学习目标
1.熟知秘书人才应具备的基础知识、相关知识和专业知识。
2.掌握秘书人才知识结构优化的途径和方法。
有效获取知识对于秘书人才的成长具有重要作用。知识就是力量，不断丰富自己的知识，提高自身的知识素养，是当代秘书人才面临的重要任务。
一、秘书人才知识结构的层次
知识是人们在改造客观世界的实践中获得的认识成果。不同层次和类别的秘书在知识结构的内容上是有差异的。作为全面辅助领导工作的“复合型”人才，秘书人才的知识结构应具有以下层次。
（一）基础知识层次
这是秘书人才知识结构的根底，是构建秘书合理知识结构的基本条件。秘书人才的基础知识不仅要宽广，而且要扎实。
1.科学文化基础知识
科学文化基础知识通常是由学校有目的、有计划、有系统地向年轻一代传授的，对于一个人心智的塑成有着很大的影响。秘书应具有的科学文化知识，一部分是自然科学知识，包括数学、物理、化学、生物等，一部分是社会科学知识，包括高中水平的语文、政治、地理、历史、外语等。这类知识中与秘书工作关系更为密切的有语言（汉语和外语）知识、历史知识、数学知识等。
2.基本理论知识
基本理论知识主要指马克思主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观和习近平治国理政重要论述。掌握这些知识，能帮助秘书人员树立辩证唯物主义和历史唯物主义的世界观，从而运用正确的立场、观点和方法来提出问题、分析问题和解决问题。这些知识既存在于马克思主义哲学、政治经济学、科学社会主义等学科，也存在于党和国家的路线、方针、政策和时事文件之中。
3.法律基础知识
法律基础知识主要包括国家宪法、法律、法规和规章等，这是秘书工作的依据，也是秘书工作规范化、制度化的前提条件。在全面依法治国的新形势下，掌握法律知识显得更加重要而迫切。秘书人员应重点把握三个方面：一是法学基础知识；二是宪法、刑法、民法、刑事诉讼法、民事诉讼法、经济合同法、治安管理处罚条例等常用法律法规；三是与秘书工作密切相关的法律法规等。
（二）相关知识层次
相关知识是指虽非秘书专业知识，但又与秘书专业密切相关的那部分中间知识。这部分知识的门类较多，涉及面较广，动态性较强。
1.管理科学知识
包括一般管理理论和分支管理学科知识，如行政管理学、企业管理学、经济管理学、教育管理学、跨文化管理学等。
2.心理学知识
秘书是一个与各种各样的人打交道的职业，需要把握人的心理活动，尤其是把握服务和交际对象心理活动的特点及规律，因而要了解这方面的知识，包括普通心理学、领导心理学、管理心理学、社会心理学、人际关系心理学等。
3.社会交往知识
秘书部门是沟通上下、联络四方的桥梁与纽带，秘书人才需要掌握社会交往知识，提高交往能力。这方面的学科有人际关系学、公共关系学、人际关系语言学、传播学、礼仪学等。
4.软科学知识
包括领导科学、决策学、预测学、咨询学、运筹学、系统科学、信息科学、行为科学等。掌握这类知识，有助于秘书有效辅助领导决策，当好领导的参谋、智囊和外脑。
5.人文科学知识
包括文学、艺术、政治学、社会学、新闻学、历史科学、哲学等。这类知识对秘书人才开阔视野，增强思维的活力和后劲，提高工作水平有着积极的作用。
（三）专业知识层次
专业知识是秘书人才知识结构中的核心部分，是从事秘书工作必须具备的专门业务知识。这类知识带有显著的职业性和目标性，是建立在基础知识、相关知识层次之上的最高层次。
1.秘书知识
包括普通秘书学、高级秘书学、中级秘书学、基层秘书学、行政秘书学、企业秘书学、商务秘书学、科技秘书学、涉外秘书学、民间秘书学、秘书写作学、文书学、档案学、会议学、信访学、督查学、办公室管理学、秘书心理学、秘书人才学、秘书交际学、秘书语言学等。
2.行业知识
秘书人才在掌握秘书业务知识的同时，还要了解、学习所在行业、系统、部门的专业知识，成为这一行业的行家里手。例如，在企业当秘书要懂生产和销售，在司法机关当秘书要懂法律，在学校当秘书要懂教育，在商场当秘书要懂经营，在外贸公司当秘书要懂贸易、营销和商法等。
秘书人才的知识结构包括三个层次：基础知识层次、相关知识层次和专业知识层次。每个层次均涉及诸多知识门类，它们相互联系、相互作用、有机统一，发挥出知识要素的整体效应，成为一个较为理想的知识结构模式。
二、秘书人才知识结构的优化
古今中外的优秀秘书人才，无一不是知识渊博的饱学之士，“秀才”“智囊”“师爷”等字眼常常成了秘书的代名词。著名行政学家张金鉴认为：“一般的幕僚人员应是通才而非专家，要能善与人交，具有高度的适应力和综合力。”[4]但是，“天下之书读不尽，学海茫茫无穷期”。尤其在当代社会，科学技术飞速发展，人类知识总量急剧增长，知识的陈旧率不断提高，秘书人才更应不断优化自己的知识结构。
（一）秘书人才的知识结构要有目标性和中心性
知识结构的构建不是盲目的，而应该从工作实际出发，围绕目标和中心，恰当地选择和组织知识，使知识体系的各个组成部分能发挥出整体的最佳功能。就是说，秘书要依据目标，权衡、判断知识的相对价值，把知识的构建当作一个决策的过程。对于完成目标所必需的知识，也就是相对价值大的知识，要下功夫去掌握它，力求将其同化于已有的知识结构之中，成为知识结构的有机组成部分。对于那些相对价值不大的知识，则应暂且舍弃。在秘书的知识结构中，目标和中心决定了结构的性质和功能，秘书要针对自己的职业特点和工作需要，合理确立知识结构的核心。对于实现目标有决定意义的一门或几门核心知识必须充分占有，置于中心和主导的地位；相关的必要知识也不可或缺，要在整个结构中有恰当的位置。
（二）秘书人才的知识结构要有宽阔性
强调秘书知识结构的目标性和中心性，但也不能忽略其宽阔性的特点。应该说，从事任何一项活动都需要较宽的知识面，但秘书工作的特点和秘书人才的特质，都决定了秘书必须具备广博而深厚的知识。秘书工作是一项全面辅助领导者的活动，秘书不但要熟知领导者已掌握的知识，还要了解领导者未掌握的知识，这样才能拾遗补阙，发挥补偿功能，成为领导工作的参谋和助手。从某种程度上讲，秘书的知识面应该涵盖领导者的知识面。秘书人员可能并不是一名专家，但必须是一名“杂家”，其人才类型具有通才特质。只有具备了知识结构的宽阔度，才能实现知识结构的目标性和中心性，才能更有效地发挥秘书工作的作用。正如杜甫诗所云：“读书破万卷，下笔如有神。”当然，宽阔性不仅指丰富的书本知识，也包括活生生的实践知识，是学习与运用的有机统一。
（三）秘书人才的知识结构要有层次性
一个合理的知识结构，必须呈现出一定的层次性，从低到高，由几个不同层次的要素所构成。这些层次相互协调、相互促进，反映了知识结构内部的纵向联系，体现了知识结构的整体性特征。秘书合理的知识结构也明显地分为若干个层次，包括基础层次、中间层次和最高层次。基础层次包括秘书应具备的科学、文化的基本知识；中间层次是指秘书活动所需要涉猎和掌握的相关专业知识；最高层次则是指秘书专业领域的最新成就、攻坚方向、研究动态方面的知识，以及所在行业的专业知识。这三个层次组成了一个金字塔形结构，自下而上，一层比一层范围更窄，一层比一层要求更高，一层比一层更接近于实际目标。在这个知识结构中，每个层次都有其特定的价值和功能，任何一个层次也不能忽视，否则，其他层次也会受到影响。例如，忽视了基础层次的知识，最高层次就可能成为空中楼阁，缺乏有力支持；忽略了最高层次，基础层次和中间层次就失去了方向和目标，也难以发挥出应有的作用。
（四）秘书人才的知识结构要有动态性
知识结构的建立是一个从无序到有序、从低级到高级的不断发展的过程，任何知识结构都不是固定不变的。最佳知识结构必须是一个富有弹性的动态性结构体：一方面，要吸收新的知识，将之同化进自己的知识体系，让零散的知识有序化、系统化；另一方面，还要根据工作目标和任务的要求，对已形成的知识结构自觉地进行充实、调节和完善。面对客观世界的不断发展变化，面对现代领导活动的日益复杂化，秘书工作也在发生着变化，秘书人才的知识结构当然也必须适应这种现实需要，具有动态的自我调节、自我优化功能，其具体表现为基础较宽、活性较强、反馈及时、调节有力，使秘书个体的知识结构不断地趋于完善。当今社会面临着一个全新的“爆炸”式的知识环境，如若不能紧紧跟随社会发展的步伐和时代变革的潮流，不能适时、主动地调整知识结构，就会使自己的知识体系渐渐趋于封闭、陈旧、僵化的状态，最终被时代所淘汰。秘书人才知识结构的调整可从两个方面着手：一是反馈性调整，即在秘书工作中灵敏地觉察到自身知识结构的某些缺陷，有的放矢地进行充实和调节；二是预测性调整，即能预见实现某个目标、完成某项任务所需要的相关知识，提前进行主动性的学习和积累。