学习目标
掌握秘书工作的主要方法：贯彻领导意图；立足工作全局；加强信息综合；强化督促检查。
名人名言
没有一个正确的方法，就如在黑夜中摸索行走。
——［英］培根
秘书工作为领导工作服务的特殊使命，要求秘书人员必须学习领导工作方法，如一般与个别相结合、领导与群众相结合、信息与调研相结合、沟通与协调相结合、计划与总结相结合等。在此基础上，秘书人员还要努力掌握秘书工作方法。这里重点介绍几种秘书工作的主要方法。
一、贯彻领导意图
领导意图是领导者指导所属人员实现组织目标所提出的确定意见的实质和目的。秘书工作千头万绪，核心是贯彻领导意图。协助领导形成工作意图是秘书工作的起点；领导意图形成之后，迅速、准确地领会领导意图是做好秘书工作的前提；坚定不移地贯彻领导意图是秘书工作的根本职责；创造性地实现领导意图是对秘书工作的根本要求。
（一）准确领会领导意图
一是注意从领导的言谈中捕捉。领导的发言和口头交代，是领会领导意图的主要途径。领导的设想、主张，大都要通过言谈体现出来，所以无论是与领导一起检查工作、参加会议，还是在处理日常事务中，对领导的讲话以及主要观点和主张，都要注意准确记录下来，特别是对领导的口头交代，更要全面记录，反复领会。另外，对领导在各种非正式场合的谈话，平时比较零碎的看法、意见等，也要“善闻其言”，注意搜集。这些虽然一时可能用不上，但它往往是形成领导意图的重要过程和内容，把握它就能为及时、准确捕捉领导意图打下基础。
二是注意从领导的行为中发掘。行为是思想的客观反映，领导的意图必然要通过一定的行为表现出来。因此，对领导意图的把握不仅要善于“听其言”，还要善于“观其行”。例如，这段时间他比较关注哪方面的动态、去哪些单位调研、与哪些领导和部门交谈、喜欢哪些方面的话题等，注意从领导的行为表现中发现其思想和主张。
三是注意从领导的办文活动中揣摩。无论是领导亲自撰写的文稿，阅读的各种文件、报刊的批示、阅示，还是为下级人员草拟材料提出的修改意见，都常常是领导对某一问题的思想和观点的反映。悉心研究领导的这些反映，就能从中把握其思想本质，洞察其意图。
四是善于站在领导的高度观察思考。我们常有这样的体会，如果看问题立足点不同，对事物的看法和结论也往往不同。领会领导意图时，如果站在自己分管工作的局部看问题，往往导致理解层次偏低，得出结论片面。这就要求我们尽量做到与领导同步思维，善于围绕领导的主要观点，按照其原有的思路进行思考，并以此为主线反复琢磨、领会，把领导的思想和意图拿准吃透。
（二）深化完善领导意图
秘书在领会领导意图时，常有这样的情形，由于工作忙、头绪多，领导传达意图时，往往只是一些零碎的观点和初步的设想，作为领导的“参谋”，秘书要充分发挥自己的聪明才智，进一步深化领导意图，并根据时间的发展、主观和客观条件的变化，使领导意图不断得到丰富和完善。要深化领会领导意图，就要联系有关背景条件思考。党和国家大政方针的出台、上级的指示和要求、本单位实际情况的变化发展，都可以使领导萌发一些观点，反过来说，领导的意图也往往可以从这些背景条件中找到“注释”。所以，秘书就要紧密联系领导交代意图的背景条件，弄清来龙去脉、前因后果，善于举一反三、触类旁通，以便深刻地领会领导意图。特别在理解重要问题时，更要多问几个“为什么”，多联系背景条件进行分析、综合、提炼、概括，得出符合领导意图的结论，为深化领导的意图提供保证。
（三）注意克服不良倾向
一是受意时一知半解。秘书口头受领领导意图时，有的本来对领导意图一知半解、似是而非，没有弄清领导的本意，但由于怕领导说自己理解能力差、思维不敏捷，不敢当面向领导询问，更不敢提“为什么”，只好轻率违心地回答“明白”“是”，作出没有问题、坚决执行的承诺。由于受意模糊不清，理解起来往往陷入困境，甚至“卡壳”。有时之所以“出力不讨好”，在领导面前出现“这不是我的意思”的难堪局面，受意不清是一个重要的原因。
二是理解时生搬硬套。有的秘书在理解领导授意时，习惯于照话直录、机械套搬，从表面上孤立地去理解；也有的拘泥于只言片语，片面咬文嚼字，由于理解时不全面、不系统，缺乏连续思维和综合思考，往往只能依葫芦画瓢，挖掘不出深层次的东西，只能产生出“半成品”。要创造性地领会领导意图，就要努力提高思维层次，拓宽思维渠道，不断积累学习，否则就难以向领导交出满意答卷。
三是贯彻时唯命是从。有的秘书在理解领导意图时缺乏正确分析和深思熟虑，有顺风倒的现象，始终把自己放在被动的位置，领导说什么就是什么，建议不敢提，问题不敢指，很少发表自己的见解。事实上，绝大多数领导都是喜欢广开言路、博采众长的，只要问题提得准，方法适度，领导会虚心接受的。
四是处置时固执己见。有的秘书在领会领导意图时，服务思想树得不够牢固，不管领导好恶，喜欢用自己的“口味”取舍，把自己的意志强加于领导。更有甚者，自视自己水平高、能力强，对领导意图你按你的意思说、我按我的想法办，这就更不对了。当自己的观点与领导意图有分歧时，最好适时提出有理有据的建议，供领导参考，最后还得由领导定夺，不能先斩后奏、喧宾夺主，更不能我行我素、固执己见。
二、立足工作全局
所谓全局，是事物诸要素相互联系、相互作用的发展过程。从空间上说具有广延性，是指关于整体的问题；从时间上说具有延续性，是指关于未来的问题。全局观念是指一切从系统整体及其全过程出发的思想和准则，是调节系统内部个人和组织、组织和组织、上级和下级、局部和整体之间关系的行为规范。具有全局观念的人会从组织整体和长期的角度，考虑决策、开展工作，保证组织健康发展。秘书部门的地位和职能，要求秘书人员必须站在领导工作全局的立场上思考问题，始终维护组织全局的利益，就是把上级指示精神与本组织具体实际结合起来，协调各方面力量，顺利实现整体目标，坚决维护全局利益。
一是坚持高度自觉的大局意识。秘书人员特别是秘书部门的负责人，必须牢固树立高度自觉的大局意识，自觉从大局看问题，把工作放到大局中去思考、定位、摆布，做到正确认识大局、自觉服从大局、坚决维护大局。
二是围绕大局反映情况、报送信息，做“千里眼、顺风耳”。秘书部门和秘书人员要把各方面新情况新问题、贯彻落实党和国家及本系统本组织方针政策的意见和建议、干部群众关注的热点焦点问题等及时收集上来，归纳综合，分析研判，第一时间报送领导者，为领导科学决策提供重要依据。
三是围绕大局出谋献策、贡献智慧，“身在兵位，胸为帅谋”。秘书部门和秘书人员要主动对党和国家全局工作、对本级领导抓的重点工作进行深入研究，多出大主意、好主意。
四是围绕大局加强督办、促进落实。对领导作出的重大决策、提出的原则性要求，对来自上级领导的重要批示指示，秘书部门和秘书人员要通过建章立制、督促检查等手段，一个一个跟踪问效，推动各项工作部署落到实处。
五是围绕大局统筹协调、搞好保障。要充分发挥秘书部门运转中枢作用，照应各方关切、配置各方资源、调动各方力量，形成工作整体合力，为领导工作提供优质高效服务。
三、加强信息综合
信息综合，特指秘书部门和秘书人员获取、加工、传递、储存和利用信息的一系列活动。信息是领导决策的基础和依据。现代领导科学决策，需要初级信息，更需要高层次信息。特别在互联网和大数据时代，综合处理信息显得更加重要而迫切。加强信息综合，是秘书为领导决策提供高层次信息的重要方法。
（一）对初级信息进行重点调研
要综合高层次信息，必须加强重点调研，即从众多的初级信息中发现有价值的线索，然后组织力量开展进一步的调查研究，使原有信息得到扩充和深化，进而形成新的高层次信息。这条路子揭示了信息与调研的辩证关系，揭示了重点调研在综合高层次信息中的重要作用。初级信息是重点调研选题的重要来源；重点调研是对初级信息进行检验和核实的过程，是初级信息被扩充深化的过程，是提高信息质量的重要环节；信息与调研的紧密结合，是综合高层次信息的重要途径。
（二）对零散信息进行综合归纳
各级秘书部门是本组织的信息中心，在一定时期内，往往会比较集中地收到同一内容，但来自不同单位、具有不同角度和不同细节的大量信息。这时，秘书人员应当对这些零散信息进行综合、归纳和分析，从中找到一些规律性的东西，对领导决策起到积极的参谋作用。综合归纳主要有三种类型：一是阶段性综合；二是专题性综合；三是全面性综合。其方法是对报来的同类的零散信息进行综合归纳，使其发生重要变化：由“偏”到“全”，反映出事物的概貌；由“零”到“整”，反映出事物的全过程；由“浅”到“深”，反映出事物的发展规律；由“多”到“少”，使传递给领导的信息量得到合理控制。
（三）对积累资料进行升华突破
这条路子揭示了信息资料积累对启迪思想、迸发灵感火花，从而产生高层次信息所起的重要作用。在信息资料积累过程中，秘书人员通过逐步消化、吸收乃至研究，思想不断得到充实、丰富和深化，一旦受到某种因素的触发，就会产生思想突破，达到思想升华，从而综合出高质量的信息。要做好这项工作，秘书人员应当重视对信息资料的积累，并经常进行分析研究，才能综合出高层次信息。
四、强化督促检查
督促检查是推动领导决策落实的实践活动，其本质就是抓落实。秘书部门开展督查的方法，应当坚持“五个结合”。
（一）围绕中心督查与突出重点督查相结合
秘书部门的督查必须紧紧围绕单位一个时期的中心工作来进行，确保中心工作的顺利完成。同时，应在阶段性重点工作落实上下功夫。一般情况下，秘书部门应着重抓好几个方面的督查：一是重大决策落实情况；二是重点工作部署执行情况；三是热点、难点和焦点问题的解决情况。
（二）催报检查与巡视检察相结合
催报检查是在领导决策下达后，要求所属单位将贯彻落实情况向上级领导机关作出报告，一般要求书面报告。具体方法是：根据文件已有的布置进行催报检查；根据领导指示或一个时间中心工作开展催报检查；充分利用各单位主动上送的报告进行检查。巡视检察是由领导机关抽调得力人员组成若干巡视组，针对某一方面或某一阶段重要工作的落实情况进行检查。巡视活动是发挥督查主体推动作用、提高督查层次的重要方式，通常规格高、影响大、效果好。秘书部门应当将催报检查与巡视检察两种方式有机结合起来，才能取得良好效果。
（三）主办单位与协办单位相结合
秘书部门在督查工作中，要明确主办单位和协办单位，提出拟办要求和建议，做好预案。对上级领导已有明确要求的，要坚决照办；对没有具体要求和没有明确主办单位的，要提出拟办意见，送请有关领导审批后，再转给各承办单位办理；对问题涉及多个单位的，注意同有关单位协商，确定主办单位或指定一个单位牵头，其他单位配合，注意避免因主办单位不明确而造成扯皮或推诿现象，影响督查工作的开展。
（四）决策督查与专项督查相结合
督查工作按其内容范围主要有两大类：一是决策督查；二是专项督查。平常所说的文件督查和会议督查，一般属于决策督查，即领导重大决策、重要工作部署的督促检查；而领导批示查办、函件查办、建议提案查办、新闻事件查办，一般属于专项督查。两相比较，决策督查是重点，专项督查也不可或缺，只有把二者结合起来，才能取得督查实效。
（五）明察与暗访相结合
明察活动的组织一般是提前发出通知，把督查的内容、时间、方式、人员告知被查单位，通常采用召开座谈会、听汇报等方式进行督查。这种督查方式的不足是，由于时间有限，难以深入体察民情，加之有的基层单位领导存在报喜不报忧的思想，秘书人员难以全面客观地了解到真实情况，督查效果往往不够理想。为了增强督查工作的影响力，提高督查实效，秘书部门可以采取随机抽查的方式，既公开了解情况，又派人下去暗访，甚至可以不打招呼，突击检查，深入基层和群众，掌握第一手材料。只有把明察与暗访结合起来，才能收到良好效果。