学习目标
熟知并掌握秘书处理与同事关系的方法和艺术。
秘书与同事的关系,是秘书部门内部人员在目标和利益一致基础上的分工合作关系。良好的同事关系,是秘书工作、生活、学习的重要环境条件,每个秘书都要为协调同志关系、群体关系而做出努力和贡献。
一、彼此尊重,平等相待
首先,要尊重同事的人格。在工作中要彼此尊重,互谅互让,真正把同事摆在人格的天平上,给他们以人格的尊严。而不能随意散布有损他人的言论,做出有损他人形象的事情。须知你这样做了可能自己一时愉快,但却埋下了不团结的隐患。
其次,要尊重同事的意见。一个人的智力是有限的,再精明的人也难免有考虑不周到的地方。为了尽可能地减少失误,对于自己分管的工作应该注重多与其他同事商讨交流,积极主动地征询同事的意见,采纳同事的合理建议,欢迎同事对自己所管工作的批评。切不可把自己分管的工作视为独有的领地,容不得别人插手,听不得别人意见。
最后,要尊重同事的劳动。许多事情是大家合作完成的,对于同事的劳动决不能视若无睹,甚至据为己有。在自己工作取得成绩时,不要把功劳都记在自己的功劳簿上,要看到其他同事对自己工作的辅助,要尊重他人的劳动。只有这样才能始终得到同事的关心帮助,工作才能取得更大的成绩。
二、相互信任,真诚坦率
信任和真诚是同事之间友谊的桥梁。只有相互信任,真诚坦率,才能换得真情实意,才能使彼此关系纯洁亲密、淳朴美好。反之,虚情假意,尔虞我诈,在同事之间耍小聪明、玩权术,必然会损害同志关系。
首先,要为人正直,光明正大。这是做人的基本道德,也是赢得信赖的基石。正直正派的人,言行一致,表里如一。他们既不寻找靠山,阿谀谄媚,又不拉帮结伙,恃强凌弱;既不以权谋私,同流合污,又不贪赃枉法,委曲求全。正直正派,是有道德、有力量的表现。正直正派的人,总能赢得人们的赞赏和信赖,必然有深厚的群众基础。而那些好搞阴谋诡计的人,总会被人们识破,早晚会被人们抛弃。
其次,要相互信任,不乱猜疑。孔子说,人而无信,不知其可。与人交往,守信用才能取得信任;说话算数,言而有信,才能获得信誉。同事之间切记不要在上级那里打小报告,不搞别人的鬼。当听到闲言碎语时,不要听风就是雨,要认真分析,明辨是非。做到心术要正,眼睛要明,耳根要硬,不受错误信息的干扰,不被别有用心的人利用,任凭谣言起,稳坐钓鱼台。只有这样,才能换来他人对自己的信任。
最后,要相互理解,彼此宽容。大家在一个部门工作,必然会出现磕磕碰碰的事情,每个人都有自己的缺点,这是很正常的。同事之间要相互理解,彼此宽容,严于律己,宽以待人,做到大事清楚,小事糊涂。当同事间发生矛盾时,要平心静气地交换意见,诚恳地作自我批评,与人为善地开展批评,设身处地地为别人着想,实事求是地进行分析,不能抓住理不让人,更不能把不是当理说。
三、相互帮助,密切合作
现代社会的发展使人与人的合作显得越来越重要。即使再聪明的秘书,一旦脱离了群体的合作与帮助,都将会一事无成。只有归属群体,才能使自己的工作能力得到充分发挥,价值得到更充分的体现,也才能创造出更大的成绩。
首先,要密切合作,分工不分家。只有实行科学的个人分工,明确规定每个人所负的具体责任,才能做到事事有人管,充分发挥个人的积极性。但是,分工具有相对性,每个人分工负责的工作是集体工作的组成部分,都不是彼此孤立的,而是相互联系的。只有大家通力合作,使各自付出的力量达到最大值并通过合作合理叠加,产生一种新的合力,才能做好各自的工作。
其次,要平等竞争,甘为人梯。同事之间既是天然的合作者,又是潜在的竞争者。这种微妙的复杂关系是自然形成的,也是客观存在的。这正是同事之间关系难以相处的要害所在。既然如此,同事之间就不能一味提倡合作,回避竞争。因为合作与竞争是同事关系中不可分割的两个方面。合作中包含着竞争,竞争中包含着合作;合作推动竞争,竞争又有助于更好地合作。因此,一味讲合作而不讲竞争,最终将减弱自己的合作能力,即使合作也不可能持久而有效。所以,秘书应当辩证地对待合作与竞争,自觉树立竞争意识,对同事既要热情合作,又要敢于竞争。但是,这种竞争应该是积极的、健康的。一方面,要依靠自己的不懈努力创造全优工作,以竞争来不断激励自己;另一方面,竞争中既要自觉地向同事中的强者学习,又要热情地帮助在竞争中暂时落后的同事。在和同事的竞争中做到,领先时不自满,落后时不自馁,一如既往地积极进取。
最后,要化解矛盾,协调关系。同事间发生矛盾,秘书应帮助调节,不袖手旁观,更不能挑拨离间、制造矛盾。这里需要注意的是同事之间要经常交流思想、沟通信息,才能彼此了解,相互信任,将一切不必要的误会和摩擦消灭在萌芽状态,只有这样才可能进行有效的合作。
案例
秘书之间
谢晓萱是一个漂亮聪明的姑娘,大学毕业后应聘到一家公司上班,在总经理办公室当秘书。她的同学开玩笑说:“哟,小谢当官了,秘书相当于经理啊。”谢晓萱听了心里也美滋滋的。但是,谢晓萱从上班第一天开始,就感觉很难受。原来,她们办公室还有一个叫韩静的秘书。这个韩秘书比她早来两年,自觉资格比她老,对她不苟言笑,经常指使她干这干那,对她做的事情横挑鼻子竖挑眼,交给她一堆跑腿的活,但是有一个地方不让她去,就是总经理的办公室。谢晓萱一开始很委屈,很气愤,很想质问她凭什么这样对待她,想跟她大吵一架,辞职而去。但谢晓萱生来是个要强的人,觉得这是个挑战,一定要把工作做得更好,让韩秘书也不得不满意。所以,在之后的工作中,谢晓萱更加努力,早来晚走,各项工作也做得有条不紊。有一次,韩秘书又让她去跑腿,递给她一份合同书,交代道:“这是一份很重要的合同书,你马上按这个地址用特快专递寄走。”谢晓萱不敢怠慢,赶紧打车到邮局。邮局里人很多,在排队等候的过程中,她不经意地看了一下合同的内容,忽然发现合同内容中货款总额的大小写不相符。货款总额的小写是280000.00元,而货款总额的大写却是贰佰捌拾万元。谢晓萱生怕数错了,仔细地数了好几遍货款小写的那几个“0”,结果的确少了一个。是韩秘书小写少打了一个“0”,还是大写打错了呢?她内心很矛盾:把合同书就这么发了吧,合同内容有错误,可能会给公司造成不利影响,韩秘书也会因此受到严厉批评;不发吧,想想韩秘书那可恶的嘴脸,真想就这么发了,让她尝尝挨批评的滋味。思想斗争了半天,最后,谢晓萱还是决定不发了。她回到公司马上去找韩秘书,韩秘书正在总经理办公室帮总经理整理文件,谢晓萱把她叫出来时她很不耐烦,说:“找我什么事?合同书发走了吗?”谢晓萱说:“没发走,因为合同金额打印有错误。”韩秘书不相信地说:“不可能,我不可能打错,准是你看错了。”谢晓萱说:“的确错了,不信你看。”韩秘书拿过合同书仔细一看,还真是错了。这件事情过去了两天,谢晓萱突然接到韩秘书发的短信:“这次多亏了你,真谢谢你。”谢晓萱很惊讶,马上回了条短信:“应该的,我们应该相互帮助。”从这件事后,韩秘书对谢晓萱的态度彻底改变了。