学习目标
1.掌握文书起草的范围、要求和审核重点。
2.熟知公文办理的程序。
3.熟知公文管理的规定。
文书，是指能表达某种意思，用于处理各种事务，并具有一定体式的文字材料。文书按事务的性质分类，可分为公务文书和私人文书。这里专指公务文书，简称公文。公文是法定机关和组织在处理公务中形成和使用的具有法定效力和规范体式的文书，是各级机关和组织行使职能的重要工具。公文处理，是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。秘书或秘书部门主管本组织的公文处理工作，并对下级组织的公文处理工作进行业务指导和督促检查。公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则，推进科学化、制度化、规范化建设，提高公文处理效率，为领导和管理活动提供优质高效的服务。
一、文书拟制
文书拟制包括起草、审核、签发等程序。
人们常说：秘书是“秀才”，是“笔杆子”。不论秘书工作如何发展进步，“以文辅政”仍是秘书人员的重要职责和任务，出色的文字水平正是中国式秘书的一大特色。
一是起草各种法定公文，主要包括：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。秘书人员对上述15种公文的文体特点、写作格式和基本要求应当做到驾轻就熟。
二是起草各种常用文书。所谓常用文书，是指法定公文以外的、经常往来于组织之间或组织与个人之间的书面文字材料，如信息简报、规章制度、工作计划、工作总结、典型材料、调查报告、汇报提纲、宣传提纲等。秘书人员对以上常用文书起草应做到十分熟练。此外，还有文种繁多的各种行业专用文书，如军事文书、司法文书、纪检文书、企业文书、商务文书、涉外文书等。需要秘书人员结合所在行业组织特点掌握写作技巧。
三是起草各种领导讲话稿。领导讲话稿，是领导者在会议上或郑重场合讲话时使用的文字材料，是领导者传达政策、指导工作、动员群众、展示形象的重要工具，包括开幕词、闭幕词、主题发言、主题演讲、主题讲话等。一般情况下，领导讲话稿最好由领导者亲自主持起草，才能讲出领导水平，讲出真情实感。但是，由于领导工作繁忙，不可能把时间都用在起草讲话稿上，因此，协助领导起草讲话稿就成为秘书人员的一项重要任务，同时也是检验秘书人员写作能力的重要标志。
四是起草各种公关文书。所谓公关文书，是指用于组织与公众之间相互往来和联络的文字材料，如书信类的祝贺信（电）、慰问信（电）、感谢信（电）等，致辞类的贺词、欢迎词、欢送词、答谢词、祝酒词等，宣传类的说明书、解说词和广告词等。秘书人员应当熟练掌握以上公关文书的写作技巧。
五是起草各种新闻稿。新闻是对新近发生的事实的报道。新闻的种类很多，有文字新闻、图片新闻等。秘书人员主要是掌握文字新闻稿，如消息、通讯、评论等的写作技巧。
秘书起草各种公文和其他文书，应当做到：（1）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接；（2）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行；（3）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练；（4）文种正确，格式规范；（5）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见；（6）公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致；（7）机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
案例
毛泽东写给秘书胡乔木的信[2]
乔木同志：
请你负责用中央名义起草一个指示，纠正写电报的缺点，例如：不要用子丑寅卯、东冬江支等字代替月、日，要写完全的月、日，例如十一月二十二日；署名一般要用完全的姓名，不要只写姓不写名，只在看报的人完全明了其人者允许写姓不写名，例如刘邓，陈饶等；地名、机关名一般必须写完全，只在极少数情况下允用京津沪汉等省称；还有文字结构必须学会合乎文法，禁止省略主词、宾词及其他必要的名词，形容词和副词要能区别其性质，等等。请你为主，起草一个初稿，再邀杨尚昆、李涛、齐燕铭、薛暮桥及其他你认为有必要邀请的同志开会一次或两次，加以修改充实，然后送交我阅。
公文文稿签发前，应当由秘书部门进行审核。审核的重点是：（1）行文理由是否充分，行文依据是否准确；（2）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策，是否完整准确体现发文机关意图，是否同现行有关公文相衔接，所提政策措施和办法是否切实可行；（3）涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见；（4）文种是否正确，格式是否规范，人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确，文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范；（5）其他内容是否符合公文起草的有关要求。需要发文机关审核的重要公文文稿，审核前由发文机关秘书部门进行初核。经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。
二、公文办理
公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档三个方面。
收文办理的主要程序包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复。（1）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。（2）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。（3）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。（4）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。（5）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。（6）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。（7）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
发文办理的主要程序包括复核、登记、印制、核发。（1）复核。已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需进行实质性修改的，应当报原签批人复审。（2）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。（3）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。（4）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。
需要归档的公文及有关材料，秘书应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。
三、公文管理
公文由秘书部门或者专人统一管理。应当建立健全本组织公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。县级以上单位和组织应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。
案例
张秘书的一天
周一早晨9点，某公司张秘书把李总开会的材料准备好了，就等李总审阅。李总看完后，提出了一些修改意见。9点半，王副总来电，让张秘书抓紧写一份关于公司开展“节能减排活动”的宣传材料，明天一大早就上报市委宣传部。10点半，李总打来电话，让张秘书陪他一起去基层检查工作。
午餐后，张秘书回到办公室，先把李总视察基层的情况写成通讯稿，接着又把李总开会的材料修改好。李总一边看材料，一边告诉张秘书星期二下午3点市里有个会要参加，要他下班前先把相关文件取回来。
文件取回来后，张秘书把写好的通讯稿交给办公室刊发，接着起草“节能减排活动”的宣传材料。下午5点左右，电话铃声急促地响起来，原来是下属企业因管道老化发生了泄漏事故。情况紧急，张秘书抓紧处理，等处理好这起安全事故，已经是晚上9点20分了。他马不停蹄地修改那份“节能减排活动”宣传材料。初稿完成后，已是凌晨1点。虽然不是天天都这么繁忙，但这也是他工作的常态。