学习目标
熟记并理解秘书工作具有助手、参谋、沟通、协调、督查和保障六大作用。
作用，是指人或事物在一定环境条件下产生的影响或具有的功能。秘书工作的作用，是指秘书工作对领导工作和管理活动所产生的影响或特有的功能。秘书工作对领导工作而言，主要是参谋助手作用，这是秘书界和秘书学界都公认的。为了进一步说明秘书工作在领导活动和管理系统中产生的影响或功能，可将秘书工作的作用分解为助手、参谋、沟通、协调、督查和保障六大作用。
一、助手作用
所谓助手作用，是指秘书人员协助领导处理日常事务，减轻领导压力的功能。助手作用是秘书工作的基础功能，也是首要功能。领导也是人，并无三头六臂，更非“千手观音”。面对千变万化的情况、千丝万缕的联系、千头万绪的工作，笨拙的领导者往往事必躬亲，事无巨细，结果疲于奔命，成效甚微。而高明的领导者则十分超脱，大胆放权，充分发挥助手的作用，把事务工作交给秘书去处理，自己集中精力思考和决定重大问题。现代管理发展的一个重要趋势，就是领导者向“务虚”方向发展，越来越注重预测、规划、决策和宏观调控等战略问题，而很少直接参与事务管理。在这种情况下，秘书必须在协助领导“务虚”的同时，强化自己的“务实”功能，当好领导的助手。实际上，秘书好比领导的左右手，是领导手臂的延伸。这种“手臂”作用，要求秘书必须具有实干精神和献身精神，树立认真负责的态度，培养快准细严的作风，掌握灵活机动的方法，锻炼一挥而就的写作能力、精明强干的办事能力和善于公关的协调能力，还应掌握特殊的工作技能，熟练使用现代化办公设备，努力提高工作效率。
二、参谋作用
名人名言
办公室还有一个重要工作就是发挥参谋作用，及时提出决策建议，并能把领导的决策化为具体意见。如果我们办公室能够综合四面八方的情况，并进行分析，像国外“智囊团”那样，经常提出一些重大的决策建议，就能为领导迅捷进行决策选择提供便利。[3]
——习近平
所谓参谋作用，是指秘书人员在工作中积极主动出谋献策，协助领导正确决策的功能。俄国著名作家契诃夫曾作过形象的比喻：“人要有三个头脑：天生的一个头脑，从书中得来的一个头脑，从生活中得来的一个头脑。”两千多年前的老子也说过：“乘众智者胜。”三国时期的孙权说得更为大胆：“能用众智，则无畏于圣人矣。”前人这些论述给了我们一个启示：一个人的智慧是很有限的，必须善于借助“外脑”。特别是在现代社会中，面对高度发达的科学技术、洪水般的信息冲击以及经济全球化的发展趋势，再精明的领导者，单凭个人的智慧和经验难以对事事作出正确决策，必须借用“外脑”提供决策方案、进行决策咨询和方案论证。秘书是领导的近身人员，自然是领导“外脑”的组成部分，他不仅要办文办事，更重要的是发挥“智囊”作用，为领导出谋献策，当好领导的参谋。秘书工作的参谋作用，要求秘书不仅要有广博精深的知识，而且要有创造性思维能力，勇于冲破传统观念的束缚，树立一系列全新观念。秘书要围绕大局出谋献策、贡献智慧，“身在兵位，胸为帅谋”，主动对全局工作、对领导者抓的重点工作进行深入研究，多出大主意、好主意。只有这样，他才能提出具有真知灼见的奇谋妙计，当好领导的“外脑”。而墨守成规、毫无创见的提案和建议，好比加工厂里生产出的次品，对领导决策毫无帮助，当然不能使领导者满意。
三、沟通作用
所谓沟通作用，是指秘书工作在领导工作和管理活动中具有上传下达、沟通信息的桥梁和纽带功能。中国古代把秘书称作“喉舌之官”。《尚书·孔氏传》曰：“纳言，喉舌之官，听下言纳于上，受上言宣于下。”这说明秘书工作从一开始就具有沟通信息的功能。随着科学技术的进步和社会管理活动的发展，秘书工作在领导和管理活动中的沟通作用越来越重要，主要体现在两个方面。一是上情下达。上级机关的方针政策、本级领会的决策指令，往往通过秘书部门和秘书人员采取多种途径和方法传达下去，以保证政令畅通，还要保证行政信息向人民群众公开。二是下情上传。下级单位的基本情况和决策实施中存在的情况问题，往往通过秘书部门和秘书人员报送上去，以保证领导决策正确和落到实处。秘书部门和秘书人员要当好沟通的使者，一方面要认真学习党和国家及上级组织的方针政策，准确领会领导意图，做到传达领导决策指示不走样、不拖延；另一方面，要围绕大局反映情况、报送信息，做领导的“千里眼、顺风耳”，把各方面新情况新问题、贯彻落实党和国家及上级领导方针政策的意见和建议、基层干部群众关注的热点焦点问题等及时收集上来，归纳综合，分析研判，第一时间报送领导，为领导科学决策提供重要依据。
案例
待总经理冷静之后
振华公司是一个赢利企业，进入第二季度以来，第二、三分公司连续两个月亏损。柏总经理给关、吴两位经理下令限期扭亏，仍不见起色。在一次会上，他质问二人为什么越搞越糟。当关、吴二人解释原因时，柏总很不耐烦地说：“我不管什么原因，我要的是扭亏、扭亏，盈利、盈利！你们懂吗？废物！”关、吴二人一气之下，顶撞了柏总。当下，柏总决定罢免二人职务，会议不欢而散。
柏总平时喜欢打保龄球。吃过晚饭，秘书王伟说：“柏总，近来工作很紧张，我陪您打一会儿保龄球散散心吧？”柏总欣然同意。那一晚他们玩得很开心。在回来的路上，柏总主动请王秘书谈谈对公司情况的看法。
王秘书说：“我的看法不一定对。两个分公司未能扭亏，其中必有原因，您应该让关、吴二人把话说完，再研究扭亏的办法，才是上策。”接着，王秘书又讲了一些情况：因竞争对手使出新招，抢了两个分公司的批发货源，暂时造成两个公司亏损。他同时讲道，关、吴二人为扭亏也准备了对策。王秘书认为，在当前情况下，撤换领导并不是问题的关键，反而会使领导层不稳定，影响正常经营。
柏总听后高兴地说：“你分析得有道理，我静下心来想，觉得做得也不妥当。”柏总于是取消了撤换关、吴二人的决定。
四、协调作用
所谓协调作用，是指秘书工作在领导和管理活动中所具有的化解矛盾、增强团结、密切配合、促进组织目标实现的“润滑剂”功能。由于秘书部门在组织机构工作中处于承上启下、沟通左右、联系内外的枢纽地位，客观上具有综合协调的职能和优势。秘书工作通过大量、有效的协调，不仅可以净化领导的事务工作，提高组织的办事效率和质量，而且对于增强组织凝聚力，沟通上下左右的联系，保证各项工作的正常运转，起到积极的“润滑”作用。特别在全面深化改革的新形势下，新、旧体制相互摩擦，各种矛盾错综复杂，政出多门、推诿扯皮现象明显增多，协调任务更加繁重。秘书人员不仅要明确协调职责，强化协调意识，而且要坚持协调原则，讲究协调艺术，充分发挥协调作用，保证组织机构灵活运转。
五、督查作用
所谓督查作用，是指秘书工作协助领导进行督促检查、推动决策落实的功能。领导决策的制定和实施服务，是秘书工作的重要任务。领导决策制定前，需要秘书部门提供信息、提供预案；领导决策制定后，同样需要秘书部门协助领导抓决策落实。督促检查就是做推动决策落实的文章，就是保证领导决策目标的实现。秘书部门的督促检查是领导督促检查的组成部分，其主要职责和作用是协助领导开展督促检查，并按照领导要求自行组织有实效的督促检查，以推动领导决策的落实。督促检查工作做得怎样，是检验秘书工作的重要标志，是衡量秘书工作层次和水平高低的重要方面。秘书人员一定要强化督促检查意识，围绕大局加强督办、促进落实，对领导集体作出的重大决策、提出的原则性要求，对领导人的重要批示指示，通过建章立制、督促检查等手段，一个一个跟踪问效，推动各项工作部署落到实处。
六、保障作用
所谓保障作用，是指秘书工作为领导者、组织机构和基层单位提供综合性服务，以保证领导工作、组织机构和管理系统正常运转的功能。秘书工作的保障作用，主要是通过承担大量事务工作来体现的。事务工作具有广泛性、琐碎性、经常性、重复性、时效性等特点，这要求秘书人员牢固树立为领导服务、为部门服务、为基层服务的宗旨意识，坚持极端负责的工作作风，坚持无怨无悔的奉献精神，加强秘书工作制度建设，提高精细化管理水平，充分发挥服务保障作用；要求秘书部门围绕大局统筹协调，搞好保障，发挥自身的运转中枢作用，照应各方关切，配置各方资源，调动各方力量，形成做好工作的整体合力，为领导者、组织机构和基层单位提供优质高效服务。
本章小结
秘书工作是指秘书人员协助领导处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的活动。秘书工作是人类基本的社会活动之一，古今中外无时不有，无处不在。秘书工作是人类社会发展到一定历史阶段的必然产物，是辅助管理活动特别是辅助领导工作的客观要求，是提高管理效能和领导效能的必然选择。
秘书工作由主体、客体、导体、中介、环境和目标六大要素构成。秘书人员和秘书部门是秘书工作的主体要素；秘书工作任务是秘书工作的客体要素；领导者是秘书工作的客体要素和服务对象，更是秘书工作的主导因素；秘书工作方法是秘书工作的中介要素；秘书工作条件是秘书工作的环境要素；提高领导工作效率是秘书工作的目标要素。秘书工作机制运行的过程，就是上述要素交互作用的运动过程。
秘书工作作为一种辅助管理活动，与它联系最密切的是领导工作、机关工作和行政管理工作。秘书工作在领导工作关系中处于从属地位；在领导工作过程中处于辅助地位；在组织机构运转中处于枢纽地位；在管理系统结构中处于围核地位。从不同角度认识秘书工作的固有地位，目的是从中引出它对秘书工作的客观要求。
秘书工作的重要地位，决定了它所具有的功能和作用。秘书工作的作用，是指秘书工作对领导工作和管理活动所产生的影响或特有的功能。秘书工作主要有六大作用：助手作用；参谋作用；沟通作用；协调作用；督查作用；保障作用。助手作用和参谋作用是秘书工作的基本作用，其他作用是这两大作用的分解和延展。
总结
关键术语
秘书工作 秘书工作要素
领导者 领导工作效率
秘书工作地位 秘书工作作用
章节链接
本章内容是对秘书工作的总论，其中有些内容分别在其他章节中展开论述。第二节中的秘书人员可与第二章秘书和第十一章秘书人才对接学习；秘书部门可与第十章秘书工作组织对接学习；秘书工作任务可与第四章秘书工作任务对接学习；秘书工作方法可与第六章秘书工作方法对接学习；秘书工作环境可与第九章秘书工作关系对接学习；秘书工作目标可与第八章秘书工作效率对接学习。
应用
批判性思考
1.有的学者将秘书工作看作秘书活动的客体，本书则将秘书工作看作秘书学的研究对象，并提出它由主体、客体、导体、中介、环境和目标六要素构成。你是如何看待这个问题的？请谈谈你的观点和理由。
2.案例分析。
【案例】
三年来，小石从一名秘书学专业毕业生成长为一名文字秘书业务骨干，其中给他磨砺机会最多的是1998年上半年。那时，区政府刚换届不久，政府办公室主任也刚刚进行过调整。3月中旬的一个星期一，上周因副主任要赶在星期日下午外出开会，小石和副主任在周末加班一天半写完材料，并送给副区长审阅。星期一上午上班，小石一早到副区长办公室取讲话稿准备印制。副区长说文稿大体上可以，但有两部分要修改，另外要增加一段内容，并叮嘱小石在当天下午下班之前再交给他审阅一遍。令来如山倒，小石赶紧着手修改。到8点半前后，办公室主任找到小石，说刚刚接到市里电话，市委督查组本周要来开展小康区建设工作督查，在星期三上午下班之前要先报送一个关于小康区建设的综合性汇报材料。这个区小康建设起步较早，从1991年开始部署到1997年基本建成小康区，前后历时6年多。而小石在1996年才参加工作，要独立完成这一综合性汇报材料，必须查阅大量资料，并争取有关部门的支持。于是小石遵照办公室主任的意见，打电话找到区农经委、统计局、档案局等部门的有关负责同志，落实好数据、材料等资料，还找出一堆自己平时搜集的区内外相关资料。等心里有一点谱、准备着手拟稿时，已近10点了。小石把提纲交主任敲定后，正要请区长审查，区长刚好放下电话，对小石说：“我们一道到镇上看看合资企业的情况，现在就走。”区长在镇相关负责人的引导下，先后考察了5家合资企业。每到一处，区长或听汇报，或深入现场，或进行批示，或提出指导性意见，小石都尽快、尽详地记了下来。直到下午5点左右，考察结束小石才回到单位，又连忙从副区长那儿取回讲话稿，在文字上稍加处理，便交给文印室复印，并组织几名同事装订。忙清这些就快晚上8点了。小石草草吃了顿工作餐，仍旧回办公室，专心致志地起草那个“大块头”文稿，写好初稿已近次日凌晨3点。那一天，从早上7点多进办公室，至次日凌晨3点钟放下笔，其间大约19小时，小石几乎都是处于紧张的工作状态。
（1）作为一名秘书，除了要具有良好的心理承受能力、健康的体魄，并具有不辞辛劳、自我牺牲、无私奉献的精神，以适应领导对秘书提供公务服务的需要之外，秘书工作还具有哪些要素？
（2）秘书工作中有不少随机性工作，如何围绕领导活动开展工作？
（3）你是否认识到秘书文字功力的重要性与时效性？
体验练习
小竹是公司总经理秘书。下周要开董事会了，会上所有的文件由她负责汇总。这天下午，小竹正在写材料，总经理来电话叫她去他办公室，问小竹董事会上用的材料准备得怎么样了。“大部分材料都准备好了，只有市场部副经理汪明负责起草的关于明年市场预测的文件还没有送来。”小竹汇报说。汪明这些天事情太多，儿子昨天又生病，很难在规定的时间内写好材料。总经理叫小竹催汪明，并说：“如果明天下班之前还不把材料交上来，他后天就不用来上班了，干脆在家带孩子得了！”而汪明却想让小竹通融通融。假如你是小竹，该怎么协调疏导呢？
拓展
补充读物
1.徐瑞新、安成信、李欣：《秘书学导论》，北京，高等教育出版社，1993。
2.董继超：《普通秘书学》，北京，中央广播电视大学出版社，1997。
3.常崇宜：《秘书学概论》，北京，线装书局，2000。
4.王守福：《军队秘书学原理》，北京，解放军出版社，1997。
[1] 《列宁全集》，第29卷，430页，北京，人民出版社，1956。
[2] 摘自2014年5月8日，习近平在中央办公厅视察，与大家座谈时发表的重要讲话。
[3] 习近平：《摆脱贫困》，39页，福州，福建人民出版社，1992。