学习目标
1.熟知秘书事务工作的特点和类型。
2.掌握秘书事务工作的主要内容。
所谓管理事务，是指秘书部门和秘书人员协助领导者管理日常办公事务和机关行政事务的工作。繁杂的事务性是秘书工作最突出的特点。由于领导活动范围广、头绪多，而领导的精力有限，因此就产生了配备秘书协助管理事务的客观需要，以便使领导者从具体事务中解脱出来，集中精力思考和决定重大问题。由此可见，管理事务是秘书工作最基本的职责和任务。
一、秘书事务工作的特点和类型
案例
表4-1 秘书/助理的工作职掌与权责[1]
续表
从表4-1可以看出，秘书的大部分时间是在管理事务。这些事务工作具有显著的服务性、广泛性、烦琐性和重复性特征，要求秘书人员牢固树立服务宗旨，端正服务态度，培养细心耐烦和甘于奉献的职业精神。
秘书部门的事务工作，主要是围绕领导工作和机关管理进行的。一般分为四类：第一类是日常程序性事务；第二类是临时偶发性事务；第三类是领导交办性事务；第四类是部门不管性事务。但是，经常的、大量的还是日常程序性事务，它在秘书事务工作中占据主要地位。秘书事务工作虽然繁杂而琐碎，但是如果处理不好，造成的影响却很重大。因此，秘书人员必须从提高领导工作效率和管理系统运转效率的高度，充分认识事务工作的重要性，以极为负责的精神做好事务管理工作。
二、秘书事务工作的主要内容
（一）领导日常事务管理
1.领导事务活动管理
领导事务活动是相对于领导政务活动而言的，是指领导在日常工作中所进行的具体活动。这些活动在领导工作中是经常的、大量的、具体的，也是十分重要的。秘书部门和秘书人员统筹安排领导事务活动，对于节约领导时间，提高领导工作效率，密切各方面关系，具有重要意义，主要包括领导出席公务接待活动管理，领导会见会谈活动管理，领导出席会议庆典活动管理，领导走访慰问活动管理，领导视察调研活动管理，领导出席商务谈判活动管理，领导出国（境）差旅事务管理等。
2.领导办公事务管理
领导办公事务管理主要包括：协助领导做好办公室的布置和整理工作，为领导提供一个良好的办公环境；协助领导接打电话、传递文件、传达指令、召集会议等，保证领导信息畅通，指挥顺畅；协助领导落实购票、用车、财务、保健等日常生活事务，为领导顺利开展工作提供后勤保障。
案例
调整工作日程表
老总这几天日程安排得满满的。今天上午10点与天津的客户谈判，下午3点到市环保局向局长介绍公司的节能新产品；明天上午9点半在长城饭店与美国公司的代表谈合作事宜，明天下午2点在公司召开司务会。11点，美国公司的人给老总的秘书小李打来电话，说由于特殊原因，他们必须于明天中午乘飞机回美国，希望能将谈判时间改在今天下午，否则，会谈将无限期推迟。
事情虽然不大，却关乎全局。秘书要随时根据领导活动的变化调整日程安排。在调整中如何及时沟通，如何搞好协调，秘书的办事能力至关重要。
（二）机关办公事务管理
1.文书档案工作
文书档案是机关、团体、企事业单位及其他社会组织在行政管理等事务活动中形成的具有保存价值的文件，包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。文书档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会的重要工作。秘书部门加强文书档案管理（见图4-1），应从五个方面入手：一要建立健全文书档案管理机构，为文书档案管理提供有力的组织保障，积极开展文书档案管理标准、规范的研究制定工作，保证为领导决策提供信息的方向性和准确性；二要加快文书档案信息化建设步伐，努力做好文书档案“三网”（局域网、党政网、互联网）“一库”（数据库）建设，保证为领导提供决策信息、决策方案的及时性和全面性；三要及时做好电子归档及规范管理工作，主动介入本单位办公自动化、电子政务建设，通过技术支持与制度建设，建立完善的电子文件归档机制，加快实现电子文件与纸质文件同步归档和有效管理，保证为领导工作和决策服务的科学性和安全性；四要建立健全文书档案管理的保障制度；五要严把文书档案归档质量关。
图4-1 文书档案工作流程图
2.会议工作
会议是领导机关和组织行使管理职能的基本方式，因此，办会便成了秘书日常程序性工作的重要内容，主要是做好各种会议的通知、筹备、组织、协调、服务和保障工作。属于例行性的办公会议，秘书要负责通知有关人员，收集议题，做好会议保障和会议记录工作。如果召开大中型会议，还要成立会议秘书部门，专门负责会议秘书工作，包括会前准备、会中服务和会后总结各阶段的秘书工作。同时，秘书部门应加强会议管理，严格执行中共中央政治局关于改进工作作风、密切联系群众的八项规定（以下简称中央八项规定）精神和有关规定，控制会议的数量、规模、规格、时间和经费，改革会议方式，精简会议活动，切实改进会风，提高会议效率。
3.接待工作
接待是指社会组织在公务活动中对来访者所进行的迎送、招待、接谈、联系、咨询等辅助管理活动。秘书部门在机关中处于承上启下、沟通左右、联系内外的中介和枢纽地位，是机关的门面和窗口。做好接待工作是秘书部门的一项重要职能，也是秘书公共关系的重要内容。秘书人员一定要树立强烈的公关意识，努力做好接待工作，熟练掌握接待礼仪，包括了解宾客情况，拟定接待方案，准备接待材料，召开协调会议，热情接待宾客，处理善后工作。2013年12月8日发布的《党政机关国内公务接待管理规定》指出，国内公务接待应当坚持有利公务、务实节俭、严格标准、简化礼仪、高效透明、尊重少数民族风俗习惯的原则，并对接待范围、规格、迎送、陪同、用车、住房、用餐、送礼、费用、报销等各个环节都进行了具体而严格的规定。秘书人员应当严格执行公务接待有关规定，反对接待工作中的不正之风。
案例
林秘书的问题在哪里
林琳是公司的前台秘书，她长得很漂亮，站在前台接待客人的时候，犹如公司一道靓丽的风景线。第一次见到林秘书的人都会被她的亲切和热情所吸引。但是，令人事科长感到奇怪的是，年底总评时，林秘书却是前台秘书中遭投诉最多的秘书，在同事中的评价也不高。到底是怎么回事呢？人事科长经过调查，发现林秘书在工作上的确存在很多问题。她在前台值班时，只给予她首先接待的客人热情周到的服务，对于同事首先接待的客人不管不问。当同事要接电话忙不过来的时候，她也不主动帮忙，时间长了，同事对她很有看法。林秘书不值班的时候，在走廊或其他地方见到客人从不打招呼，客人有事询问她，她也让客人到前台去找值班秘书询问。有一次，林秘书刚下班，着急回休息室换衣服回家，在走廊里碰到一位客人，这是一位年纪较大的老太太，她办完事后想回去，但是刚走了一会儿，就分不清东西南北了。老太太看到林秘书走过来很高兴，就对她说：“姑娘，麻烦你给我带带路，我年纪大，记性差了，刚刚还记得出去的路，这一会儿就转向了。”林秘书却说：“对不起，我下班了，我还有急事要办，您去前台吧，她们会帮助您。”说完就自顾自地走了。后来这位老太太在公司里绕了半天才走出去，回到家就把这件事情告诉了她儿子，原来她儿子是公司的销售科科长。有一天，科长们在一起开会，他就把这事告诉了人事科科长。后来，人事科科长把林秘书叫过来批评了一顿，让她好好反省一下自己到底有什么问题。
4.信访工作
信访是指公民、法人或者其他组织采用书信、电子邮件、传真、电话、走访等形式，向各级领导机关和工作部门反映情况，提出建议、意见或者投诉请求，依法由有关组织机构处理的活动。信访工作是指秘书部门和秘书人员协助领导办理人民来信和接待人民来访的活动，是保持领导同人民群众密切联系的重要渠道。秘书部门和秘书人员应当做好信访工作，认真处理来信、接待来访，倾听人民群众的意见、建议和要求，接受人民群众的监督，努力为人民群众服务。具体内容包括：受理、交办、转送信访人提出的信访事项；承办上级和本级领导机关交由处理的信访事项；协调处理重要信访事项；督促检查信访事项的处理；研究、分析信访情况，开展调查研究，及时向本级领导提出完善政策和改进工作的建议；对下级单位的信访工作进行指导。
5.保密工作
保密工作是指为达到保密目的所采取的一切手段和措施，主要包括：保密理论研究，保密宣传教育，保密法规的制定与实施，技术安全保密，保密监督检查，泄密事件查处，保密组织领导等。秘书与保密有着天然的联系，做好保密工作是秘书部门和秘书人员的重要职责，主要包括文书保密、会议保密、商务保密、通信保密、涉外保密、计算机信息系统安全保密、网络安全保密等。
（三）机关行政事务管理
各级机关和单位的办公厅（室），均负责本机关的行政事务管理工作。
1.值班管理
值班室是机关的门面和窗口，负责本组织的值班工作，包括编制机关值班计划表，负责组织协调和督促检查各部门值班工作。值班秘书在当班首长领导下开展工作，随时保持与值班首长的通信联络，负责接打电话，接待客人，通报情况，处理突发事件，填写值班日志等。
2.印信管理
负责本组织机构印章和领导人名章的刻制、使用、保管和清缴；负责本组织机构介绍信的印制、开具和保管工作。
3.机关管理
协助领导抓好本机关人员的思想、作风和业务建设，建立健全本机关的工作、学习和生活制度，负责机关办公秩序管理，保证机关工作有序运转。
4.机关保障
负责机关的办公用品管理、车辆调配管理；负责机关的后勤保障以及其他机关事务管理工作。
案例
耐心细致考验人
从某名牌大学硕士研究生毕业不久，张玲应聘到一家外企做人事部秘书。因为公司初建，面向全国招聘，所以秘书刚上班时的主要工作就是：拆应聘信，阅读；阅读，拆应聘信。量大枯燥，索然无味，却忙得四脚朝天，因此，许多人美好的憧憬一下子灰飞烟灭，办公室里弥漫着沉闷、不耐烦的气氛。在众多秘书人员中，只有张玲不急不躁，一直耐心仔细地做着。很快张玲被提升为人事部主管。升迁的理由是：一个名牌大学毕业的硕士生，每天千篇一律地拆信，并在上百封来信中不厌其烦地整理出有价值的信息，提供给总裁参考，展示了她人事管理的才能，深得上司赏识。总裁认为：连这种小事也做得如此出色的人，其他的事情一定会做得很好。因此，张玲是同时进入公司的一批人中的第一位升迁者。