学习目标
掌握秘书工作诸要素及其相互作用的机理。
一般来说，工作系统的运行机制，都是由主体、客体以及联系主体与客体的中介等要素所构成的。主体通过一定的方式作用于客体，从而推动工作系统的运行。秘书工作机制，既有一般工作机制的共同性，又有秘书工作机制的特殊性。秘书工作机制是由秘书人员和秘书部门、秘书工作任务、领导者、秘书工作方法、秘书工作条件、秘书工作目标六个要素构成的有机整体。秘书工作机制运行的过程，就是上述几个要素交互作用的运动过程。
一、主体——秘书人员和秘书部门
秘书工作由谁来做？谁是秘书工作的责任主体？这是开展秘书工作必须回答的首要问题。毫无疑问，秘书人员和秘书部门是秘书工作的责任主体。
（一）秘书人员
秘书人员，泛指从事秘书工作或秘书性工作的各类人员，如领导人的专职秘书，秘书部门中的集体秘书，以及为领导工作和管理工作提供辅助性服务的非专职秘书人员。
秘书人员是秘书工作的责任主体，是秘书工作任务的承担者。秘书人员的素质能力如何，对完成秘书工作任务有着决定性影响。秘书人员对领导意图领会、贯彻得如何，对秘书工作客体认识和驾驭的程度如何，完成秘书工作任务时采取的方法和手段是否科学、先进，都取决于秘书人员自身的素质能力。这说明，增强秘书人员的主体素质，是提高秘书工作效率的关键因素。因此，研究秘书工作主体——秘书人员及其素质能力培养，是秘书学的首要任务。
（二）秘书部门
在一个机关或单位中，当秘书人员以集团方式为领导工作提供秘书服务时，就需要设置相应的组织机构协调秘书人员开展工作，于是就产生了秘书部门。秘书部门有狭义和广义之分。狭义的秘书部门，是指担负文牍性工作，并直接为领导工作服务的办事部门，如办公厅（室）中的秘书、文书、信息、机要等业务部门。广义的秘书部门，泛指具有参谋助手、沟通协调、督促检查、管理事务等职能，并为领导工作和机关各部门工作提供服务的部门，如各级各类机关和组织机构中的办公厅（室）和秘书局（处、科、室）。秘书部门不同于一般职能部门，它是机关和单位的综合办事机构，是管理系统沟通上下的咽喉，是联系左右的纽带，是传递信息的中枢，又是辅助领导决策的“外脑”和处理日常事务的手足，其地位和作用十分重要。
秘书部门也是秘书工作的主体要素。结构决定功能。秘书部门是秘书工作的组织机构，秘书部门的设置是否科学，人员配备是否合理，职责分工是否明确，工作制度是否健全，组织管理是否规范，都会对秘书工作效率产生直接影响，进而对领导工作效率产生重要影响。因此，研究秘书工作组织的科学性和有效性，也是秘书学的重要内容。
案例
季市长和许秘书
与滨海市季市长接触过的中外朋友，无不敬佩他的学识渊博。企业家说他是精通市场经济的行家，文学艺术家把他当作知己，工程技术专家把他看成同行，井下工人说他是贴心人，种地的老农乐意与他扳着手指头谈收成。即使那些在自己研究领域里如痴着迷的“怪人”，也会与季市长有共同语言。不少人称季市长是全才、天才，只有他的妻子知道，老季不过是个比较勤奋的凡人。在这位出了名的、勤奋的人后面，还有一位不出名的、更勤奋的人——市长的秘书老许。
季市长上任伊始，就发现秘书处老许学识渊博，功底深厚。俄罗斯曾派出一个宇航科技代表团来市里访问，市长要出面接见，许秘书为此准备好了谈话提纲。会谈中，季市长不仅对世界宇航领域的发展状况进行了透彻分析，而且展望了未来的发展，对人类共同开发宇宙资源提出了很有见地的看法。宇航专家们一个个伸着大拇指赞不绝口，说季市长的见解精辟，有独到之处，这样对宇宙尖端科学了解如此深刻的政府官员实不多见。后来，季市长又接见了一个考古代表团。季市长从秘书老许准备的材料中，不仅掌握了本市的古文化遗产，而且对我国最新考古成果也了解得比较全面，特别对该代表团成员的考古成果了解得十分具体。有位考古专家私下问旁人，季市长是否是考古学者出身，当得知市长原是搞建筑的专业人员时，他惊奇得目瞪口呆。
一天，日本一个建筑代表团要来本市访问。季市长认为自己是搞建筑出身，又担任城建系统领导多年，自信对建筑行业的情况比较了解，所以没有去阅读许秘书为他准备的有关资料。结果在会谈中，当客人问起中国园林建筑各流派的艺术风格时，季市长一时难以说清。幸亏许秘书在座，礼貌而自然地接过话题，既回答了客人提出的问题，也顾及了市长的面子，这才圆了场。从那以后，季市长每天下班前，总要看看办公桌上有没有许秘书准备的资料。如果有，他一定要带在身边。哪怕工作到深夜，他也要把这些资料读完并记住。
前不久，秘书老许积劳成疾住院了。恰巧这时美国水生物代表团前来访问。市政府办公厅为了给市长提供有关资料，专门请来了高校和科研单位的水生物专家学者，结果搞了两天，因专家学者意见不一致而没有整理出来。明天就要与美国朋友会谈了，市长下班时习惯性地看了看自己的办公桌，只见一份水生物研究方面的综合资料照例放在那儿，原来，许秘书在病中也没有忘记履行自己的职责，季市长不由得心生感动。第二天，由于专家学者没有写出材料，办公厅只好安排他们一起出席座谈，以便帮助领导回答专业性较强的问题。没想到季市长谈吐自如，旁征博引，毫无外行窘态，不仅美国专家对市长的学识感到吃惊，就连本市的专家学者也赞叹不已。
秘书老许与季市长配合了整整四年，季市长的书籍和资料增加了五倍。后来，季市长升任省长，但他每晚睡觉前阅读有关资料的习惯没有变。秘书老许虽然已经退休了，但被他画满符号的各种参考资料，经常放在原任市长、现任省长的文件包里、枕头边和书桌上……
二、客体——秘书工作任务
秘书工作究竟做什么事情？换句话说，秘书的工作任务是什么？这是开展秘书工作必须明确的基本问题。
在日常生活中，任务通常指交派的工作、担负的职责和责任。秘书工作任务，是指秘书主体承担的职责范围和主要责任，它是由多个任务要素构成的一项完整的有意义的工作活动。秘书工作任务和秘书工作要求有一定区别，秘书工作任务是指秘书的工作范围或者职责范围；秘书工作要求是指在这些范围内所要做到的程度。二者相辅相成，没有严格的界线。
秘书工作任务是秘书主体的责任范围，是秘书主体的作用对象，是秘书工作的客体要素。秘书人员只有完成秘书工作任务，才能履行自己的主体责任，才能发挥自身的参谋助手作用，才能满足领导工作和管理活动的需要。秘书工作任务规定和制约着秘书人员应具备的职业素养，也规定和制约着秘书工作方法手段。秘书人员能否顺利完成秘书工作任务，取决于主体对客体的认识程度。主体对客体的认识越深刻，了解越透彻，完成任务的决心越大，办法越多，效率越高；反之则低。因此，研究秘书工作客体——秘书工作任务（业务）及其特点规律，即秘书实务，是秘书学的主要内容。
案例
办公室秘书工作职责
（1）在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作。
（2）负责各种文件的起草、装订及传递工作；及时处理上级文件的签收、传递、催办；做好文件的回收、清退、销毁工作；做好文秘档案收集管理及保密工作。
（3）做好各种会议的记录及会务工作。
（4）办理本单位人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、各类保险、统计报表等事项的具体事宜。
（5）负责单位印章管理，按规定开具介绍信。
（6）做好来访接待工作。
（7）做好联网计算机管理工作，每天定时开机接收文件；做好信息收集及报送工作。
（8）负责本单位办公用品的采购和供应工作。
（9）完成领导交办的其他任务和各种应急事务的处理。
董事长秘书工作职责
（1）负责召集董事会议。
（2）负责董事会议的记录。
（3）负责公司印章、法人章的管理。
（4）负责董事会会议筹备、通知。
（5）负责会议材料的整理、存档工作。
（6）负责会议资料的发放、收集。
（7）负责董事长来往信件的处理工作。
（8）做好保密工作，严格遵守公司保密规定。
（9）文秘科长外出时，代职行使科长的职责，管理本科工作。
总经理秘书工作职责
（1）负责协助总经理处理日常事务，对其他行政和业务方面的工作提供行政支持。
（2）负责总经理日常工作安排。
（3）负责筹备公司各种例会，做好会议记录。
（4）负责总经理商务旅行的各项准备工作。
（5）负责应接电话，应答内外咨询，做好外来人员的接洽。
（6）负责接待总经理客人来访。
（7）负责总经理文件、信件、函电的接收与转达，维护总经理名片簿和总经理交代的相关物品。
（8）完成总经理和上级交给的其他任务。
三、导体——领导者
秘书工作为谁服务？由谁主导？这是开展秘书工作必须明确的指导原则。领导者既是秘书工作的客体要素，又是秘书工作的主导因素，具有双重性特征。其中主导因素对秘书工作的影响和制约更大。
所谓领导者，是指居于某一领导职位、拥有一定领导职权、承担一定领导责任、实施一定领导职能的人和领导班子。在职权、责任、职能三者之中，职权是履行职责、行使职能的一种手段和条件，履行职责、行使职能是领导者的实质和核心。但是，领导者要想有效地行使领导职能，仅靠制度化的、法定的权力是远远不够的，必须拥有令人信服和遵从的高度权威，才能对下属产生巨大的号召力、磁石般的吸引力和潜移默化的影响力。
秘书工作辅助和服务于领导工作的特性，决定了领导者在秘书工作中具有特殊的地位和影响。领导者是秘书工作的主要服务对象，是秘书工作的客体要素，这是毫无疑问的。但他同时又是秘书工作的主导因素。这是因为，秘书工作是辅助和服务于领导工作的，所以必须在领导者的指引和主导下进行活动，秘书人员必须听命于领导者，并对领导者负责。在任何时候任何情况下，秘书工作目标必须与领导意图保持一致。衡量秘书工作是否有效，往往看其是否忠实而全面地贯彻领导意图，这是秘书工作有别于其他工作的主要之处。在秘书工作的诸要素中，不论是秘书工作业务的开展，还是秘书工作方法的运用，都与秘书主体贯彻领导意图密不可分。从某种意义上说，秘书工作的过程，就是秘书主体贯彻落实领导意图的过程。因此，研究秘书工作的主导因素——领导者，是秘书学的重要内容之一。
案例
当领导意图改变时
宏远公司正在同台商洽谈购买一批亟须设备的生意，谈判非常艰苦，对方要价颇高，按计划再过两天就该签约了，公司领导非常着急。这天上午，公司黎总经理带着业务部和行政部的经理以及几位秘书，又同台商陈先生坐到了谈判桌前，按计划这天上午就设备的技术指标参数达成协议。谈判在拉锯战中进行，坐在陈先生一旁的经理助理兰先生似乎沉不住气：“黎先生，你们来台湾有些时日了吧？这样谈下去，你们公司也难于支付在这儿的费用啊！我们所提供的设备是世界一流的，卢森堡制造，欧盟中最好的，虽然我们还未成为卢森堡……”话到此处，突然被陈先生一声咳嗽打断了！黎总经理十分注意地听着，当听到兰先生的话被陈先生有意制止后，他眉毛一挑，眼睛闪亮，腮帮鼓了两下。这时，宏远公司的业务经理也有点坐不住了：“兰先生，我们在这儿滞留的费用不用你担心，至于我们所需的设备质量……”班经理也插话：“我们在协议中要求写明技术指标参数，也是按国际惯例办事……”这时，黎总开腔了：“今天上午的谈判气氛欠佳，陈先生，我建议暂时休会，下午再谈！”这时，张秘书小声对黎总说：“哎，不是今天上午……”鲁秘书赶紧扯了一下张秘书的衣襟，才止住了他的话头。后来，黎总一面同陈先生继续谈判，一面派人直接与卢森堡制造商谈成了购买设备的生意，为公司节省了一大笔费用。
四、中介——秘书工作方法
如何做好秘书工作？这就涉及秘书工作方法问题。秘书工作方法，是秘书人员完成好工作任务时所采用的途径、方式和手段的总称，它回答秘书人员“如何做”“如何才能有效”的问题。方法好比过河的桥、摆渡的船、前进的路，秘书人员只有掌握正确的工作方法，才能圆满完成秘书工作任务，提高秘书工作效率。虽然秘书工作基本方法在一定程度上反映了秘书工作的特点和规律，具有科学性和稳定性，但是由于社会管理活动的复杂性和秘书工作任务的多样性，秘书工作的具体方法往往具有可变性和创造性。秘书工作方法的选择与运用，因秘书工作任务和内容随机而定。
秘书工作方法是秘书工作主体作用于客体的中介要素，是联系主体与客体的桥梁。秘书工作方法对秘书工作效率有重要影响。工作方法科学，手段先进，工作效率就高；反之则低。科学的工作方法和先进的工作手段是提高秘书工作效率的基本保证。由于秘书工作方法是由秘书人员操作的，因而秘书人员的智能如何，又影响着秘书工作方法的实际效用。这表明，在秘书工作的诸要素中，秘书工作方法是一个活跃多变的要素，并不同程度地影响着其他要素。因此，研究秘书工作中介——秘书工作方法和手段，必然成为秘书学的重要内容。
案例
电话里的女高音
某市歌舞团计划赴美国演出，团长李阳就此事向市文化局请示，于是他拨通了局长办公室的电话。可是，电话足足响了有半分多钟都没有人接听。李阳正纳闷，突然电话那端传来一个不耐烦的女高音：“什么事啊？”李阳一愣，以为自己拨错了电话：“请问是文化局吗？”“废话！你不知道自己往哪儿打的电话啊？”“哦，您好！我是市歌舞团的，请问张局长在吗？”“你是谁呀？”对方没好气地盘问。李阳心里直犯嘀咕：“我是李阳，歌舞团团长。”“李阳？你跟我们局长是什么关系？”“关系？”李阳更是丈二和尚摸不着头脑：“我和张局长没有私人关系，我只想请示一下我们团出国演出的事。”“出国演出？张局长不在，你改天再来电话吧。”没等李阳搭话，对方“啪”的一声挂断了电话。李阳感觉像是被人戏弄了一番，拿着话筒半天没有回过神来。
五、环境——秘书工作条件
秘书工作是在什么条件下进行的？这是做好秘书工作必须弄清的一个重要问题。任何工作的开展都离不开一定的时空条件，也就是工作环境，秘书工作也不例外。秘书工作环境是一个相当宽泛的概念，它包括秘书工作的地域环境、人文环境、组织环境和办公环境等内外部环境。其中，以组织环境与秘书工作的关系最为密切，办公环境次之，其他再次之。所谓组织环境，就是秘书工作赖以运行的，由组织目标、组织机构、组织功能和组织关系共同组成的工作空间。从一定意义上说，秘书人员能否成才，秘书工作能否顺利，秘书方法能否见效，领导意图能否实现，无不受制于秘书工作环境，特别是组织环境。
秘书工作条件是秘书工作的环境要素。就整体而言，秘书工作环境是秘书工作存在和发展的外部条件，直接或间接地作用于秘书工作，有时甚至起到决定作用。因此，在积极适应宏观环境的大前提下，主动优化秘书工作环境，为秘书工作创造和谐、健康、优美的外部条件，不仅有利于提高秘书工作效率，而且有利于激发秘书人员的工作热情。有鉴于此，秘书工作环境问题，也是秘书学界关注的理论热点之一。
案例
和睦相处
小红是今年刚毕业的大学生，经过几轮的笔试和面试，可说是过五关斩六将，终于以较好的成绩如愿地被一家规模颇大的合资企业录取，成了前台秘书。年轻的小红意气风发，刚参加工作就想好好表现，得到公司的认可，到单位上班后，整天笑容满面，礼貌热情，抢着接待客人，对公司其他部门的同事也是问寒问暖，大家都夸奖她伶俐能干。可她发现前台的其他四个同事对她很冷淡。其中，赵姐的资格最老，已经来公司三年了，另外三位来的时间也不短了。小红在上班过程中明显地感觉到赵姐对她的敌意很深，问什么事都爱答不理的，而另外三位同事唯赵姐马首是瞻，对她也是冷冷淡淡。刚开始，小红没有太在意，心想我做好自己的工作就行了，后来她发现这很困难。因为她们前台接待的客人很多，工作头绪又多，她虽然受过培训，但毕竟初来乍到，还有很多业务不是很熟，公司方方面面的情况还不是很清楚，需要同事们的指点和帮助，同时，前台工作的性质本来也需要大家的配合和协助。认识到这一点，小红开始反省自己，是不是自己哪些方面做得不好，使得同事讨厌自己。她决心改变做法，让同事喜欢自己。所以，接下来的日子，小红经常为同事们打水、打饭、跑腿，脏活、累活抢着干，天天赵姐长赵姐短，虚心向赵姐她们学习。人力资源部经理过来问她：“工作怎么样？和同事们处得怎么样？”小红也当着赵姐她们的面回答说：“经理不用担心，赵姐她们经验丰富，经常教给我很多东西，也经常帮助我把工作做好。”经理满意地走了。慢慢地，小红发现赵姐她们对待她的态度变了，不再那么冷淡了。终于有一天，赵姐对她说：“小红，今天跟我们一起吃饭吧。这段时间你也辛苦了，以后我们一起好好相处，共同把工作做好。”小红欣慰地笑了。
六、目标——提高领导工作效率
为什么要从事秘书工作？秘书工作的目标和追求是什么？这是每个秘书工作者应当十分明白的根本问题。无论做什么事都应当有明确的宗旨和目的，开展秘书工作也是如此。
领导工作效率是指领导者或领导集体在单位时间内完成工作的数量和质量，是已取得的领导工作实绩与所需时间之比，即完成一定数量和质量指标的速度。领导工作效率可以直接以数量分析方法反映出领导工作的速度、节奏和频率，也可以从领导工作效率评估的结果看出在条件和客观环境相同的情况下，由于领导者自身能力、素养等方面的差距而产生的不同的工作效率。
提高领导工作效率是秘书工作的目标要素。秘书工作目标是以领导工作为中心而展开辅助工作的目的与结果，也是秘书工作价值的集中体现。衡量秘书工作是否有效的最终检验方法，不仅要看秘书工作任务是否完成，更要看秘书工作是否有助于提高领导工作效率。秘书人员必须立足这一根本目标，把全心全意为人民服务作为根本宗旨，把为领导服务作为直接宗旨，以提高领导工作效率为目标，在工作中不断强化服务大局意识，发扬奉献精神，运用科学方法为领导工作提供全方位服务，发挥参谋助手的主动性，突出沟通协调的灵活性，增强督促检查的实效性，协助领导如期实现组织目标。
综上所述，研究秘书工作的构成要素及其作用机理，目的是将秘书工作机制建立在科学基础之上，不断优化秘书工作机制，提高秘书工作整体效能，最终为提高领导工作效率服务。
案例
谁的功劳
年终总结的时候到了，秘书程鹏忙了起来。刘处长点名要他负责起草总结报告。今年的总结与以往不同，原来都是走走形式，大家都不当回事儿。今年局里新换了局长，明确指出年底的奖金发放论功行赏，处里工作做得好，奖金人人升一级，工作没做好，人人降一级。
常言道：做得好不如说得好。这句话虽然有弄虚作假的嫌疑，但也说明既要做得好，也要说得好。不说出来，有些背后的、隐性的工作成绩如何让别人知道？因此，对年终总结这个“表功”的关键环节，各个处都很重视，都在暗中较劲。
刘处长特意叮嘱程秘书：“今年处里的工作比较出色，能不能画个圆满的句号，让领导满意，就看你写总结报告的水平了。”程鹏也晓得其中的利害，自从接受任务以后，连着熬了几个通宵，终于写出了一篇洋洋洒洒、既有深度又有文采的总结报告，刘处长看后连连点头，高兴地说：“今年的奖金拿定了，到时候我们全处的同志都要好好感谢你啊！”
果然，在全局的总结大会上，程秘书的稿子经过刘处长声情并茂地讲解，获得了全局上下一致好评。会后，局长还专门对刘处长说：“老刘啊，今年你们处的总结不错，很有深度。”刘处长听了十分高兴。知道内情的人都替程秘书鸣不平，说这是程秘书的功劳，程秘书听后严肃地说：“不能这么说，我只是按照领导的要求写了个草稿，最后定稿的还是处长，成绩应该归功于领导！”