学习目标
1.熟知秘书人才群体结构优化的内容。
2.掌握秘书人才群体结构优化的途径和方法。
秘书人才群体是由秘书个体所组成的群体形式，是为保证领导工作顺利进行所组建的专门工作群体。这一群体的结构优化，有利于塑造良好的组织形象，有利于发挥秘书群体的整体效能，有利于提高秘书个体的工作效率。
一、秘书人才群体结构优化的内容
秘书人才群体结构是一个多序列、多要素的动态平衡体，它由若干个亚结构共同组成。这些亚结构主要包括品德结构、知识结构、智能结构、年龄结构、性别结构、心理结构。
（一）品德结构
品德结构是指秘书班子中各种不同思想品德的成员的配比组合。在秘书个体素质构成中，品德是各项内在素质中最为重要的决定性因素。现代社会中，秘书人员不仅要有良好的个体品德，而且要具备良好的群体品德，即通过科学的结构组合，获得理想的群体品德效应。一般来说，构建秘书班子良好的品德结构要抓住以下三个方面的内容。
一是政治品德，即具有辩证唯物主义和历史唯物主义的世界观，以及建立在这个世界观基础之上的政治立场，代表先进阶级的先进思想、远大的理想、坚定的信念、对祖国的真诚热爱等。
二是思想意识，主要是指能以高尚的思想情操来处理人与人之间的关系，正确对待名誉、地位、金钱和其他物质享受，忠于职守，任劳任怨，实事求是，顾全大局。
三是作风修养，是指秘书群体在工作中，一贯和总体上表现出来的态度、行为，包括严谨细致、敏捷迅速、联系群众、文明诚信、讲求礼仪等方面，这是秘书班子高效率实现职能的重要保证。
毋庸置疑，一个秘书班子的群体品德的优劣，在很大程度上取决于每个秘书人员的个体品德；同时，当一个秘书班子形成了相对稳定的群体品德时，也会反过来影响和制约每个成员的个体品德。因此，在秘书素质和修养研究中，既要重视个体品德的探讨，也不应忽视群体品德的建设。各级领导和组织、人事部门在选配秘书班子时，也应该认真考虑这个因素。
（二）知识结构
这里的知识结构是指一个秘书班子中各种不同知识水平的成员的配比组合。在一个秘书群体中，每个成员的知识总是有多有少、有深有浅，精于的领域也不同：有的侧重于理论知识，有的侧重于实践经验；有的以社会科学知识见长，有的以自然科学知识见长。要求每个秘书都具有同等的知识水平是不可能的。这就有一个合理结构的问题。合理的秘书班子的知识结构，应是一种多维的立体结构，并能随着社会发展和环境变化不断调整，从而使具有不同知识水平的秘书个体，构成一个各尽其能、彼此配合的有机统一体。在整个社会智力结构中，秘书应该属于高知识水平的范畴，尤其在领导者科学文化水平不断提高的今天，秘书和秘书班子没有较高的知识水平和优化的知识结构，就很难担当领导者成功的参谋和助手。那么，一个秘书班子应该具备什么样的知识结构呢？首先，每个成员都必须掌握哲学、科学社会主义等基本原理，掌握相应的科学文化知识，掌握秘书活动必需的专业知识，这是知识结构的前提和基础。其次，在纵向上，应该有初级、中级、高级知识水平的人，按照一定的方式合理地排列组合；在横向上，要有文、理、工、管、法等不同专业人才的配合交叉，以相互补充，实现整体效应。最后，不同层次、不同行业的秘书班子，其知识结构亦有不同要求，不可生搬硬套，一概而论。
（三）智能结构
秘书群体的智能结构，是指各种不同智能类型的秘书的配比组合。在秘书学界，人们进行了秘书智能类型划分的尝试。例如，有的学者将秘书分为办事精明型、秀才型和技术能手型三种基本类型。一个结构合理的秘书班子，必须十分注重个体智能的整体组合：既有发现型秘书，也有再现型秘书，又有创造型秘书；既有秀才型的“笔杆子”，也有事务型的“实干家”；既有参谋型的“理论家”，也有公关型的“外交家”。他们取长补短，相得益彰，如同是一个乐队，有了各种乐器的演奏者和指挥者，就能奏出美妙的乐曲来。
（四）年龄结构
年龄结构是指秘书班子中不同年龄层次的成员的配比组合。不同年龄的人具有不同的体质和智力。能够承担社会任务的，主要是老、中、青三部分人，他们之间能否获得一个合理的年龄结构，直接关系到各个成员能否发挥各自的智能水平，也关系到整个秘书班子能否具有旺盛的生命力和创造力，发挥最佳群体效能。通常情况下，老年人阅历丰富，功底深厚；中年人年富力强，判断准确；青年人精力旺盛，思想敏锐。构建秘书班子，要充分考虑老年秘书、中年秘书、青年秘书各自的优势，既有“老马识途”的老年，也有“中流砥柱”的中年，又有“青春有为”的青年，通过合理的搭配组合，使之各尽其能，相互补充，并处于不断的动态平衡之中，发挥整体优势。需要注意的是，年龄与智力的关系是十分复杂的。在古代社会，由于生产力和科学技术水平的低下，人的年龄增长与知识积累是成正比的。而现代社会，随着知识更新和信息传播的急剧加速，人的年龄与知识智力已没有必然的正比关系。在搭配秘书班子时，务应及时任用那些在体力、智力处在最佳时期的秘书，不可对年龄因素机械、死板、教条理解，否则就会贻误人才，浪费人才。
（五）性别结构
性别结构是指秘书班子应按层次和职能的不同，将男、女秘书人员进行合理的配比组合，从而构成一个综合力强、适应力强的群体。男秘书和女秘书由于性别不同，在智力和个性上体现出不同的特征。男秘书大多偏重于逻辑思维，他们的分析、比较、概括能力较强，在工作中具有竞争性、独立性和支配性的特点。女秘书则大多偏向于形象思维，她们温文尔雅，感情细腻，富有条理，善于交际。秘书班子中，只有不同性别的秘书相互补充、相互作用，才能构成一个和谐、融洽、高效的群体。应该指出，一个秘书班子中男、女秘书人员所占比例并无一定之规，要根据秘书所属组织的层次、功能等来确定。例如，层次较高的秘书班子，男秘书可较多一些，层次较低的组织，女秘书可较多一些；国家机关的秘书班子，男性可相对较多，公司的秘书班子，女性可相对较多。由于封建残余意识、世俗偏见等的束缚，目前国内较普遍地存在秘书群体性别结构单一、女秘书匮乏的状况，这应引起有关方面的关注，并通过不断控制、培训和调节，使之趋向合理化和科学化。其实，女性有着从事秘书工作天然的优势，女性更擅长与人沟通，语言表达能力强于男性，知觉速度快，记忆力强，感情细腻、耐心、敏感，工作条理性强，且有打字天赋，这一切都是做好秘书工作所需要的。
（六）心理结构
秘书群体要想保证高效能地进行工作，就必须具备优化的心理结构，也就是要求办公室内的所有成员在认识、情感、意志、气质、性格、能力以及动机、理想等心理品质上，不仅要有良好的个体修养，而且还要具有较强的适应性，即要使办公室内部的所有秘书之间在心理上达到认同、相容、互补与适应。
1.心理认同性
心理认同性是指人们在心理上保持的高度默契，主要是指人们在目标上、情感上的认同或一致。首先，秘书的心理认同必须有共同的服务宗旨和目标，即每个人的目标都必须同秘书群体的总体目标相一致，都必须同总体目标保持密切联系。秘书群体的目标一致，要求政治上同中央保持一致，思想上肝胆相照，工作上步调协调、配合默契。其次，秘书之间的心理认同要有情感上的认同。情感上的认同，是指秘书群体的每个成员都要有共同的道德情操、共同的责任感和共同的价值观念，即每个秘书都必须深切地感受到对祖国、对人民的责任，认识到自己从事秘书工作的历史使命，从而以极大的热情自觉投身到工作中去。
2.心理相容性
心理相容性是指秘书成员之间彼此相互容纳、融洽交往的心理状态。心理相容的等级可分为三类：一是做到和睦；二是做到友好；三是做到亲热。秘书成员之间的心理相容处在哪一级水平上，是受许多因素影响和制约的。例如，它受心理认同性、气质、性格特点等的影响就较大。目标、情感的不一致很难使秘书友好相处，达到心理相容。秘书成员之间的心理相容，可以增进秘书群体之间的团结、合作，不断提高秘书群体的整体工作效率。秘书群体的心理相容作为合作共事的影响因素是十分重要的。但由于各种因素的影响，秘书成员之间的心理不相容现象是存在的，且这些不相容存在着程度上的差异，如不睦、对立、敌视等。不睦是由人们的行为差异和意见观点的分歧而造成的，这种关系状态虽然并不紧张，但也影响到相互的情绪。对立是一种相互排斥的行为，这种状态表现为互不接受，是一种有意识制造隔阂的行为，往往表现为情感上的不能接受。敌视是一种有明确目的，并且多数是有外部行为表现的关系状态，最明显的特征是攻击行为。在办公室内部，秘书成员间存在一些矛盾是不可避免的，造成意见分歧也无须大惊小怪，关键在于矛盾出现后能及时排解，及时调和，相互谅解，否则将会使矛盾激化，甚至升级为相互间的对立与敌视。
3.心理互补性
一个群体之所以能出现1+1＞2的整体效应，关键是通过群体合理的组合结构，弥补了因个体能力不足的缺陷。秘书群体内各成员之间的心理互补性，主要是指气质、性格及能力的互补性。（1）气质互补。不同气质的人有着不同的特点，而每一种气质类型都不是完美无缺的，既有优点也有缺点。因此，要实现秘书群体合理的气质结构，就必须在配备秘书班子时，认真考虑或测试人们的气质特点，以使整个群体内各成员的气质相互取长补短。（2）性格互补。根据性格分类的标准，外倾型的人性格开朗、爽直、热情、活跃，善于交际，不拘小节；内倾型的人性格稳重沉静、谨慎多思、不善交际。也有人把性格分为理智型、情绪型、意志型，这些类型的秘书也各有特点。秘书性格互补是指秘书群体的结构中，应尽量使不同性格的人合理地组合到一起，以相互补充。（3）能力互补。秘书群体合理的能力结构是实现整体效应十分关键的因素。但是，在实际工作中，每个秘书的能力是有所侧重的，真正的全才和通才是很少的。一个结构合理的秘书班子应该配备多种能力类型的人，最基本的是应该配有写作和组织这两种能力类型的人。只有能力结构合理，才有可能实现分工合理，才能使每个人充分发挥出自己的水平。
4.心理适应性
心理适应性是指秘书成员对总体目标及其变化的要求在心理上的接受程度。适应性行为是个体生存以及获得发展的一个重要条件，没有适应性就难以面对千变万化的现实。每个人对现实的适应程度是不同的，有的人适应性强一些，有的人适应性差一些。秘书必须具备较强的适应能力，只有这样，才能面对日新月异、不断变化的外界环境，产生积极愉快的体验态度。如果秘书个体的心理和行为与秘书群体的要求不相适应，就容易产生厌烦的心理状态，抑制个体积极性的发挥，同时也对秘书群体的系统功能产生消极作用。造成秘书个体与秘书群体不相适应的原因多数是分工不合理、特长不能发挥等。分工不合理实际是职务上的不合理，有的人平庸无能却有较高的职务，有的人才华出众却屈身于下，这就很难使人心理上感到适应。心理适应性还包括秘书成员个性之间的适应，即能够欣赏他人的工作方式，注意他人之长。只要不总是以己之长比他人之短，这种个性心理上的适应是完全可以做到的。
二、秘书人才群体结构优化的途径
一是按整体原则构建秘书班子。要实现秘书班子的优化结构，要具备战略思想，进行系统分析。根据整体结构的观点，秘书班子是一个由若干相互影响、彼此分工的秘书个体组成的处于动态平衡的人才系统，不仅要考虑秘书个体的德、识、才、学、体，而且要在宏观意识和整体观念指导下，根据领导活动的需要和秘书活动的目标，在全面认识和把握每个秘书成员长短优劣的基础上，进行有机的排列组合，从而达到整体上的优化。过去那种只考察秘书个体，把秘书班子视为若干秘书简单相加的总和，是“只见树木，不见森林”的不科学的做法，因而是不会取得整体优化的理想效果的。
二是秘书班子结构中要有核心。俗话说“鸟无头不飞”“家有千口，主事一人”，任何一个高效的秘书群体，都必须有一个德才兼备、德高望重的核心人物。这个核心人物通常也是秘书部门的负责人。他不但个人品德和思想素质良好，而且有扎实的专业知识、出色的组织能力和较高的见识水平，深受班子成员的拥戴。秘书班子若无核心结构，即使个体的素质不低，也往往四分五裂、形同散沙，难以发挥最佳群体效能。
三是优化组合，形成理想的互补效应。一个秘书班子中，个体的能量总是有限的，只有优化组合，相互补充，才能最大限度地释放个体的能量，形成整体合力，发挥整体优势，进而达到最佳的整体效应。这种互补主要包括品德、知识、智能、心理、年龄、性别等方面的取长补短、相辅相成。
四是遵循“最少最多”原则，形成精干的运转系统。所谓“最少最多”原则，就是指尽可能用最少的人去做最多的事。首先，秘书班子要精干，即不设虚职，避免出现多余的人和多余的层次，恰如一台机器，多一个零件就等于多了一个故障因素。美国学者杜拉克说得好：“俗话说‘三个臭皮匠，赛过一个诸葛亮’，但是有效的管理者却不这样认为，他知道：三个臭皮匠，往往比不上一个臭皮匠，因为他们会各行其是。”其次，秘书班子还要配套，即班子内部有着合理的工作结构，指挥统一，层次节制，责权分明，对内能适应工作运转，对外能适应环境变化，人员各司其职，相互配合，使整体的功能得到有效放大。
五是动态调整，使秘书班子始终充满活力。秘书班子的合理结构，绝不是一劳永逸、一成不变的，必须随客观环境和职能目标的变化而不断地加以调整，所谓“流水不腐，户枢不蠹”讲的就是这个道理。例如，从秘书班子的内部结构来讲，卓有成效者当升，无所作为者当降或调，这样，一个班子就成了一潭活水，工作才会有活力。有人曾调查过这样一个机关办公室：该办公室共有7人，其中6人在此干了近8年，长期不进不出，不升不降，使得人人疲沓，活力全无。
本章小结
秘书工作的特点和任务，要求秘书人员必须具备很高的素质，秘书是一种高素质辅助管理人才。秘书人员要胜任本职工作，最根本的还是要在素质和修养这个“源头”上下功夫。
职业道德在秘书人才素质体系中是最根本、最重要的构成因素。秘书人才的职业道德规范主要包括六个方面：绝对忠诚，极端负责，甘于奉献，谦虚谨慎，廉洁自律，严守机密。
作为全面辅助领导工作的“复合型”人才，秘书人才的知识结构应具有以下层次和内容。一是基础知识层次。这是秘书人才知识结构的根底，是构建秘书合理知识结构的基本条件，主要包括：科学文化基础知识、基本理论知识、法律基础知识。二是相关知识层次。这是与秘书专业密切相关的那部分中间知识，主要包括：管理科学知识、心理学知识、社会交往知识、软科学知识、人文科学知识。三是专业知识层次。这是秘书人才知识结构中的核心部分，是从事秘书工作必须具备的专门业务知识，主要包括：秘书知识、行业知识。
秘书人才的能力结构包括：表达能力、信息能力、调研能力、管理能力、办事能力、操作能力。这些能力并非一种简单的堆列，而是通过合理的调节和控制，组成一个多要素、多序列、多层次的动态综合体，以达到整体的最佳效能。
秘书人才群体结构优化，有利于塑造良好的组织形象，有利于发挥秘书群体的整体效能，有利于提高秘书个体的工作效率。秘书人才群体结构是一个多序列、多要素的动态平衡体，它由若干个亚结构共同组成。这些亚结构主要包括品德结构、知识结构、智能结构、年龄结构、性别结构、心理结构。
总结
关键术语
秘书人才 秘书人才的职业道德
秘书人才的知识结构 秘书人才的能力结构
秘书人才的群体结构
应用
批判性思考
国内以前出版的多数教材把秘书看作一种社会职业，因而往往从职业角度探讨秘书素养问题。本书认为秘书不仅是一种社会职业，而且是一种特殊的专业人才，并从人才学角度探讨了秘书人才应具备的素质和修养问题。对此你有何看法？请谈谈你的观点。
体验练习
一位大学毕业生应聘某网络公司行政秘书岗位，遇到这样一道面试题：
你是公司某部门A经理的秘书。这天下午，A经理临时赶去参加董事长召集的紧急会议。他走得很匆忙，手机放在办公桌上忘记带走。会议很重要，不允许任何人进出，且参加会议的人职务都比A经理高。按照A经理的工作日程安排，他将乘下午五点的飞机去外地出差。现在已是下午三点了，而会议迟迟没有结束的迹象。这个时候你会怎么办？[7]
拓展
补充读物
1.刘峰、赵廷云：《秘书人才学》，兰州，兰州大学出版社，1993。
2.赵中利：《现代秘书心理学》，北京，高等教育出版社，2008。
3.谭一平、史玉峤：《秘书情商学》，北京，清华大学出版社，2014。
[1] 摘自习近平2014年5月8日视察中央办公厅时的座谈讲话。
[2] 习近平：《摆脱贫困》，41页，福州，福建人民出版社，1992。
[3] 摘自李鹏1990年在全国省、自治区、直辖市党委秘书长座谈会上的讲话。
[4] 张金鉴：《行政学概要》，76页，台北，汉林出版社，1982。
[5] ［美］约翰·奈斯比特：《大趋势》，梅艳译，59页，北京，中国社会科学出版社，1984。
[6] 王守福：《文秘工作案例与分析》，第2版，333～335页，北京，高等教育出版社，2009。
[7] 卢如华：《从腾讯公司一道秘书岗位面试题谈起》，载《秘书》，2016（11）。