年会筹备委员会为年会召开作了细致周到的准备工作。在萧冠英、崔载阳运筹下，国立中山大学校长邹鲁、广东省第一集团军司令陈济棠等14位名誉筹备委员及囊括国立中山大学主要行政机构负责人、知名教授在内的15位筹备委员全部到位，并设立文书、事务、编辑和交际四部，各部干事95人、共计124人的庞大职员队伍。筹备委员会于1935年10月31日、11月11日、12月7日及次年1月8日前后召开四次会议，具体规划年会各项事宜，第二次筹备会议通过年会预算草案并呈请政府拨款，各部按照会议日程列出详细的工作计划；社教社事务所为方便北方各省社员赴粤参会，专门在上海组织招待处，“上海为北方各省社员赴粤必经之路，惟以五方杂处，人事纷纭，陌生客抵此，往往不能应付裕如。本社特在上海组织招待处，招待或引导过沪各社员”，并专门在社刊上发布招待办法[129]，这些均为年会顺利召开作了坚实铺垫。
表2-9 社教社第四届年会经费预算表（1935）[130]
从表2-9可知，筹备委员会预算年会支出高达10420元（粤法币），呈请国立中山大学校长邹鲁，请其转请西南政务委员会拨发。“查预算总额合共壹万零肆百贰拾元，此款系属临时用费，大学预算内未有计列，理合检同大会预算表乙份，备文送请，查照转请西南政务委员会核给，以利会务，实为公便。”[131]西南政务委员会给予批示，此项款项顺利解决。据第四届年会筹备会在会后给出《收支报告表》，收入共10973.05元，其中广东省政府拨付10420元、中山大学补助250元，会后变卖宿舍用具303.05元；共支出10892.74元，其中补助社员来粤川资5108元，社员膳食费935.5元，文具及印刷费1290.44元等，尚余40.31元。[132]对于此，主席梁漱溟在代表理事会开幕词中专门致谢，“本届年会，承蒙中山大学代为周密的筹备及补助，复得广东省政府热心的补助，才有今天这样的盛况，是我们非常感激”[133]。如前文所讲，经费问题，始终是困扰社教社发展的一大障碍，广东省政府如此资助，对社教社顺利举办年会绝对是雪中送炭。
理事会非常重视中山大学给予参会社友的4000元川资补助，理事会第12次会议事务所专门提出“国立中山大学补助本社第四届年会川资四千元，请规定分配办法案”，决议如下：“除提出事务所专任干事一人出席年会全部川资外，全数补助社员川资，公推高践四（召集人）、孙仲威、朱坚白三先生依照下列要点，草拟具体办法，交事务所决定施行：1.除广州外，其他各地出席社友一律予以补助，分四级支配；2.估计路费之多寡，拟定各级之比率，以为分配补助费之根据”[134]。《国立中山大学日报》第2036期刊登了补助办法，按照各省市至广州旅费约数而将省份划分为四个等级，按照等级来分配个人社员或团体社员的川资补助[135]，从档案材料看，这4000元川资拨付并不顺畅，理事会再三发函，直至会议召开前夕（1935年12月14日），方得以由筹备委员会萧冠英、崔载阳代领，“由本会备函领出，仍请大学会计部暂予保存”[136]。从《收支报告表》看，补助社员来粤川资最终超出4000元的预算，补助5108元，“言必信，行必果”，为社教社与广东省教育厅、国立中山大学合办实验区做了很好铺垫。
年会筹备组起草一系列函文，派交际部干事前去接洽邀请第一集团军总部陈司令、广东省政府林主席、广州市刘市长、广东省党部、广州市党部等代表出席年会参观公宴，以中山大学校长邹鲁名义邀请社教社主要社员届时莅临年会；为便于社会各界旁听，特在会场楼上设旁听席200个，凡有机关团体或学校公函介绍者，均可领旁听证到会旁听；函广州市播音台“拟派播音，以广宣传”，“俾社会人士明了本会旨趣，而收实效”，专门安排会议期间出席社员参观学校、函各报馆会议期间出专刊事宜、向广州市长途汽车同业公会附送年会会员职员证章式样，请各长途汽车公司分发售票人存根，以便“半价购票”；函文广州市长，借派银乐队，以便开幕礼上能“克襄盛典”；函文广东宪兵司令部、广东省会公安局，“请派队警维持本年内会场秩序”。[137]不想年会即将举行，广州市发生学潮，广州省宪兵司令部宣布实行戒严令，戒严期间所有集会结社事宜需请广州市戒严司令部核准。为出席社员便利计，1月16日，筹备会专门函文广州戒严司令部司令缪培南，称大会将于即日开幕，“会员职员约三百余人，皆国内教育专家，来集一堂，会商社教问题，冀收良好结果。惟此会大会会务繁浩，会员职员往来频多，应请予以出入自由之便，以利行为。为此，检同本年会会员职员证章式样十纸，随函附送”。缪司令接到请示函后，当日即转饬广东省会公安局局长何荦，“核准予以出入自由，以利进行”[138]。为方便社员开会便利，国立中山大学专门将社员宿舍安排在校内教职员宿舍（图2-6）。在筹备委员会的精心准备下，第四届年会如期在中山大学召开。
图2-6 国立中山大学为社教社第四届年会出席社员提供的宿舍（1936）[139]
年会筹备委员会非常注重会议氛围的营造。社友方惇颐用白描式样的笔触，呈现了即将召开社教社第四届年会的国立中山大学校园景色：“本届年会的会址定在广州文明路中大旧校，在开会的前几天，我们在文明路上便可看见一条橙色布条高高地横在马路当中，上书‘中国社会教育社第四届年会，会场：国立中大大学，会期：一月十八日至二十二日’等字样。中大正门前悬着‘中国社会教育社第四届年会开幕典礼’的鲜花匾额。由正门进去，经一个宽敞的操场，便到了大会的会场，这是中大礼堂，中山先生当年曾在此讲演三民主义。礼堂面前，两排鲜花，顶上的钟楼有国旗凌空飘扬，两旁伴以万国旗，极为壮观。会场正中悬中山先生遗像，其上挂着党旗和国旗。主席台之两侧为来宾席及筹备委员席，台下为记录席，后面则为社员席，楼上为新闻记者及旁听席。此外筹备委员会又制定了十五条大会标语，到处张贴，社教空气布满全校”。1月18日，在“在纪念中山先生的学府，中山先生宣讲三民主义的地方”，“八时三十分，主席梁漱溟先生就位。我们的年会就在鼓乐齐奏之下开幕了”。在完成“唱党歌、向党旗国旗及总理遗像行三鞠躬礼、主席宣读总理遗嘱、主席致开幕词、理事会工作报告……”[140]等议程后摄影，在庄严肃穆的大礼堂前，“总理昔日讲演三民主义及本党第一次全国代表大会开会之所”，与会代表400余人，熙熙攘攘，给人一种“于斯为盛”的感觉。下图为年会开幕合影。
图2-7 社教社第四届年会开幕合影（1936）
从数字统计上看，第四届年会与会代表远超前三届年会。很有意思的是，有两组不同的统计数字，第一组由社教社事务所统计：该届年会各省市教育厅局代表、其他来宾及社友共有400余人出席[141]；第二组来自筹备组结束会议时的统计：本届年会人员计会员221人（其中男会员184人，女会员37人），职员124人（内含名誉筹备委员14人，筹备委员15人，各部干事共95人），合计会员职员345名。[142]这两组数字之间的差别所在，只不过第一组计算了其他来宾。具体到与会社员省份来源，据筹备组主任萧冠英的报告称，其中广州99人，江苏41人，广西10人、湖南9人，作为上次东道主的河南代表为7人。[143]延续前三届年会时举办地域社员占多数的局面，引发参会社员“作民”的猛烈抨击[144]。北平市第一民众教育馆馆长戚彬如递交了提案，但没有作为个人社员参加，原因便是“地点在广州，路途较远，用费颇多”[145]。而作为参加年会最为踊跃的陕西省立民众教育馆馆长刘宰国，此届年会作为个人社员及陕西省教育厅代表参会，竟出现“远道赴会，中途病故”的意外事件，陕西省教育厅专电会议筹备组“以期限迫促，不及改派代表”。[146]资料彼此印证，可知该届年会地点放在广州，是更大程度上照顾社教社高层“社的发展有普遍全国的趋势”的雄心大略，不利于普通社员的参会，来自社会教育第一线工作人员的普遍缺失，使得社教社年会成为一个知识精英聚合体。实际上，兼顾了实践，学术氛围便稀薄，反之亦然，这个问题普遍存在于相类学术社团中，延赓至今。