学习目标
理解秘书部门内部建设的必要性，掌握秘书部门内部建设的重点内容。
一、思想建设
秘书部门人员队伍的思想建设是内在的、深层次的。通常，思想是主观对客观事物的反映，是一个人的世界观、人生观、方法论的具体体现，也是一个人、一个组织的灵魂。一个人有什么样的思想，就有什么样的思路、理念、目标、追求和方向，就有什么样的精神状态、行为方式，就有什么样的办法、措施、要求和标准。因此，思想建设是秘书部门队伍建设的根本途径。
（一）加强思想修养
任何人都要有自己的理想、目标、方向，否则做任何事情，都会缺乏内在动力，缺乏巨大勇气，缺乏扎实基础。秘书部门人员要具有理想信念，才会对秘书工作充满自信，才会全心全意地去努力工作，也才会对事业无限忠诚，才会有昂扬锐气、浩然正气，才能从大局的高度来观察、分析和处理问题，才能打牢理论功底，夯实思想根基，加强政治理论和科学文化方面的学习，树立正确的世界观、人生观和价值观，才能时刻保持清醒的头脑，在关键时刻靠得住，在风浪面前不畏惧，在大是大非面前站稳脚跟、立场坚定，旗帜鲜明，经受得起大风大浪的考验。
（二）树立大局观念
秘书工作必须紧紧围绕并始终服务于本单位的工作全局。虽然秘书部门自身工作任务繁重、人力紧张，但是对上级机构及其领导、本单位领导等随时交办的任何任务都要不讲条件，按时保质完成，这就是大局观念。作为综合办事机构，秘书部门工作人员要以长远的目光审时度势，力求赢得工作上的主动。顾全大局，就是要站在战略和全局的高度，站在领导的角度，去谋大事、想大事和议大事，为领导当好参谋助手。围绕大局，就是要找准自己的位置，找出工作的着力点和努力方向。服务大局，就是要针对上级或本单位各项影响全局的大事要事，想尽办法克服多重困难，创造条件做好各项服务。
（三）强化服务意识
秘书部门人员必须树立自觉服务的角色意识。为领导服务，就是要当好领导的参谋助手，强化主动服务和超前服务的意识，在吃透上情、掌握下情的基础上提出自己的看法和意见，切实搞好决策前、决策中、决策后服务。为基层服务，就是要深入基层，了解、反映基层在实际工作中存在的问题和困难，帮助他们解难题、办实事，并及时、准确地提供政策、信息等方面的服务。为群众服务，就是要认真倾听群众的意见，了解群众的疾苦，反映群众的呼声，全心全意为人民群众服务。思想见之于行动。只有服务意识到位了，才有可能将服务落到实处。
二、组织建设
秘书部门是按照一定的职能目标建立起来的一个有机整体。如果组织松散、涣散，就不可能有凝聚力和战斗力。为此，秘书部门须从明确的目标、清晰的角色、精湛的技能、高度的信任、良好的沟通、有力的领导等方面，加强组织建设，使之成为一个朝气蓬勃、奋发有为的高效团队。
（一）严格落实相关管理制度
制度是履行管理职能、提高管理效率和实现组织目标而建立的共同遵循的规范。秘书部门必须按照各项工作纪律和规章制度不折不扣执行上级和本单位确定的工作目标与思路、工作方针、决策部署，执行中出现了新的情况、新的问题，或者有不同的看法，应当按照组织程序提出意见建议，或者发现有不完善、不恰当、不正确的地方，应当及时反映情况，提出修改建议。如有不同意见，应当及时地、毫无保留地向领导报告、反映等。只有切实落实组织管理的制度规范，才能保证秘书部门工作有序有效开展。
（二）严格实行协作机制
民主基础上的集中和集中指导下的民主相结合的管理是实现秘书部门职能目标的有力保障。对秘书部门的领导来说，要从本部门出发，多方面调查研究，多渠道掌握情况、发现问题、总结经验，提出意见和建议；对每项工作来说，秘书部门相关人员要主动沟通协调，不得各人自扫门前雪、不管他人瓦上霜；对需要提交会议讨论的事项、材料，要充分听取各方面的意见，认真研究，情况要准，分析要清，办法要可行，有的可能涉及多部门的工作，要多通气沟通、听取意见等，以便切实履行办事参谋的职能。
（三）严格团队交流学习制度
这是加强组织建设的一个重要内容和形式。加强理论和业务学习，不断提高秘书团队攻坚破难、善有作为的能力。善于开展工作总结，会前要认真准备，充分听取意见和交换意见，可开展谈心交心，深刻总结反思，也可撰写发言提纲，讲内心话、真心话，用切身的体会联系实际来交流学习、总结提高。在交流学习中维护秘书部门的团结和谐，讲究相互拾遗补阙、协调配合、形成合力，培育相互信任、相互配合、相互关心、相互沟通、相互谅解的团队精神，力求做到各司其职、各尽其责，认真完成领导交办的各项工作任务。
案例
A公司管理层决定推行ISO 9000的认证，此项工作由总经理办公室的杨主任负责。为了更好地完成这项工作，杨主任调来小李、小黄、小王三名专员协助其工作。由于杨主任对ISO 9000的认证也不是十分了解，加之遇到各个部门的莫大阻力，他难免会出现或大或小的错误。三名专员是如何对待杨主任在工作中所犯的错误呢？小李对公司的生产流程非常熟悉，他在执行杨主任布置的工作时总会认真思考，如发现问题就会直接毫不留情指出其错误，如果杨主任不同意他的想法，则会消极怠工。小黄对ISO 9000了解并不多，在落实杨主任的指令时会认真思考执行，如遇到问题则会直接找杨主任说明其错误及纠正方法，或者会通过内部邮件与其沟通。小王曾在其他企业完整地参加过ISO 9000的认证体系，他在执行中遇到问题时会等待杨主任新的指令下来后再去工作。
杨主任该如何管理团队呢？
三、业务建设
秘书部门的业务建设，是在对秘书部门工作进行梳理、分析、汇总的基础上，提出科学合理的工作方法、流程、标准，以便提高秘书工作的水平。
秘书部门的业务范围比较广泛：一是事务性工作，包括处理信件、接打电话、撰写公文、收发与办理公文、管理档案、整理报纸杂志、操作传真、接待访客、安排上司约会、参加会议并记录、安排差旅等；二是管理性工作，包括办公室管理，甚至会计与财务、设备采购等；三是沟通协同性工作，包括客户服务、媒体应对、公关策划、公司庆典主持、参加应酬、外勤工作、上司临时交办的其他事项。上述业务内容，在各级各类机关的秘书部门有所不同：对层次较高的机关单位来说，秘书部门工作量大、责任重，人员也多，分工相对比较细；对于基层单位的秘书部门来说，人员少、工作面广，秘书人员可能样样要干、样样要管；对于工商企业单位、文化科研机关、学校、军队、社会团体的秘书部门来说，也各有自己的特点和侧重点。不过，秘书部门的核心业务内容还是相对稳定的，应当围绕这些核心业务内容来强化自身业务建设。
（一）优化办文、办会、办事的运转程序
办文求精，要求精耕细作、精雕细刻、精益求精，充分考虑政策规定、上级要求、领导意图与本地实际的紧密结合，确保每篇文稿都能符合规定、达到要求、体现意图；办会求细，要求全程介入、周密安排、严格把关，在保证质量的前提下大力精简会议，提高效率，使领导从一般性会议中解脱出来，集中精力谋大事、促发展；办事求实，要求说实话、办实事，不弄虚作假，不无中生有，不搞形式主义，不做表面文章，切实做到高标准、高质量、高绩效。
（二）强化信息、督查、调研的实效机制
强化信息工作实效机制，要求做到“准确、快捷、高质”，努力使之成为领导了解动态、发现问题、科学决策、指导工作的重要依据；强化督促检查实效机制，要求做到“及时、严格、务实”，努力形成推进本单位各项决策落实的长效机制；强化调研实效机制，要求做到“课题、观点、运用”相结合，努力达到解决现实问题既好又快的效果。
（三）细化接待、后勤、保密的相关制度
制定规范接待的流程、标准和方法，建立健全接待工作制度；建立健全与服务型、和谐型、节约型机关相适应的后勤保障制度；围绕提高信息保密保障能力和保密管理的整体水平，进一步建立健全适应网络化、信息化新形势的机要工作制度。
四、作风建设
秘书部门的作风建设，就是对秘书部门人员的思想、工作和生活方面表现出来的态度、行为予以引导和规范，使之更好适应秘书工作的需要。这是秘书部门加强队伍建设、树立秘书部门良好形象的重要抓手。
（一）“实”，实事求是，求真务实
调查研究要摸实情、求实效，不搞形式主义，不做表面文章；上报信息要真实可靠，不搞凭空捏造，无中生有；汇报工作要说真话实话，不夸夸其谈，不弄虚作假；总结经验要切实，不故意拔高，不搞“假、大、空”。想问题、做参谋、办事情，都要符合客观实际，真正做到说话让人相信，办事让人放心。
（二）“细”，细心细致，精益求精
秘书部门的工作繁杂，但每一项工作都直接或间接地牵涉到领导的决策，关系到组织目标的实现。因而工作过程中一定要细心、专心、小心。计划要周详，行动要谨慎。办文要经得起推敲，办会要经得起检验，办事要经得起核查。
（三）“严”，严肃纪律，严谨落实
秘书部门人员要严格遵守组织纪律，切实做到个人服从组织，下级服从上级，不该问的不问，不该说的不说，不该记的不记，不该做的不做。做事要严谨谦虚，把认真细致、严谨规范贯穿于具体工作中，融入每个细节中，落实到自觉行动中，力求说话办事言之有据、行之有序、动之有规。[3]
（四）“快”，及时快捷，高效经济
秘书部门要雷厉风行，不拖泥带水。例如，起草文稿要做到领会意图快、拟定提纲快、写作成文快；督促检查要做到掌握情况快、撰写报告快、督促整改快；筹办会议要做到通知联络快、布置会场快、会后清理快；行政后勤要做到上门服务快、日常办事快、应付急事快。力求又好又稳又快地完成各项工作任务。