学习目标
掌握秘书业务工作制度的基本内容。重点学习公文处理制度和会议管理制度。
名人名言
不以规矩，不能成方圆。
——孟子
秘书业务工作内容非常广泛，主要包括公文处理、档案管理、会议管理、信访工作和保密工作。加强秘书业务工作制度建设，制定全面、详细、统一、覆盖面广的秘书业务工作规范，可以提升秘书业务工作的质量，保证秘书业务工作的准确性和规范性，可以保障各机关单位之间秘书工作的有效衔接，可以预防秘书人员失职、渎职或滥用职权。
一、公文处理制度
（一）党政机关公文处理工作条例及公文格式标准
2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发《党政机关公文处理工作条例》，自2012年7月1日起施行。1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》停止执行。《党政机关公文处理工作条例》指出，党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。各级党政机关应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，设立文秘部门或者由专人负责公文处理工作。各级党政机关办公厅（室）主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。条例明确：党政机关公文含电子公文。电子公文处理工作的具体办法另行制定。法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，依照外事主管部门的有关规定处理。其他机关和单位的公文处理工作，可以参照本条例执行。《党政机关公文处理工作条例》分总则、公文种类、公文格式、行文规则、公文拟制、公文办理、公文管理、附则共8章42条。该条例首次统一了党政机关公文处理的法规和标准，具有统一性；减少了党政机关公文的种类，规定了15种公文，精简了公文办理程序，具有简约性；对公文的格式要素进行了调整，进一步规范了行文规则，突出了公文拟制三个环节的程序规范，具有科学性。
2012年6月29日，经中共中央办公厅、国务院办公厅批准，中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局、中国国家标准化管理委员会发布《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704—2012），自2012年7月1日起与《党政机关公文处理工作条例》配套实施。该标准对《国家行政机关公文格式》（GB/T 9704—1999）进行了修订：标准名称改为《党政机关公文格式》；适用范围扩展到各级党政机关制发的公文；对标准结构进行适当调整；对公文装订要求进行适当调整；增加发文机关署名和页码两个公文格式要素，删除主题词格式要素，并对公文格式各要素的编排进行较大调整；进一步细化特定格式公文的编排要求；新增联合行文公文首页版式、信函格式首页、命令（令）格式首页版式等式样。
（二）中国人民解放军机关公文处理条例及公文格式标准
2005年10月2日，时任中央军委主席胡锦涛签署命令，发布新修订的《中国人民解放军机关公文处理条例》。新条例共9章48条，包括总则、公文种类、公文格式、行文规则、发文办理、收文办理、公文立卷归档、公文管理及附则。首次制定了国家军用标准《军队机关公文格式》（GJB 5100—2005），明确了军队机关公文格式的技术标准和要素的具体标识规则，提高了军队机关公文格式的标准化程度，增强了可操作性。两个文件配套下发，对提高军队机关公文的规范化和标准化程度起到重要作用。
二、档案管理制度
（一）中华人民共和国档案法
1987年9月5日，第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过《中华人民共和国档案法》，自1988年1月1日起施行；1996年7月5日，根据第八届全国全国人民代表大会常务委员会第二十次会议《关于修改〈中华人民共和国档案法〉的决定》修正，并重新发布。修订后的《中华人民共和国档案法》，就档案机构及其职责、档案的管理、档案的利用和公布、法律责任等方面作出法律规定，是全面指导各行业、各层次机关单位档案工作的法律依据。
（二）中华人民共和国档案法实施办法
1990年10月24日经国务院批准，《中华人民共和国档案法实施办法》于1990年11月19日由国家档案局第1号令发布。1999年5月5日国务院批准修订，1999年6月7日由国家档案局第5号令重新发布。《中华人民共和国档案法实施办法》由总则、档案机构及其职责、档案的管理、档案的利用和公布、罚则、附则共6章31条组成。国务院各部门经国家档案局同意，省、自治区、直辖市人民政府各部门经本级人民政府档案行政管理部门同意，可以制定本系统专业档案的具体管理制度和办法。机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作的开展。中国人民解放军的档案工作，根据《中华人民共和国档案法》和本办法确定的原则管理。
三、会议管理制度
（一）中央和国家机关会议费管理办法
2013年9月13日由国家财政部等三部门联合印发，自2014年1月1日起施行。《中央和国家机关会议费管理办法》对会议分类和审批，会议费开支范围、标准和报销支付，会议费公示和年度报告制度，管理职责，监督检查和责任追究内容，进行了明确而具体的规定。
《中央和国家机关会议费管理办法》规定，会议分为四类：一类会议会期按照批准文件，根据工作需要从严控制；二、三、四类会议会期均不得超过2天；传达、布置类会议会期不得超过1天。会议报到和离开时间，一、二、三类会议合计不得超过2天，四类会议合计不得超过1天。
《中央和国家机关会议费管理办法》规定，各单位应当严格控制会议规模。一类会议参会人员按照批准文件，根据会议性质和主要内容确定，严格限定会议代表和工作人员数量。二类会议参会人员不得超过300人，其中，工作人员控制在会议代表人数的15%以内；不请省、自治区、直辖市和中央部门主要负责同志、分管负责同志出席。三类会议参会人员不得超过150人，其中，工作人员控制在会议代表人数的10%以内。四类会议参会人员视内容而定，一般不得超过50人。各单位召开会议应当改进会议形式，充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段，降低会议成本，提高会议效率。
《中央和国家机关会议费管理办法》规定，会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、医药费等。会议代表参加会议发生的城市间交通费，按照差旅费管理办法的规定回单位报销。会议费开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用。综合定额标准是会议费开支的上限，各单位应在综合定额标准以内结算报销。
（二）党政机关会议定点管理办法
2015年1月13日，财政部对外发布新版《党政机关会议定点管理办法》（财行〔2015〕1号），自发布之日起实行。新版《党政机关会议定点管理办法》更加强调厉行节约反对浪费，并明确会议定点场所有权拒绝党政机关提出的超出协议的服务项目和要求，会议伙食标准要明细到单餐。该办法重申，各级党政机关举办的会议，除采用电视电话、网络视频方式以及在本单位或本系统内部会议室、礼堂、宾馆、招待所、培训（会议）中心等举办的外，应当在会议定点场所召开。办法强调，党政机关在会议定点场所举办会议应当严格执行定点协议，不得要求会议定点场所虚报会议天数、人数、开具虚假发票等。办法还明确，会议定点场所有以下行为之一的，经调查属实，第一次予以书面警告，第二次取消会议定点场所资格，情节严重的不得参加下一轮次的会议定点场所政府采购。这些行为包括：无正当理由拒绝接待党政机关会议；超过协议价格收取费用或采取减少服务项目等降低服务质量；提供虚假发票；未按规定提供发票、费用原始明细单据、电子结算单等凭证；不配合、甚至干扰阻挠财政部门正常核查工作；违反协议规定的其他事项。
案例
××公司会议管理制度
一、目的
为规范公司各项会议及各类培训流程，统一会议管理模式，减少会议数量，缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。
二、职责
（1）办公室负责会议管理，所有重要会议须由公司领导批准后到办公室登记备案。
（2）会务工作主要由办公室承办；其他部门主办或召集的会议，办公室应予协助。
（3）除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由办公室整理、分发、立卷、存档。
三、会议分类
（一）公司部门周会
（1）主持与记录：各部门助理记录，由部门负责人主持。
（2）召开时间：每周一上午9点。由于特殊原因需要延期召开的，由部门负责人提前通知。
（3）参加人员：部门负责人、部门员工。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向部门主管请假。
（4）会议内容：该部门上周工作总结、本周工作计划等。
（二）公司员工周会
（1）主持与记录：由办公室召集，总经理主持，行政专员进行会议记录。总经理未列席会议时，由副总经理主持。
（2）召开时间：每周五下午4点。由于特殊原因需要延期召开的，由行政专员提前通知。
（3）参加人员：公司全体员工。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向人力资源部请假。
（4）会议内容：总结公司日常运作情况；各部门汇报上周工作任务完成情况，着重介绍在任务执行过程中出现的问题；全体与会人员就工作中所遇到的问题进行发言。
（三）公司工作述职会议
（1）主持与记录：工作述职会议由办公室负责召集，总经理主持，行政专员进行会议记录。
（2）召开时间：每月召开一次，具体时间由总经理安排。
（3）参加人员：部门负责人及以上人员。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向办公室请假。
（4）会议内容：各与会人员各自总结、汇报一月来的工作情况，如工作具体内容、工作任务执行情况及所取得的业绩或成效等。
（四）其他会议
（1）公司年终总结表彰大会，总结全年工作情况，部署下一年度工作任务，表彰奖励先进集体及个人。此项会议由办公室具体组织实施。
（2）各专题会议，相关部门根据实际工作需要不定期地召开。会议的内容主要是针对运营中出现的问题或项目有关事宜工作进行讨论、部署和总结。
四、会议召开
（一）会议安排
（1）凡涉及多个部门人员参加的会议或由于阶段工作需要临时召开的会议，会议召集部门应在召开前1～2天将总经理批准后的会议通知单报办公室，由办公室进行统一安排，方可召开。
（2）凡公司已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需临时安排其他会议，组织部门应提前2天报总经理审批并报请办公室调整会议计划，未经办公室调整的，任何人（部门）不得随意调整正常会议计划。
（3）各部门工作例会必须服从公司的统一安排，各部门小会不得安排在公司例会同期召开，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。
（4）会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或迟到，遇特殊情况须提前向总经理请假，获得批准后方可指派专人代为参加，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议部署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。
（二）会议准备
（1）公司有专项主题的会议或需要投影设备演示说明的会议，应由办公室提前做好投影设备连接调试工作。
（2）会议之前，办公室应有专人负责会议会标的制作和设置，并根据会议级别或性质准备好会议饮用水或其他招待用品。
（3）特别重大会议，应由办公室专人负责各项准备工作，具体包括以下内容：
①会议议程安排（应提前报交公司领导或主要参会者）；
②会议资料准备（如需分发应在入场前登记分发）；
③会议场所布置；
④会议服务人员的安排；
⑤会议签到表；
⑥会后事项安排；
⑦会议需要留存资料的应提前通知相关部门做好拍照、摄像工作。
（三）会议召开及传达
（1）应明确公司会议的目的，公司会议的目的是解决问题提高效率，因此会议应明确主题，不开无边际的会议。
（2）与会人员在会前应明确会议要研究的议题以便准备好相关文件材料。
（3）与会人员的发言要言简意赅，一般发言不可过长，会议组织者或主持人在开会前应该就每个人的发言时间予以统计和控制，时间到后，无特殊情况不予延长。每次开会中应该强调发言的时间要求。
（4）重要会议决议或记录未正式公布前，与会人员不得提前透露会议内容。
（5）与会人员必须用正式的会议记录本做详细的会议记录，以便会后向部门员工准确传达会议精神，落实各项工作任务，办公室将不定期抽查与会人员的会议记录。
（6）公司会议的会议纪要由办公室专人负责整理并由公司领导审阅签发，会议纪要应分发给与会人员，必要时，分发给相关部门。其他会议由召集部门责成专人负责记录整理，由主管领导审阅签发并编号存档。
（7）会议结束后办公室或其他会议组织部门负责将问题进行汇总、分类，并将会议中对各部门工作的要求进行整理、分类、下发。公司会议决定事项的督办、检查和追踪由办公室专人负责，根据规定的时间节点逐项跟进，并在下一次例会前将各部门完成情况报公司领导。
（四）会议纪律
（1）要严格遵守会议的开始时间，提前3分钟到达会议现场。不得缺席、迟到、早退，会议记录人员登记到会情况。迟到则罚款10元，迟到每超过一分钟增加10元，依次累加。如需请假需经会议召集人批准。无故缺席者，罚款100元。
（2）管理级别以上人员共同参加的为中层会议，中层会议应至少提前一天通知。迟到的则缴纳200元赞助费，迟到每超过一分钟增加20元，依次累加。
（3）决策层人员共同参加的为高层会议，应至少提前一天通知。参会者必须到场，迟到的则缴纳500元赞助费，迟到每超过一分钟增加30元，依次累加。
（4）所有与会人员在开会期间应将手机等通信设备设置为无声或震动状态。会议期间，所有与会人员不得看报纸杂志、听音乐、接听手机等做与会议无关的动作。发现有以上情况者，一次罚款50元。
（5）会议需要表决时，原则上采取少数服从多数的方法，特殊情况可集中，一经会议决议之事，应按期完成。管理级别未能兑现承诺的每次赞助200元。对于需要在会议上讨论的问题，提前与会议组织者沟通，以便及时通知所有参会者，在提出问题的同时应该提交对该问题的解决方案。
五、附则
本制度由办公室负责解释，如有未尽事宜，将按公司相关规定执行。
四、信访工作制度
（一）信访条例
1995年10月由国务院颁布。条例实施后，对于密切党和政府同人民群众的联系，规范信访工作，保护信访人的合法权益，维护信访秩序，发挥了重要的作用。但是，随着改革不断深化、经济社会加速转型以及社会利益格局的调整，群众信访出现了许多新情况、新问题，主要是：信访渠道不够畅通，有的地方或者部门对信访人反映的问题推诿塞责；信访问题处理层层转送，只转不办，责任不清，效率低下；对处理信访事项的机关监督力度不够；对侵犯群众利益，引发信访问题的违法行政行为缺乏明确的责任追究机制；对破坏信访秩序的行为，现行条例缺乏必要的规范。因此，《信访条例》于2005年1月5日国务院第76次常务会议通过，经修订后重新发布，自2005年5月1日起施行。修订后的《信访条例》分总则、信访渠道、信访事项的提出、信访事项的受理、信访事项的办理和督办、法律责任和附则7章，共51条。其总体思路：一是畅通信访渠道，以更好地密切党和政府与人民群众的联系；二是创新机制，以提高处理信访事项的效率和效果；三是强化工作责任，促进问题的解决；四是切实维护正常的信访秩序和社会稳定。新《信访条例》确立了信访工作的整体现、全局观，从全局出发、统筹系统地规范了信访工作；明确了统一领导、部门协调，统筹兼顾、标本兼治，各负其责、齐抓共管的信访工作格局；强化了信访工作机构、各级政府及其工作部门和信访人三方面的责任；突破了信访工作的阶段性局限，对预测预防、处理、责任追究等作出了系统规定。
（二）信访事项办理群众满意度评价工作办法
2014年12月18日由国家信访局发布，自2015年1月1日起施行。群众满意度评价，是指信访人（评价主体）对各级人民政府信访工作机构和有权处理机关（评价对象）办理信访事项工作情况作出的评价。满意度评价的范围是通过全国网上信访信息系统第一次登记受理的信访事项。《信访事项办理群众满意度评价工作办法》规定，各级人民政府信访工作机构登记受理的信访事项应在15日内分级完成向有权处理机关的转送、交办工作。国家信访局登记受理的信访事项，分级转送、交办时限一般为：国家信访局5日、省级信访工作机构3日、市（地）级信访工作机构3日、县级信访工作机构4日。各级人民政府信访工作机构和有权处理机关应当健全完善信访事项办理制度，落实首问首办责任，通过督查、回访、约谈、群众评价等方式，强化过程监督，实施结果问效，推动问题解决。各级人民政府信访工作机构和有权处理机关应当及时公开信访事项处理过程和办理结果，主动接受群众监督。公开内容包括：信访事项登记日期，信访工作机构分级转交日期，向有权处理机关转交日期，有权处理机关出具的受理告知单及日期、不予（再）受理告知单及日期、延长办理期限告知单及日期、答复（复查、复核）意见书及日期等。信访人自收到信访事项答复意见书之日起30日内，即可进行满意度评价；超过30日未作评价的，视为“超期未评价”。信访人自提出信访事项之日起超过90日，未收到信访事项答复意见书的，可进行满意度评价；超过120日未作评价的，视为“超期未评价”。《信访事项办理群众满意度评价工作办法》对满意度评价内容和评价指标作出规定。一是对信访工作机构的评价内容：工作人员的服务态度和工作效率等方面。二是对有权处理机关的评价内容：工作人员的服务态度和工作效率、在规定期限内作出告知、依法按政策解决信访问题、按期出具答复意见书并送达等方面。设立3项评价指标：满意、基本满意、不满意，指标选项为三选一。设“留言”栏，供信访人选择并填写意见。各地信访工作机构要把满意度评价结果纳入党委、政府信访工作绩效考核内容，作为评选表彰的参考。
（三）信访工作责任制实施办法
2016年10月24日，中央办公厅、国务院办公厅印发，自2016年10月8日起施行。《信访工作责任制实施办法》规定，落实信访工作责任制，按照“属地管理、分级负责，谁主管、谁负责，依法、及时、就地解决问题与疏导教育相结合”的工作原则，综合运用督查、考核、惩戒等措施，依法规范各级党政机关履行信访工作职责，把信访突出问题处理好，把群众合理合法利益诉求解决好，确保中央关于信访工作决策部署贯彻落实。关于责任内容，《信访工作责任制实施办法》要求：各级党政机关应当将信访工作列入议事日程，定期听取工作汇报、分析信访形势、研究解决工作中的重要问题，从人力物力财力上保证信访工作顺利开展；应当科学、民主决策，依法履行职责，从源头上预防和减少导致信访问题的矛盾和纠纷。各级党政机关工作人员在处理信访事项过程中，应当遵守群众纪律，秉公办事、清正廉洁、保守秘密、热情周到。关于督查考核，《信访工作责任制实施办法》要求：各级党政机关应当将信访工作纳入督查范围，对本地区、本部门、本系统信访工作开展和责任落实情况，每年至少组织开展一次专项督查，并在适当范围内通报督查情况。关于责任追究，《信访工作责任制实施办法》规定各级党政机关及其领导干部、工作人员不履行或者未能正确履行所列责任内容，有下列情形之一的，应当追究责任：因决策失误、工作失职，损害群众利益，导致信访问题产生，造成严重后果的；未按照规定受理、交办、转送和督办信访事项，或者不执行信访事项处理意见，严重损害信访群众合法权益的；违反群众纪律，对应当解决的群众合理合法诉求消极应付、推诿扯皮，或者对待信访群众态度恶劣、简单粗暴，损害党群干群关系，造成严重后果的；对发生的集体访或者信访负面舆情处置不力，导致事态扩大，造成不良影响的；对信访部门提出的改进工作、完善政策和给予处分等建议重视不够、落实不力，导致问题长期得不到解决的；其他应当追究责任的失职失责情形。可采取通报、诫勉、组织调整或者组织处理、纪律处分的方式进行。涉嫌违法犯罪的，按照国家有关法律规定处理。对在信访工作中失职失责的相关责任人，应当给予党纪政纪处分的，依纪依法追究责任。
五、保密工作制度
（一）中华人民共和国保守国家秘密法
1988年9月5日，第七届全国人民代表大会常务委员会第三次会议通过了《中华人民共和国保守国家秘密法》。2010年4月29日，第十一届全国人民代表大会常务委员会第十四次会议修订通过，自2010年10月1日起施行。修订后的《中华人民共和国保守国家秘密法》共6章53条，有十点值得关注：一是增加规定了国家秘密受法律保护的原则；二是在保密工作方针中明确了保密与公开的关系；三是增加了确定国家秘密事项的标准；四是增加了定密责任人制度；五是增加了定密层级和定密权限的规定；六是增加规定了保密期限与及时解密条件；七是明确了定密争议的主管机关；八是完善了涉密人员管理制度；九是增加了保密行政管理部门的监督管理规定；十是进一步完善了法律责任制度。
（二）中华人民共和国保守国家秘密法实施条例
依据2010年新修订的《中华人民共和国保守国家秘密法》，国家保密局对1990年发布实施的《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》进行了全面修订，制定了《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》（中华人民共和国国务院令第646号），自2014年3月1日起施行，共6章45条。制定该条例主要考虑到三点。一是适应贯彻实施《中华人民共和国保守国家秘密法》的需要。二是适应经济社会发展形势的需要。随着市场经济的深入发展和信息化建设的快速推进，保密工作面临的形势更加复杂严峻，保密管理的难度日益加大，原有的一些保密管理方式失去有效性，泄密渠道增多，涉密人员、涉密会议活动、涉密载体等保密管理亟须调整规范。三是适应保密工作依法行政的需要。这是《中华人民共和国保守国家秘密法》修改后我国保密法律制度建设的又一件大事，对于进一步健全我国保密法规体系，提高全社会保密法制观念，促进各级领导干部、涉密人员和保密干部准确理解、全面贯彻实施《中华人民共和国保守国家秘密法》，推动保密工作科学发展，更好地维护国家安全和利益，具有十分重要的意义。