学习目标
理解秘书部门办事职能与参谋职能的特点，领会两大职能的辩证关系。
一、秘书部门的办事职能
秘书部门的办事职能，是秘书部门为领导机构办理各种具体事务时应承担的职责和所具有的功能。领导机构是组织管理的首脑机关，具有大量的、繁杂的甚至琐碎的事务需要秘书部门来承担，包括文书处理、会议组织、内外联系、公务接待、电话登记、信访办理等常规性工作，以及部门职责范围均未规定的临时性、突发性的工作。设置秘书部门，就是要给领导当好事务助手，协助领导处理这些基础性事务工作，把领导从烦琐的日常事务中解脱出来，使之集中精力抓全局、抓大事。可以说，办事职能是秘书部门的第一职能。
（一）秘书部门办事职能的特点
1.应变性强
秘书部门是大量信息汇聚、交互流动的枢纽。各种信息总是随着各种情况的变动而不断变化。例如，在办理文书处理、会议组织、公务接待等事项时，由于时间、地点、人员、内容的差异或变化，经常出现一些事先难以估计到的、随机的事项，秘书部门必须灵活变换办事的思路和方法。这就需要秘书部门及其工作人员具有处乱不惊、临危不乱、机敏应对、高效处理的应变力。
2.事务繁杂
秘书部门作为综合办事机构，既要办文、办会，又要接待、接洽；既要处理好上下左右各方面的关系，又要适应不同领导的风格搞好服务工作。领导交办的事情经纬万端，各职能部门呈请领导的事项千头万绪，其中有的是刻不容缓、马上就要落实的，有的则需常抓不懈、时时催办督促。面对纷繁复杂的事项，秘书部门都要把握好轻重缓急，做到不遗漏、不误事，确实很费脑筋，始终处于高度紧张状态。这对秘书人员的工作能力、质量和效率等方面提出了很高的要求。
3.内容紧要
领导工作涉及方方面面，但领导者不可能事无巨细全部亲自处理，大量工作都交由秘书部门来处理。秘书部门受权所办之事，有的事关大局，涉及全局性工作、综合性工作，直接关涉领导决策的形成和传达；有的事关执行，需要准确及时地向承办机关部门或承办人员传达领导指令，按照领导授权的范围积极协助领导对决策实施、执行、承办中的状况、行动、态度、问题、效果、进度、结果等进行督促检查，然后如实向领导反馈；有的事关组织运转，需要联系上下、左右、内外机构或部门，需要善于发现组织运转中随时可能出现的矛盾和问题，在自己的职能范围内协助领导或经领导授权、授意后，代表领导和领导机关正确处理矛盾纠纷，有效进行组织协调等。这些工作都十分紧要，需要秘书部门具有良好的办事能力来支撑。
（二）秘书部门办事工作的要求
1.认真负责
秘书部门的工作无小事，常常是大事要事交织、急事难事叠加，任何思想上的麻痹松懈、行为上的偏差纰漏都可能影响工作运转，甚至影响大局。因此，要脚踏实地，认真负责，真抓实干，说真话、报真情、做实事、求实效，不得搭花架子、做表面文章、欺上瞒下。要敢于直面问题，矛盾面前不躲闪，挑战面前不畏惧，困难面前不退缩，在关键时刻和危急关头豁得出来、顶得上去、经得住考验。无论办文、办会、办事，都要踏实做事、紧抓快办、严谨细致、精益求精，力求案无积卷、事不过夜，于细微之处见精神，在细节之间显水平。
2.严格规范
秘书部门是组织中重要的工作部门，对内来说，其工作与全局工作密切相关。例如，掌握领导机关的核心机密，一旦泄露就会给工作造成被动或损失。对外来说，秘书部门发挥着“窗口”作用。人们对一个组织及其领导班子的印象如何，很大程度上与秘书部门工作相关。所以，秘书部门必须严格纪律、规范管理。既要坚持制度管事管人，建立健全各项规章制度并抓好落实，严格考核，公平奖惩，又要严守纪律，按章办事，自觉遵守各项规章制度，处处起表率作用，不断提升秘书团队的服务水平。
3.务实高效
办事就要讲求质量和效率。而秘书部门工作任务重、事务又繁杂，就更要明确工作重心，突出工作重点。抓住主要矛盾又不忽视次要矛盾，先急后缓，先主要工作后次要工作。在解决主要矛盾的同时尽量使次要矛盾也得到解决。要增强工作主动性、时效性、科学性，克服盲目性，做到有的放矢，变被动服务为主动服务。要讲究工作策略，注重工作方法。要注意事物的发展规律，严格工作运行程序。总之，要找准工作切入点，把握工作着力点，解决工作之难点，力求达到事半功倍的办事效果。
二、秘书部门的参谋职能
秘书部门的参谋职能，是指秘书部门为领导工作出谋献策时应承担的职责和所具有的功能。秘书部门是贴近首脑机关并为其服务的专门机构，最了解领导工作内容和需求，为领导工作做好参谋自然成为秘书部门的基本职能之一。
通常，领导决策工作包括调查情况—形成决策—贯彻实施—检查反馈等相关工作环节。在这一过程中，秘书部门要协助领导进行周密的调查研究，掌握丰富的合乎实际的材料，并加以综合分析，既要为领导决策提供真实可靠的依据，又要寻找解决问题的途径、方法与方案。一旦决议形成后，秘书工作部门要负责起草文件，将决议形成文本，化为切实可行的管理措施，并在贯彻中检查了解情况、反馈信息，为领导修正决策积累参考资料。此外，秘书部门的参谋职能还体现在其他方面。例如，安排领导日程，保证领导工作有条不紊推进；重视信息工作和沟通工作，当好领导联系群众的桥梁；协调好各方面的关系，为领导创造和谐的工作环境等。可以说，秘书部门的参谋工作为领导工作提供综合的信息支持，是领导者智能的重要补充和拓展，具有不可低估的重要作用。[1]
（一）秘书部门参谋职能的特点
1.谋而不断
参与谋划而不得决断。秘书部门的参谋工作受到领导意图、自身职位职责的制约，始终处于从属地位，不具备决策的独立性。无论是秘书部门负责人（如办公厅秘书长、办公室主任），还是资深的秘书人员，都要始终围绕领导的决策目标，在广泛收集信息的基础上，提供一些解决问题的方案、办法以及建议等以供领导参考。秘书部门所提意见不是“拍板定案”，是否被参考或被采纳完全由领导来定夺，秘书部门不得喧宾夺主。
2.信息辅助
通过加工提炼各种信息来辅助领导正确决策。随着现代管理决策内容与形式的复杂化，秘书部门参与领导决策工作越来越受到领导的重视。不过，与政策研究机构、咨询参谋机构等专门决策咨询机构的智力支撑相比较，秘书部门的参谋职能的实质，是建立在信息加工基础上的智力助手功能。秘书部门通过收集、筛选、加工、萃取、编撰各类有价值信息，为领导提供全面、系统、适时、适量、真实、精准的信息，为其决策服务，这是互联网和大数据时代秘书部门辅助领导决策的主要途径。
3.随机参谋
根据相关管理对象及内容的不断变化发展随时提出参谋建议。秘书部门始终服务于领导机构及其负责人，彼此熟悉，相互了解。如果在工作中发现了问题，秘书部门可以随时提出意见建议供领导参考，而领导遇到各种情况也可以随时提出咨询事项，听取秘书部门的意见，不需按部就班履行一定程序或者召开专门咨询会议。这种灵活机动的参谋方式，使秘书部门能及时有效地为领导工作提供高效的参谋服务。
（二）秘书部门参谋工作的要求
1.讲究方式方法
秘书部门与领导之间是上下级关系，基于这种地位的特殊性，秘书部门要真正做到为领导出谋献策，在确立辅助意识的前提下，必须讲究参谋的方式方法，方能够取得参谋的实效。参谋的方式是多种多样的，可直接进言，表达自己的观点、看法、意见，也可通过调研报告、起草讲话、报送信息等形式提出建议。采取哪种方式参谋更为合适有效，必须具体情况具体分析，认真权衡。总体来说，需根据领导的个人特点和涉及事物的具体情况而论，确定参与议事的方式，使自己的思想、观点、认识与领导的意图相契合，被领导认可和采纳，方能达到参谋议事的目的。
2.掌握适度分寸
秘书部门在领导决策中处于辅助从属地位，主从关系不能颠倒，辅助领导决策而不能代替领导决策。因此，要严格做到守纪律、懂礼节，会干事、干成事，不越位、不缺位，不乱发表议论。否则，必然影响领导的正确决策。
3.讲究参谋效果
适度提前进入角色，思维在前，服务在前，参谋在前。适时提出建议，要在领导决策前适时拿出建议、主张，领导采纳了要及时实施；对于领导未采纳的，不能自弃，更不能埋怨，适当管理自我情绪，要服从并按照领导决策的意图办理。
三、两大职能的辩证关系
秘书部门的办事职能和参谋职能，从工作对象上看，二者具有从属性，都是服从服务于领导工作。从工作目标上看，二者具有同一性，都是协助领导处理管理并达成组织目标。二者的从属性和同一性，决定了秘书部门办事职能与参谋职能的相关性。在实际工作中，单纯强调参谋职能而忽视办事职能，或者单纯强调办事职能而忽视参谋职能，这两种倾向都存在一定的认识偏差。总体来说，两大职能之间的关系，既相对独立，又彼此联系，因而秘书部门既要认真办文、办会、办事，又要积极主动出谋划策。
具体来说，办事职能与参谋职能之间是相互依存、互为补充的。办事职能是秘书工作的基础和主体，参谋职能是在秘书行使办事职能，即从事日常管理工作过程中体现出来的，参谋职能不能脱离办事职能而独立存在。参谋职能是秘书工作的灵魂，是把事情办好的关键。离开参谋职能，办事效率不可能提高，秘书工作也一定做不好。秘书部门的理论水平、政策水平、思想水平越高，其咨询参谋水平也会越高，这既能切实发挥秘书部门的参谋作用，不断提高参谋水平，同时也将有助于提高办事的质量和效率，促进其办事能力的提升。可见，办事职能与参谋职能不是孤立存在的，二者之间有着相互融合、密不可分的联系。
正确理解秘书部门的办事职能与参谋职能具有重要意义。一方面，正确理解了二者的分工和特点，有利于秘书部门摆正位置，把握工作特点，克服工作中的盲目性；另一方面，准确把握二者的辩证关系，还有利于在工作中科学处理好二者的关系。也就是说，如果秘书部门缺乏高瞻远瞩的全局意识，不关注大事要事，不从大局思考问题，终日埋头处理琐碎事务，就会陷入大量事务中。反之，秘书部门如果一心只想当高级参谋而不重视领导交办的具体事务，也就无法了解基层需求、管理现状与问题，也就难以提出真正切实可行的参谋意见，无法正确发挥参谋助手作用。[2]
要处理好两大职能的关系，秘书部门应做好两个方面的工作。一方面，要增强办事和参谋的意识。这是充分发挥秘书部门两大职能的前提和基础。当今社会对秘书部门的办事与参谋职能提出了更新、更高、更严的要求。秘书部门既要围绕领导中心工作，自觉站在全局整体的高度，积极当好参谋，切实搞好决策服务，又要有条不紊地办事，做到眼中有事，心中想事，手中干事。另一方面，要不断提高办事与参谋的能力。这是充分发挥秘书部门两大职能的关键和保证。秘书部门通常要根据领导工作的中心任务和特点，分析并抓住牵动全局的政策性、倾向性问题，制订工作预案，提出择优汰劣趋利避害的措施和建议，或者深入实际实践，把方方面面的热点、难点、重点情况及时准确反馈给领导。要出色完成上述各项工作，秘书部门就必须有赖于办事与参谋能力的不断提升。
综上所述，秘书部门两大职能的关系是既有分工又相互联系的辩证关系。办事是经常性职能，参谋职能在很大程度上是通过办事职能来体现、来进行的。从这个意义上说，办事工作又是参谋工作的具体化。要寓参谋作用于办事之中，又要在办事过程中发挥参谋作用，防止出现片面性，努力使秘书部门的两大职能在相互渗透融合中共同推进。