很多人都会受到行动效率低的困扰。这里有一个方法，帮助你提高行动效率。通过这个方法，我发现自己的行动效率更上了一层楼。
“外包”大脑
每天当我们拿起手机的时候，就会有千百条来自互联网和各个软件的信息映入眼帘。可能随便打开一个软件，一转眼大半天工夫就过去了。当你放下手机，空虚感涌上心头，才会发现，原来时间已经过去了这么久。
过量的信息输入抢夺了我们的专注力，造成了巨大的内耗。于是，我们总是丢三落四，计划好一件事等到了时间又忘记自己该做什么。同时，我们也会倍感焦虑，总觉得自己的努力跟不上时代发展的节奏。
在丹尼尔·列维汀的著作《有序》中，作者把这种信息爆炸时代的迷茫与焦虑的状况称为“心智失序”。而这本书就是解决这个问题的。
《有序》一书中提到了一个重要的观点：把能“外包”的信息“外包”，让“云盘”帮你记忆。为什么很多高层管理人员都需要秘书？因为他们每天要处理的信息实在是太多了，不仅仅要批复各种各样的文件，还要开会和见客户。如果这些信息全都用大脑记忆，很容易丢三落四，一不小心就会错过重要的事情。而且我们大脑短时记忆的容量是有限的，记住这些琐事会让人感到心烦意乱，必然影响对重要事件的决策。所以，秘书会帮那些高层管理人员安排好工作、生活中的琐事，帮他们预订出差住的酒店，提醒他们几点钟要会客。这样，他们就可以专心做重要的工作了。
想想看，你在学习和工作的时候，是不是经常被各种琐事打扰？比如你刚到自习室想要看会儿书，结果室友就通过微信询问你关于课后作业的事情；你正在撰写重要的工作报告，结果同事来找你复印文件。等到他复印完，你已经忘记了自己刚刚的思路。
这些事情看起来没占用多少时间，其实消耗了你非常多的精力。它们把整块的时间切割成了细小的碎片，让你无法全情投入，行动的效率也大打折扣。
每个人都需要一个帮自己安排工作、生活，告诉自己今天要做什么事的秘书，也就是说，我们需要“外包”大脑。
GTD时间管理法
“外包”大脑的意思就是把需要脑子记住的事情让其他东西帮你记住，相当于请了一个私人秘书。那么怎样才能把琐事“外包”，腾空大脑，从而可以去做更重要的事呢？这里，我给大家介绍GTD和番茄时钟两种时间管理法，配合时间管理软件一起使用。
GTD是“Getting Things Done”的缩写，意义“把任务完成”。它的核心观点是在任何时候都要做到既高效又轻松。
我们平时感觉到焦虑，并不是因为工作量太大，而是因为大脑中想要做但是却没做的事情越来越多。往往这个时候你会为这些事情感到烦躁和焦头烂额。解决的办法就是清空大脑，把清空的东西“外包”出去。通过清空大脑，让我们的大脑用来思考，而不是用来记事。清空大脑的方法如下。
1.收集
第一步是建立收集清单，对大脑中所有未完成的事情进行收集。任何想法，任何可能要做的事情，一旦出现，都先记录下来。
2.存放
第二步是存放，把所有的事情都放在一个地方。GTD时间管理法的收集清单和普通的时间管理清单不同，它是完全收集所有要做但还未做的事情，无论大事还是小事，统统记在清单里。这里我通常会借助时间管理软件来完成。
3.下一步行动
此时你存有很多烦琐的事情，需要把这些事变成下一步行动。因为完成一件事往往需要很多步骤，而下一步行动就是你接下来要做的步骤。
比如说，如果“写项目报告”是你的任务，下一步行动可能会是“发邮件，准备开个简短会议”“询问报告的要求”之类的事情。虽然要完成这些事项可能会有很多的步骤和行动，但是其中一定会有需要你第一个去做的事情，这样的事情就应该被记录在下一步行动的列表上。
比较好的做法就是把这些事项根据被完成的“情境”整理分类，例如“在办公室”“用电话”“在商场”等。然后你可以把这些事情再分成哪些是必须要做的，哪些是可以不做的；哪些是必须要由本人完成的，哪些是可以由他人代办的。你要给必须要做的任务一个期限，把它们写在你的清单里。
4.回顾
回顾，就是每隔一段时间，你需要反思自己的工作和生活，查漏补缺。每完成一件事，你就去看一眼时间管理清单，知道自己下一件事该做什么。每天结束的时候，你可以对这一天的工作内容进行反思总结，看看哪里的效率可以提升，哪些任务自己明明完成不了却安排了。这样你就会对自己完成任务的能力有一个系统的评估。等到下一次制订计划的时候，你就能做出相应的动态调整。
时间管理软件
GTD时间管理法是原理，而时间管理软件是帮助使用GTD时间管理法的有效工具。比如我负责好几个工作项目，同时也有我私人的事情，我就把它们通过时间管理软件分别建在不同的项目组中。每个项目又可以根据不同业务类型建立子模块。在第一步的收集过程中，我们已经把所有的事都收集起来了，这时候再经过项目、子模块两次分类，就能做到不重不漏。然后在时间管理软件的工作列表里，就可以看到自己当天要完成的所有事情了。
随着管理的项目越来越多，我需要打交道的人也变得越来越多，每天都被一大堆信息轰炸。这个时候，时间管理软件的优越性就体现出来了。把所有事情“外包”以后，我的焦虑感也会降低。自从我开始不完全依靠大脑记事后，工作状态也变得越来越专注。
记录自己的时间
记录自己的时间这种方法适合用在你还没习惯管理时间的时候使用。刚开始列清单、定计划的时候，其实你也不知道自己一天能做多少事，结果就会出现要么安排的任务太少，要么无法完成任务的情况。前者会导致你的时间白白荒废，后者会让你产生很强的挫败感。遇到这些情况都很正常。我刚开始使用时间管理软件也花了一些时间去适应。到现在有时候我还会出现任务量完不成、能力误判的情况。
一开始的时候，你可能觉得自己完成某个任务只需要两个小时，就又给自己加了额外的两个任务，结果第一项任务做了整整八个小时才完成。这时候你就需要记录时间了。你可以用手机便签记下自己从早上起床到晚上睡觉期间每一分钟是怎么度过的，每一段时间都做了什么事情。通过这一过程，你就能够发现自己的时间浪费在哪里。
当你坚持用这种方法实践一段时间后，就会发现自己的做事效率越来越高了。你不会再为没完成任务而产生内疚感，因为你已经清晰地知道自己做每件事要花多长时间，每天有限的时间可以完成几件事。到最后你可以精确地、高质量地完成清单上的所有任务。
番茄时钟法
简单来说，番茄时钟法就是你准备好一个闹钟，定好25分钟的时间。然后在这25分钟里，你不回邮件、不回信息、不和别人聊天、不玩手机，专心致志地去做一件事。在这个过程中你什么都不想，仅仅专注于眼前的事。等到25分钟一到，你就休息5分钟，然后再开始下一次专心工作。
而经过我改良的进阶版番茄时钟法，就是把番茄时钟法和GTD时间管理法结合使用。在GTD时间管理法中，你已经知道了自己今天必须要完成的任务，然后预估每个任务要花的番茄钟时间，以25分钟的番茄钟作为时间单位进行统计。
以番茄钟作为时间单位有两个好处：一是把大任务拆解为番茄钟，这样就成了一些小任务，可以有效缓解任务堆积带来的焦虑感；二是以一个标准的番茄钟计时，能建立起完成一个任务所花费的时间概念，也能让你对自己的能力有一个系统性的评估。
番茄时钟法着重强调要保证在25分钟的时间内专注做同一件事情。这个时候你要给自己断网，排除任何外界干扰，然后戴上降噪耳机，让自己进入一个无人打扰的专注世界。
但需要注意的是，我们平常除了一些简单的、轻松的任务之外，还要做一些较为复杂的工作。就拿我来说，读书是一个比较轻松的工作，但写文章、写项目计划书、写月报、带团队复盘等工作都很复杂。如果我写完文章接着写月报，将两个复杂的任务安排在一起，可能哪一项任务完成的质量都不会很高。为了让每一件事都能够做得比较好，我就会选择在复杂工作之后安排一些其他简单的工作。
真正能够提高效率的番茄时钟法，不仅仅是简单的“每工作25分钟休息5分钟”的执行步骤，还要配合GTD时间管理法的工作规划，将复杂工作和简单工作交替进行，才能够达成最好的效果。