就都应属于总统。
——［美］谢尔曼·亚当斯
三、秘书工作必须提高效率
名人名言
办公室每天都要处理许许多多的日常工作事务，解决上下左右、方方面面的各种矛盾和问题。这就需要我们不断提高工作效率…… 如何提高工作效率，我认为必须学会运用辩证法，分清层次，认真思考，“审大小而图之，酌缓急而布之，连上下而通之，衡内外而施之”。这就是说，要发挥办公室的整体效能，权衡大事小事、急事缓事，抓大事不放，抓急事先办；沟通上下左右，做到上情下达、内外有别，使各项工作有条不紊地进行。[1]
——习近平
（一）秘书工作效率直接影响领导工作效率
秘书工作效率对领导工作效率有直接而重要的影响。秘书工作是为实现提高领导工作效率的目标而产生的，秘书工作也是在追求领导工作高效率的过程中开展的。离开提高领导工作效率，秘书工作就失去了存在的价值和意义。因此，除领导者自身需要提高工作效率外，作为辅助领导工作的秘书部门和秘书人员，必须采取多种途径和方法提高秘书工作效率，为提高领导工作效率创造良好条件。
（二）秘书工作效率直接影响机关工作效率
为提高领导工作效率，社会组织一般都设置机关。机关由许多职能部门组成，好比一部既相互分工又相互协作的复杂机器，只有围绕中心，配合得当，才能高效运转。秘书部门作为综合办事机构，在沟通管理信息、协调部门关系、提高机关运转效率中具有不可替代的作用。由此可见，秘书工作效率不仅直接影响领导工作效率，而且直接影响机关工作效率。秘书部门和秘书人员只有努力实现自身工作的高效率，才能使所在机关高效运转。
（三）秘书工作效率间接影响管理系统运转效率
管理系统是由管理者与管理对象组成的并由管理者负责控制的一个整体。管理系统的整体是由相对独立的不同部分组成的。管理者如果看不到整体中的各个组成部分就看不清楚整体的结构和格局，就会造成认识上的模糊，在工作上分不清主次，影响管理系统运转效率。任何管理系统都由管理者与被管理者构成，秘书在二者之间发挥着双向沟通、联系协调的桥梁和纽带作用。例如，秘书部门和秘书人员必须主动服务上级机关，及时请示汇报，认真贯彻上级的决定指示；必须经常保持与下级机关和基层单位的联系；必须与其他机关建立正常的关系，及时沟通信息，搞好内外协调。只有这样，才能保证管理系统信息畅通、高效运转。否则，必将造成信息不灵、政令不通，导致整个管理系统效率降低。