学习目标
1.熟知秘书与职能部门关系的定位。
2.掌握秘书协调与职能部门关系的方法和艺术。
在组织机构中，各职能部门负责某一方面的业务工作，只有各职能部门各司其职，相互配合，才能保证组织机构的正常运转。离开了各职能部门，领导和秘书就成了空架子。因此，协调好与各职能部门的关系，是秘书公共关系的重要内容之一。
一、秘书与职能部门关系的定位
（一）在组织上是平级关系
秘书与各职能部门之间，既是一种平等的同志关系，又是一种在组织内部工作上的分工与合作、相互支持、相互配合、相互制约的关系，也可以说这是一种广义上的同事关系。每个职能部门，如企业的生产、销售、人事、财务、后勤等部门，都是在领导的指挥与控制下具体负责某一方面的业务工作。各个部门各司其职，各负其责，相互配合，保证组织机构的正常运转，从而保证领导决策全面正确地贯彻实施。秘书部门与各职能部门都是为领导和组织服务的，是平级关系，是分工与合作关系，不存在上下之分，不存在谁领导谁的问题，也不存在谁服从谁的关系，其工作都是为领导服务、为实现组织目标服务的。
（二）在工作上是中心与业务的关系
任何组织机构内部，都由中心和业务两类工作所组成。中心工作决定业务工作的灵魂，离开中心工作，业务工作就会失去存在的价值。因此，业务工作必须服从和服务于中心工作，围绕中心开展业务。业务工作保证中心工作的完成，离开业务工作，中心工作就会失去专业支撑。因此，中心工作必须统领和指导业务工作，依靠业务支持中心。二者是相互依存、相互促进、不可或缺的辩证关系。
（三）在站位上是全局与局部的关系
秘书和职能部门尽管是平级关系，但是，秘书直接为领导服务的工作性质，决定了秘书在站位上要考虑全局和组织的整体利益。而各职能部门人员由于在组织中的站位不同，遇到矛盾往往从本部门的利益出发，往往容易忽视全局利益。这种情况非常需要秘书站在全局的高度有效协调部门之间的关系，以全局利益为重，朝着有利于组织整体目标实现的方向努力，从而使各部门为了共同目标而合作，尽量减少摩擦，保证组织机构的高效运转和整体目标的顺利实现。
二、秘书协调与职能部门关系的方法和艺术
（一）热情服务，平等协商
首先，要热情服务。秘书要搞好与各部门的关系，就要主动帮助各职能部门与领导沟通，提供热情周到的服务。在职责允许的范围内帮助各职能部门解决工作中的问题。在促进各职能部门协调的过程中，秘书人员既要忠于领导的意图，明确协调的基本原则，又要针对具体情况，切实解决他们的困难，促使各部门化解矛盾。这一过程实际上是为职能部门服务的过程，也是建立与职能部门联系的过程。
其次，要平等协商。一要掂身量言，不能“扛牌”。要明确领导委授的协调权力，只能作为化解矛盾解决问题的依据，不能作为抬高身份的筹码；即便是转达领导指示，也要充分说明，不能以领导的口吻去支配别人。二要平等待人，尊重对方。秘书人员处于组织机构的中心位置，处于领导的光环之中，很容易产生优越感，切不可借领导的权威去指挥别人，更不可以领导的口气训斥别人。应尊重对方，平等协商。只有这样，才有可能搞好与各职能部门的关系，赢得部门人员的尊重、支持和合作。
（二）出于公心，顾全大局
首先，要出于公心。由于各职能部门所站立场不同，往往只看重自己部门的利益，存在本位主义思想。这就要求秘书人员协调关系时必须出于公心，站在组织全局的立场上说话，切实做到不偏不倚。应根据部门意见分歧的客观情况，从维护大局、有利于工作出发，客观公正地协调，绝不能从个人好恶出发，厚此薄彼。
其次，要顾全全局。一要善于捕捉关系全局的重要信息。这样秘书协调工作的立足点就高了，想问题就会更深刻、更全面。二要自觉地维护大局、服从大局。要真正从大局出发，把增进部门之间的团结作为协调的出发点和落脚点，这样才能更好地完成任务。三要善于引导部门放弃局部利益。这样就更加需要秘书发挥协调作用，引导各部门顾全大局，牺牲局部利益，为组织整体利益服务。
（三）思想领先，依法办事
首先，要坚持思想领先。秘书协调与职能部门关系必须坚持思想领先的原则，加强协调工作的思想性，强调小道理服从大道理。应当通过深入细致的思想说服工作，引导各部门人员树立全局观念，弘扬集体主义精神和顾全大局的风格，旗帜鲜明地反对本位主义、小团体主义等思想倾向，在沟通情感的基础上创造融洽、谅解的和谐气氛，以利于协商解决问题。思想工作上去了，协调工作的主动性就会大大增强，推诿扯皮现象就会大大减少，一些“结合部”的工作也会有人去做。
其次，要坚持依法办事。秘书在协调与职能部门关系时必须严格按照有关政策规定办事，这是协调工作必须坚持的原则。如果说思想领先属于“软协调”，依法办事就属于“硬协调”。秘书在协调工作关系时，应当采取“软硬兼施”的策略，二者不可偏废。
（四）讲究策略，遵纪保密
首先，要讲究策略。秘书部门的协调是一种非权力性的“软”协调，是一种说服式、商量式的协调。这就要求秘书在协调工作中要十分讲究协调策略，谦虚谨慎，摆正位置，掂身量言，不要动不动就搬出领导来压人；要学会商量、学会处事，慎用指示性、命令性语言，即使是传达领导的意见也要注意态度，口气不能太硬。对于好办的事情要商量，不好办的事情更要商量；应该办的事情要商量，可办可不办或需要变通处理的事情更要商量。这里讲究语言艺术十分重要，总的要求是语言不能太急、太冲，口气不能太大、太硬；而且要做到，能当面讲的不要用电话，能电话讲的不要用条子，能亲自登门处理的不要让别人转达。还应注意把握好“度”，即把握好分寸，掌握好火候，不以势压人，不说过头的话，不做过头的事。只有这样，才不致使矛盾激化，使自己陷入尴尬的境地，才有助于搞好与各职能部门的关系。
其次，要遵纪保密。秘书身处组织机构的核心位置，掌握大量秘密信息。职能部门的“包打听”们渴望从秘书身上获得与己有关的重要信息，会对秘书进行奉承和套取。因此，秘书必须注意严守秘密，决不外泄。