学习目标
1.掌握秘书职业生涯的主要特点及路径选择。
2.理解秘书职业生涯的开始与发展。
3.领会如何应对秘书职业发展的挑战。
选择一个合适的职业，度过一个成功的职业生涯，应该是每个人的追求和向往。所谓职业生涯，是指一个人在其一生中遵循一定道路（或途径）所从事工作的历程，是指与工作相关的活动、行为、价值、愿望等的综合。所谓职业生涯规划，从个体的角度来看，是指一个人筹划其人生工作的过程，或者说个人设计自己的职业生涯，策划如何度过职业工作生命周期的过程。[8]初涉秘书职业的人，应该充分认识自己，客观分析环境，及早做好职业生涯规划，以便管理好自己的职业生涯，应对挑战，科学发展，创造成功的人生。
一、秘书职业生涯的特点
（一）工作成绩的潜隐性
秘书业务范围涉及面广，综合性强，而更多的常规性工作是接打电话、处理文档、安排日程、办理会务等，其工作成绩隐含于领导的工作成绩之内，很难产生轰轰烈烈的业绩，所以，秘书有“幕后英雄”之称。
（二）自我提高的机遇性
秘书工作涉及面广，时效性强，加之领导要求高，所以，许多看似“打杂”的工作又给秘书造成很大压力。但是，正是这种压力给秘书提供了快速成长的环境和条件，使秘书能够发挥创造性，有利于秘书的自我提高，为今后的横向或纵向发展积累经验。
（三）职位升迁的便利性
秘书位居领导身边，因为工作关系很容易建立起良好的情感联系，如果工作出色也特别容易被领导器重和欣赏。秘书工作本身的繁杂又使秘书了解的情况要多一些，接触的领域要宽一些，在视野和经验上都相对占优势。这些都有利于秘书的快速升迁。
二、秘书职业生涯的路径
（一）上移
秘书职业生涯的“上移”，即由低级职位向高级职位发展。对于秘书职业来说，上移包含两个方面。一是在秘书岗位之内。按照惯例，一般从层次上将秘书分为初级秘书、中级秘书和高级秘书，作为初涉秘书职业的初级秘书，向高层次秘书发展自然是一种自觉的追求。二是在秘书岗位之外。作为秘书，尤其是高层管理者的秘书，如果得到领导赏识，很容易得到晋升为高一级管理者的机会。
案例
任正非：秘书是可以发展的
华为公司总裁任正非说：秘书是可以发展、走向经理岗位的。世界上很多的秘书后来都能够做到很高的职位，秘书地位也并不低，秘书也可以拿高工资，秘书也不必一直做秘书，这是正常的。因为秘书了解的综合面广，有相当大的适应能力，当他在某一点问题上“看破红尘”时，他站起来说话甚至比专业人员还要厉害。所以我们动员一批优秀秘书到前线去，到办事处去，增加对市场的了解，经受市场考验，加强市场意识，利于将来的发展。
（二）侧移
秘书职业生涯的“侧移”，即在组织内职位的横向变动。侧移经常在两种情况下发生：一是秘书希望在组织内上移，为了增加自己处理高级职位事务的经验，常常先有意识地跨部门侧移；二是秘书目前的工作与个人能力、兴趣等不符时发生侧移。不论哪种情况，秘书在其本职工作岗位上积累的多方面的经验和知识，都为其侧移到其他部门工作提供了充分的机会并奠定了坚实的基础。
（三）移出
秘书职业生涯的“移出”，即从一个组织中退出或者调离。移出的原因有客观的也有主观的：客观方面，比如因为原组织内过分高压从而妨碍个人成长，或者因为才能出众而遭受妒忌、打击、排挤，或者因为与领导难以相处，或者因为薪资待遇不够理想等，这时候秘书主动迅速地移出，实则是求得职业顺利发展的开端；主观方面，有的秘书想改行甚至开始自己创业，由于长期从事秘书工作积累了一定的知识和经验，成功者也很多。
三、秘书职业生涯的开始
一个人选择了秘书职业并进入了相应的组织，就意味着秘书职业生涯的正式开始。组织往往要求新员工进行一段时间的试用或者见习，时间可能两三个月甚至更长。这段时间也是新秘书适应工作环境的时间，如若给人留下良好的印象，就会给职业的发展奠定有益的基础。因此对于新秘书，树立形象、打开局面最为关键，以下几个方面需要特别注意。
（一）树立良好第一印象
第一印象具有思维定式效应、形象光环效应等，是职业形象的特定组成部分。新秘书务求树立良好的第一印象，要着重注意三个方面。一是仪表端庄。穿着要得体、整洁、符合身份，修饰要自然、清新、体现品位。二是举止大方。一言一行、一举一动要表现出亲切、热情、有礼貌、有理智、讲道德、讲信用，既不要自以为是，也不要唯唯诺诺。三是遵守时间。现代职场，守时常常被视为敬业、礼貌、可靠的表现，新秘书最好要适当提前到达，既可以做一些力所能及的事，也可以多熟悉一些人。
（二）尽快熟悉工作环境
对工作环境的熟悉是尽早进入角色、融入组织的必要条件，尽快熟悉工作环境会使新秘书工作起来游刃有余。首先，要明确岗位责任。新到工作岗位，主要问题是缺乏经验，所以遇到以前没有经验的事情，自己要先考虑考虑，理清思路，看看主要有什么困难，可将难于处理的向同事或者领导咨询，既可以确保工作不出差错，也能显示出对老员工和领导的尊重。新秘书要争取出色地完成第一件任务。其次，要熟悉周围员工。人是重要的环境，初来乍到尤其要尽快熟悉人的环境。例如，有些同事由于过去的利益分配而有矛盾，有些同事性格不好不受欢迎，有些同事可能因为观点不同而经常争吵等，熟悉这些情况会使交往有针对性。新秘书尤其要利用非正式场合熟悉周围的员工。
（三）积极适应组织文化
组织文化是一个组织长期以来形成的信仰、价值观和行为模式等的总和。每个组织都有自己明确的文化体系或者不成文的无形规划。只有认同组织文化，才能够有彼此协同发展的可能。新秘书需要着重弄清楚的是：组织文化的精髓是什么？对员工的要求有哪些？哪些规章制度被严格地遵守着而哪些没有？不成文的规章制度何在及其作用如何？如果违反不成文的规章制度后果会怎样？等等。不深入了解这些就会使以后的工作“碰钉子”，新秘书要尽量通过工作实践去理解。如果个人的价值观与组织文化一致，而且组织的管理也很规范，这样的组织就可以作为自己长期工作的单位，制定长期的职业生涯发展规划。否则就应该冷静地观察，先制定一个短期的发展规划，再根据实际情况看是否需要进行重大的调整。如果不想另寻发展的话，主动适应组织文化就是很重要、很迫切的事情。
案例
小刘的“烦恼”
毕业生小刘加入一家民企三个多月了，可是最近很多事情让她困惑不已，事情都和她的穿衣和化妆有关。刚来不久，主管她的上司就对她说：“我们这个企业的特点就是淳朴。你穿衣打扮朴素一点，最好别化妆！”这让小刘很不高兴，这个企业怎么这么多事，穿衣服、化妆也管啊！开始她没有理会，但上司的多次提醒让她最后不再描眉、画唇线和涂口红了，为了这件事她好久没有笑容，也想到过辞职，但最后还是没有舍得。炎热的夏季到了，年轻的小刘抑制不住街头靓女的穿着和漂亮衣服的**，买了一件露背的吊带裙穿着就上班了。本想会得到男同事的注视和赞许，但没有想到的是，却得到了女上司的训斥：“年纪轻轻的，怎么这么不注意形象，暴露的就漂亮啊！回去换件衣服再来！”小刘终于控制不住自己的情绪了：“我不干了行不？”
（四）建立和谐人际关系
新秘书刚刚进入组织，要使自己尽快地适应交往对象，融入群体之中。知识经济时代强调协作制胜，讲究合作、合作、再合作。新秘书一定要多注意观察，多做少说，避免人际关系的失败。全身心地投入新工作，表现自己对待现有工作的基本态度和积极性是根本所在。新秘书要尝试尽可能多地与同事进行工作、业务上的交流合作，共同处理棘手问题，并注意在合作中向同事学习，发现组织的工作规范和习惯。要善于发现组织内被大家所认可的工作“礼仪”和习惯，对领导和同事表现出足够的尊重，处理好业务与私事之间的关系等。新秘书特别注意不要卷入消极的人际环境，不要掺和到一些喜欢制造事端的人群之中。每个组织都有一些喜欢说长道短的人，可能很热情地向新秘书诉说单位的是是非非，甚至同事间的隐私、矛盾和冲突等，作为职业新人，绝不应该丧失应有的分析能力，更不能随意发表评论。
（五）培养踏实工作作风
新秘书可能要从最简单的工作做起，必须认真对待这些琐碎的任务，给他人留下踏实肯干的印象，不要认为自己大材小用了。从事秘书职业需要丰富的经验和能力，而经验和能力的获得需要在平时的工作中不断积累和训练，一件小事也许会成就一个人的未来。新秘书要设法使自己忙碌起来，要有职业的感觉，紧张有序，富有条理。闲暇时可以翻阅一些与工作有关的文件、档案资料。对于领导交办的工作任务，应当尽职尽责、尽心尽力地完成。另外，保持办公环境光亮整洁，井井有条。新秘书总想展示自己，所以对待工作往往都会认真谨慎，但是由于环境陌生等因素，工作中还是难免出现失误。出现失误后，要实事求是地承认失误，分析原因，总结教训，敢于承认，敢于承担责任，以获得领导和同事的理解，并虚心向领导和同事请教，避免类似失误再次发生。出现失误后，任何回避、推托、找借口的做法，都是秘书的禁忌。
案例
小文入职之后
小文的上司是一家外贸公司的营业总监。刚进公司的时候，她对如何做好一个营业总监的秘书一片茫然。但她是个聪明人，从进公司的第一天起，就没有把自己定位在一个普通小秘书上，她的假想职位是仅次于总监的总监助理。小文一边学习事务工作，一边注意着总监助理的一举一动，暗暗努力要把总监助理的那套本事学到手。
一般的秘书，面对上司时毕恭毕敬，端茶倒水，一丝不苟，上司一出去开会，就放松下来，偷偷做些自己的私事。而小文一空下来，马上就回想最近几天上司交代的事情，自己有哪几件办得还不够好，自己还有哪些方面的不足，需要继续充电，然后利用空闲，与其他秘书交换信息……当然，小文还在各行各业建立了一些自己的关系，以备不时之需。
四、秘书职业生涯的发展
正式进入秘书职业生涯领域后，如何根据自己的特点，考虑外界的变化，确立职业生涯目标并逐步实现目标，确立自己的职业地位和竞争力，制定一个可行的规划措施，让自己在竞争中处于相对优势，是新秘书必须要考虑并付诸实施的问题。
（一）科学设定职业生涯目标
在设计职业生涯道路时，需要就当时、当事的情境，按照自己的理想，确定符合职业生涯追求的目标及子目标，并一步一步地走下去，最终实现自己的职业生涯目标。长期的职业生涯目标的实现有一个过程，需要将大的、长远的目标，逐步分解到小的、近期的目标，在实现小的、近期的目标的基础上，逐步接近大的、长远的目标。一般而言，可将职业生涯目标划分为长期目标（一般为5～10年）、中期目标（一般为3～5年）和短期目标（一般为1～3年）。具体实施时，先从短期目标开始，等短期目标逐个实现了，中期目标就开始实施，而中期目标实现了，长期目标也就会逐步实现。
在制定职业生涯目标规划时，需要考虑以下几方面内容，才能够使目标具有可行性、适时性、适应性和持续性：（1）达到该目标的途径；（2）达到该目标所需的能力、训练及教育；（3）达到该目标的积极力量；（4）达到该目标的阻力。
资料
哈佛大学的一项跟踪调查
哈佛大学曾对一群智力、学历、环境等客观条件都差不多的年轻人做过一个长达25年的跟踪调查，调查内容为职业生涯规划对人生的影响，结果发现：
87%的人，人生规划模糊，或没有自己的目标和规划；
10%的人，有清晰但比较短暂的人生规划；
3%的人，有清晰且长期的人生规划。
25年后这些调查对象的职业生涯状况如下：
3%有清晰且长期的人生规划的人，25年一直都为实现目标不懈努力，25年后他们几乎都成了社会各界顶尖的成功人士，他们中不乏白手创业者、行业领袖、社会精英；
10%有清晰但比较短暂的人生规划的人，大都生活在社会的中上层，他们的共同特征是，那些短期人生规划不断得以实现，生活水平稳步上升，成为各行业不可或缺的专业人士；
87%人生规划模糊，或没有自己的目标和规划的人，几乎都生活在社会的下层，没有特别的成绩。
（二）努力实现职业生涯目标
制定了各级职业生涯目标，如何采取适当的策略，以求如期达到职业生涯目标？下面是值得注意的三个建议。
1.注意培训学习
知识经济时代的主要资源和第一生产要素就是知识，知识更新快，一次学习管一生的时代已经成为过去，秘书职业更是如此。知识经济时代的秘书工作无论内容还是手段，都已经并将继续发生重要变化，不注重学习，不学会学习，知识和技能就会陈旧，就要被时代甩到后面，无法胜任秘书工作，更谈不上职业生涯的健康发展和终极成功。注重培训学习就是根据自己的经济状况、精力因素等，选择适合自己的专业知识和技能的培训渠道和培训方法，提高自己的竞争力，并在工作中取得业绩，获得认可。
2.适当展示自我
个人职业生涯的发展离不开组织和领导的支持。为了充分地开发自己、开发职业，秘书工作者应该主动地、适当地展示自己，让领导更多地了解和认识自己，认识到自己的工作及自己的重要性。秘书位处领导身边，更为适当展示自己提供了便利条件。自我展示的内容包括两个方面：一是职业理想和追求，二是实际工作表现。根据组织的实际，合理地呈现自己的职业理想和追求，如实地呈现自己的职业能力和业绩，让领导对自己有一个客观、公正的评价。
3.适当注意关系
关系本身是一种极其重要的社会资源，适当注意关系是为了给自己营造一个有利于个人事业发展的氛围或者良好的工作软环境。在职业生涯发展中，培训、晋升、轮岗等是需要社会资源支持的，尤其是受体制的制约，关系在人力资源管理方面还有着不容回避或者不容否定的效力。我们反对拉关系、走人情，但是为了组织利益和个人利益，如果有能力也有成绩，适当注意关系，更有利于发挥自己的潜力。为了获得积极的关系，一方面要加强人际交往，以更多的付出和贡献、以自己的坦率和真诚，获得他人的认同和喜爱；另一方面要处理好同领导的关系，以自己的敬业精神、责任感、团结协作精神及工作绩效，取得领导的赏识、信任和支持。
五、秘书职业生涯的挑战
（一）来自秘书职业评价体系的挑战
中国秘书职业化的进程开始晚，时间短，人们虽然从理论上承认了秘书是一种正式的职业，但是整个社会对秘书职业的评价体系还不健全，甚至在某些方面还存在着严重的问题。例如，社会上存在的因为个别现象及陈旧观念而导致的对女性秘书的不正确的看法，使秘书职业多了一些暧昧的色彩，少了一些清晰的形象，严重阻碍了秘书职业的健康发展。再如，一些组织的领导将秘书置于可有可无的位置，未能充分和有效地让秘书发挥辅助作用，认为秘书就是领导的“传声筒”，领导说一秘书不能说二，甚至认为秘书就是办公室里供自己或者客人观赏的“花瓶”。诸如此类，使得很多秘书对秘书职业望而却步，更谈不上进一步的发展，所以才会有许多人仅仅将秘书职业当作一块跳板。针对这一挑战，仰赖社会对秘书职业的评价日益提高是必要的，秘书自身提高认识水平则是更重要的。
（二）来自所在组织支持不够的挑战
个人的职业生涯发展离不开组织及组织的支持。但是，由于宏观体制及管理水平的制约，有的组织对员工的发展关心较少，支持不够，使员工的职业生涯发展受到很大限制。例如，一些企业总是将短期效益放在首位，没有长期的打算，管理者宁愿多给员工发放奖金，改善福利，也不愿将有限的资源用于开发员工的潜力。由于没有组织的支持，员工们包括秘书整天被动地工作，没有学习的动力和机会，导致其知识技能老化、发展后劲枯竭。另外，也有的组织对岗位的空缺信息及任职要求等缺乏透明度而常常隐秘地进行，有失公平和平等，不给员工合适的发展空间，使员工看不到希望而放松对自己的要求，个人失去竞争力，自然也会偏离成功的职业生涯发展轨道。针对这一挑战，秘书积极创造条件促进自我提高，并正确对待晋升与发展是关键。
（三）来自事业家庭矛盾冲突的挑战
由于社会化服务体系尚未完全建立起来，一旦结婚生育，员工就不得不面临工作压力与家庭负担之间的冲突带来的严峻挑战，对于女性秘书尤显突出。由于结婚生育而失去工作的年轻女性，包括秘书不在少数，一旦失去工作，其职业生涯发展必然受到较大的影响，这种情况也不利于年轻女性进入职业生涯领域后认真制定科学的职业发展目标。再有，秘书工作的特点很可能造成工作与家庭的冲突。例如，秘书工作经常加班就可能引起工作与家庭的时间性冲突，秘书工作负担过重可能引起紧张性冲突，还有，秘书工作中频繁的出差、交往的压力等都和工作与家庭的冲突有关。家庭的原因，如孩子的年龄、配偶的工作类型等，也可能导致工作与家庭的冲突。工作与家庭的冲突极易使职业生涯发展产生危机。针对这一挑战，相互理解并积极寻求缓解、消除冲突的办法才是实事求是的做法。